Werden Arbeitnehmende auf Dienstreisen von ihrem Arbeitgeber verpflegt, müssen grundsätzlich die Verpflegungspauschalen gekürzt werden. Nicht immer ist klar, wann aus lohnsteuerrechtlicher Sicht eine "Mahlzeit" vorliegt und in welchen Fällen eine Kürzung unterbleiben kann. Besondere Streitfälle gibt es an Bord von Flugzeugen.
Übliche Mahlzeiten auf Dienstreisen, die der Arbeitnehmende vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten erhält, sind grundsätzlich mit dem Sachbezugswert zu bewerten (Lesen Sie dazu auch: Neue Sachbezugswerte für Mahlzeiten im Jahr 2021). Die Sachbezugswerte sind auf Dienstreisen jedoch seit der Reisekostenreform 2014 nicht mehr zu besteuern, wenn der Mitarbeiter für die betreffende Auswärtstätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale geltend machen könnte.
Wie die Verpflegungspauschale zu kürzen ist
Die für den Tag der Auswärtstätigkeit in Betracht kommende Verpflegungspauschale ist dann allerdings wegen der Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber wie folgt zu kürzen:
- um 20 Prozent für ein Frühstück und
- um jeweils 40 Prozent für ein Mittag- oder Abendessen.
Bemessungsgrundlage für die prozentuale Kürzung ist die Tageshöchstpauschale, die für eine Abwesenheit von 24 Stunden gilt. Diese beträgt seit 2020 28 Euro (Lesen Sie dazu auch: Neuer Erlass zu Spesen und Mahlzeitengestellung).
Für das Ausland gelten länderunterschiedliche Pauschalen (Lesen Sie dazu: Neue Pauschalen für Auslandsreisekosten ab 2021) und entsprechend wird auch hier um 20 Prozent bzw. 40 Prozent für Mahlzeiten der jeweiligen Tagespauschale gekürzt.
Mahlzeiten im Flugzeug führen zur Kürzung
Zu den vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeiten gehören nach Verwaltungsauffassung auch die im Flugzeug (oder Zug bzw. Schiff) unentgeltlich angebotenen Mahlzeiten. Das gilt, sofern die Rechnung für das Ticket auf den Arbeitgeber ausgestellt ist und von diesem erstattet wird.
Die Verpflegung muss dabei nicht offen auf der Rechnung ausgewiesen werden. Lediglich dann, wenn z. B. anhand des gewählten Beförderungstarifs feststeht, dass keine Mahlzeiten unentgeltlich angeboten werden, erfolgt auch keine Kürzung (Randziffer 665 des BMF-Schreibens vom 25.11.2020 - IV C 5 - S 2353/19/10011 :006).
Abgrenzung von Imbissen und Snacks
Auch ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellter Snack oder Imbiss, der während einer auswärtigen Tätigkeit gereicht wird, kann eine Mahlzeit sein, die zur Kürzung der Verpflegungspauschale führt. In Betracht kommen z. B. belegte Brötchen oder Kuchen.
Die auf Flügen gereichten kleinen Tüten mit Chips oder Salzgebäck sowie Schokowaffeln, Müsliriegel oder bei anderen Anlässen zur Verfügung gestellte vergleichbare Knabbereien und unbelegte Backwaren erfüllen jedoch ausdrücklich nicht die Kriterien für eine Mahlzeit und führen zu keiner Kürzung (Randziffer 74 des BMF-Schreibens vom 25.11.2020 - IV C 5 - S 2353/19/10011 :006).
Kürzung nur, wenn es tatsächlich eine Mahlzeit ist
Es kommt für die steuerrechtliche Würdigung nicht allein darauf an, dass dem Mitarbeitenden etwas Essbares vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wird, sondern auch, ob es sich dabei um eine der im Gesetz genannten Mahlzeiten handelt. Eine feste zeitliche Grenze für die Frage, ob ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen zur Verfügung gestellt wird, gibt es nicht. Maßstab für die Einordnung ist vielmehr, ob die zur Verfügung gestellte Verpflegung an die Stelle einer der genannten Mahlzeiten tritt, welche üblicherweise zu der entsprechenden Zeit eingenommen wird. Ein Kuchen, der anlässlich eines Nachmittagskaffees gereicht wird, erfüllt nicht die Kriterien der genannten Mahlzeiten und die Verpflegungspauschale ist nicht zu kürzen.
Verpflegung des Bordpersonals
Oftmals erhält auch Bordpersonal Mahlzeiten während eines Fluges. Auch in diesen Fällen könnte es sich um einen Sachbezug handeln bzw. um eine die Spesenkürzung auslösende Mahlzeitengestellung. Damit hat sich zuletzt das Finanzgericht Düsseldorf beschäftigt ( FG Düsseldorf Urteil vom 13.08.2020 - 14 K 2158/16). Es handelte sich allerdings um einen Fall vor der Reisekostenreform, sodass es noch nicht um die Kürzung, sondern um die Mahlzeitengestellung ging. Nach dem Urteil ist die unentgeltliche Mahlzeitengestellung auf längeren Flügen kein Arbeitslohn.
Die Fluggesellschaft hatte ihrem Flugpersonal sowohl auf Langstreckenflügen als auch auf Mittelstreckenflügen unentgeltlich Verpflegung zur Verfügung gestellt, wenn die Flugzeit mit kurzen "Turn-Around-Zeiten" über sechs Stunden lag. Es handelte sich dabei um vergleichsweise einfache Catering-Mahlzeiten. Zudem bestand für das Personal nur eine beschränkte Essensauswahl.
Nach dem Urteil des Finanzgerichts werden die unentgeltlichen Mahlzeiten bei Würdigung aller Umstände ganz überwiegend im eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers zur Verfügung gestellt. Zur Begründung stellten die Richter maßgeblich auf die außergewöhnlichen Arbeitsumstände an Bord eines Flugzeuges ab, die durch den engmaschigen Zeitplan im Luftverkehr und die beengte Umgebung im Flugzeug geprägt seien. Außerdem hätten sich die Piloten und das Kabinenpersonal nicht selbst versorgen können. Die Fluggesellschaft war sogar aufgrund europarechtlicher Vorgaben gesetzlich verpflichtet, ab einer Flugdienstzeit von über sechs Stunden der Besatzung die Möglichkeit zur Einnahme von Mahlzeiten und Getränken einzuräumen.
Hinweis: Die Entscheidung ist rechtskräftig. Offen bleibt aber, ob es nach heutiger Rechtslage zu einer Kürzung der den betroffenen Mitarbeitenden regelmäßig zustehenden Verpflegungspauschalen kommen würde. Mahlzeiten wurden jedenfalls unzweifelhaft zur Verfügung gestellt.