Unter der Rubrik "Aus der Praxis - für die Praxis" greifen wir Kundenanfragen aus den Bereichen Jahresabschluss, Buchhaltung und Steuern auf, die ein Fachautor für uns beantwortet. Heute eine Frage zur Kürzung der Verpflegungspauschale, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zum Essen einlädt.
Darum geht es: Kürzung der Verpflegungspauschale bei Gestellung von Mahlzeiten
Die Verpflegungsmehraufwendungen können nur in Höhe der Pauschalen als Werbungskosten geltend gemacht werden. Der Werbungskostenabzug wird gekürzt, wenn der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber (oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten) eine Mahlzeit erhält. Die Kürzung wird von der vollen Verpflegungspauschale berechnet und beträgt
- 20 % für ein Frühstück und
- 40 % für ein Mittag- oder Abendessen.
Bei einer Inlandspauschale beträgt die Kürzung somit (28 EUR x 20 % =) 5,60 EUR für ein Frühstück und jeweils (28 EUR x 40 % =) 11,20 EUR für ein Mittag- oder Abendessen. Falls der Arbeitnehmer Mahlzeiten ganz oder teilweise selbst bezahlt, wird dies bei der Kürzung der Verpflegungspauschale berücksichtigt.
Praxis-Beispiel: Kürzung der Verpflegungspauschale
Ein Arbeitnehmer unternimmt eine 3-tägige Geschäftsreise. Sein Arbeitgeber zahlt die beiden Übernachtungen jeweils inklusive Frühstück. Für den Zwischentag hat der Arbeitgeber für seinen Arbeitnehmer das Mittag- und Abendessen gebucht und auch bezahlt. Der Arbeitnehmer erhält keine weiteren Erstattungen von seinem Arbeitgeber.
Der Wert der Mahlzeiten, die der Arbeitgeber übernommen hat, wird nicht als Arbeitslohn versteuert. Der Arbeitnehmer kann folgende Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen.
Verpflegungspauschale für den | Betrag | Ergebnis |
Anreisetag | - | 14 EUR |
Zwischentag - Kürzung für das Frühstück - Kürzung für das Mittagessen - Kürzung für das Abendessen | 28 EUR - 5,60 EUR - 11,20 EUR - 11,20 EUR | 0 EUR |
Rückreisetag - Kürzung für das Frühstück | 14 EUR - 5,60 EUR | 8,40 EUR |
als Werbungskosten abziehbar (der Betrag kann auch vom Arbeitgeber lohnsteuerfrei erstattet werden) | 22,40 EUR |
Der Arbeitgeber kann seinem Arbeitnehmer die Verpflegungspauschalen lohnsteuerfrei erstatten. Allerdings muss der Arbeitgeber, wenn er (oder auf seine Veranlassung hin ein Dritter) seinem Arbeitnehmer eine Mahlzeit zur Verfügung stellt, die Verpflegungspauschalen um dieselben Beträge kürzen (20 % bzw. 40 % einer vollen Verpflegungspauschale).
Praxis-Beispiel: Verpflegungspauschale bei Einbehalt des Sachbezugswerts
Ein Arbeitnehmer unternimmt eine 3-tägige Geschäftsreise. Der Arbeitgeber zahlt die beiden Übernachtungen jeweils inklusive Frühstück. Für den Zwischentag hat der Arbeitgeber für seinen Arbeitnehmer das Mittag- und Abendessen gebucht und auch bezahlt. Der Wert der Mahlzeiten, die der Arbeitgeber übernommen hat, wird nicht als Arbeitslohn versteuert. Der Arbeitgeber erstattet lohnsteuerfrei die Verpflegungspauschalen abzüglich des Sachbezugswerts an den Arbeitnehmer.
Verpflegungspauschale für den | Betrag | Ergebnis |
Anreisetag | - | 14 EUR |
Zwischentag - Kürzung für das Frühstück - Kürzung für das Mittagessen - Kürzung für das Abendessen | 28 EUR - 5,60 EUR - 11,20 EUR - 11,20 EUR | 0 EUR |
Rückreisetag - Kürzung für das Frühstück | 14 EUR - 5,60 EUR | 8,40 EUR |
max. steuerfreie Erstattung des Arbeitgebers | 22,40 EUR | |
Arbeitgeber behält einen Betrag in Höhe der Sachbezugswerte ein (in 2020: 2 * 1,80 EUR + 2 * 3,40 EUR | 10,40 EUR | |
tatsächliche Erstattung durch den Arbeitgeber | 12 EUR |
Zuzahlungen des Arbeitnehmers führen dazu, dass die Kürzung der Verpflegungspauschale geringer ausfällt. Zahlt der Arbeitnehmer für ein Frühstück 5,60 EUR oder mehr bzw. für ein Mittag-/Abendessen 11,20 EUR oder mehr, kann er in seiner Einkommensteuererklärung die volle Verpflegungspauschale geltend machen.
Hinweis Falls eine Mahlzeit mit dem Sachbezugswert als Arbeitslohn zu versteuern ist, kann die Besteuerung auch pauschal erfolgen. Aber auch dann, wenn der Arbeitgeber die Besteuerung pauschal durchführt, ist der Werbungskostenabzug zu kürzen. |
Praxis-Beispiel: Unklarheit hinsichtlich der Abwesenheitsdauer
Ein Arbeitnehmer nimmt an einer eintägigen Fortbildungsveranstaltung teil. Sein Arbeitgeber hat diese Fortbildungsveranstaltung einschließlich Mittagessen gebucht und bezahlt. Da der Arbeitgeber keine Informationen über die Abwesenheitsdauer seines Arbeitnehmers hat, besteuert er das Mittagessen gemäß § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1a EStG pauschal. Im Übrigen werden keine weiteren Reisekosten erstattet.
Der Arbeitnehmer kann nachweisen, dass er an diesem Tag mehr als 8 Stunden abwesend war. In seiner Steuererklärung kann er für diesen Tag folgende Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen:
Tag der Veranstaltung | 14 EUR |
Kürzung für ein Mittagessen | 11,20 EUR |
als Werbungskosten abziehbar | 2,80 EUR |
Abschließende Hinweise
- Soweit der Arbeitgeber die Verpflegungspauschalen (ggf. nach Kürzung) steuerfrei erstattet, ist der Werbungskostenabzug beim Arbeitnehmer ausgeschlossen.
- Die Verpflegungspauschalen sind nicht zu kürzen, wenn der Arbeitgeber Mahlzeiten zur Verfügung stellt, die individuell zu versteuern sind, weil deren Preis 60 EUR übersteigt.
- Nimmt der Arbeitnehmer während einer Geschäftsreise an einer geschäftlichen Bewirtung teil, ist die Verpflegungspauschale entsprechend zu kürzen. Die Verpflegungspauschale ist dann nicht zu kürzen, wenn sie nicht vom Arbeitgeber (oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten) zur Verfügung gestellt wird.
Die Frage
"Ich habe ein Verständnisproblem bei dem o.g. von Ihnen veröffentlichten Artikel, bzw. habe ich die Vermutung, dass der Artikel falsche Informationen enthält. Denn § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG besagt:
Wird dem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer Tätigkeit außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, sind die nach den Sätzen 3 und 5 ermittelten Verpflegungspauschalen zu kürzen:
- für das Frühstück um 20 %
- für das Mittag- und Abendessen um jeweils 40 %
der nach Satz 3 Nr. 1 gegebenenfalls in Verbindung mit Satz 5 maßgebenden Verpflegungspauschale für einen vollen Kalendertag; die Kürzung darf die ermittelte Verpflegungspauschale nicht übersteigen.
Somit müsste doch für die Tage mit halber Verpflegungspauschale auch nur ein halber Abzug für das Frühstück zur Anwendung kommen, also 20 % von 14 EUR (= 2,80 EUR) statt 20 % von 28 EUR (= 5,60 EUR). Denn das Gesetz schreibt ja einen klaren Prozentsatz vor und keine feste Summe. Können Sie das bitte prüfen und mir eine Rückmeldung geben, ob ich etwas übersehe oder ob sich in dem Artikel ein Fehler eingeschlichen hat?"
Die Antwort
"Die Aussage in der Kundenanfrage ist unzutreffend. § 9 Abs. 4a Satz 8 enthält – wie in der Anfrage zutreffend zitiert – folgernden Text:
Wird dem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer Tätigkeit außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, sind die nach den Sätzen 3 und 5 ermittelten Verpflegungspauschalen zu kürzen:
- für Frühstück um 20 %,
- für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 %
der nach Satz 3 Nr. 1 gegebenenfalls in Verbindung mit Satz 5 maßgebenden Verpflegungspauschale für einen vollen Kalendertag; die Kürzung darf die ermittelte Verpflegungspauschale nicht übersteigen.
Das bedeutet, dass bei der Inlandspauschale die Kürzung immer von der vollen Verpflegungspauschale von 28 EUR berechnet wird. Der Gesetzestext ist insoweit eindeutig.
Das ergibt sich auch aus dem BMF-Schreiben in der Fassung vom 25.11.2020 (BMF, Schreiben v. 25.11.2020, IV C 5 - S 2353/19/10011 :006). In dem Schreiben ist unter Rz. 73 ff. ist u.a. Folgendes ausgeführt:
- b) Kürzung der Verpflegungspauschalen, § 9 Absatz 4a Sätze 8 - 10 EStG
- aa) Kürzung bei Mahlzeitengestellung
Der Arbeitnehmer kann für ihm tatsächlich entstandene Mehraufwendungen für Verpflegung aufgrund einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit Verpflegungspauschalen als
- Werbungskosten ansetzen oder
- in entsprechender Höhe einen steuerfreien Arbeitgeberersatz erhalten.
Die Höhe der Verpflegungspauschalen ist nach der Abwesenheitszeit des Arbeitnehmers von seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte gestaffelt. Das Merkmal "tatsächlich entstandene" Mehraufwendungen bringt dabei zum Ausdruck, dass die Verpflegungspauschalen nicht mehr zum Ansatz kommen, soweit der Arbeitnehmer während seiner beruflichen Auswärtstätigkeit durch den Arbeitgeber "verpflegt" wird. Eine Prüfungspflicht hinsichtlich der Höhe der tatsächlich entstandenen Aufwendungen besteht nicht.
Wird dem Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, wird der Werbungskostenabzug tageweise gekürzt, und zwar
- um 20 % für ein Frühstück und
- um jeweils 40 % für ein Mittag- und Abendessen
der für die 24-stündige Abwesenheit geltenden höchsten Verpflegungspauschale.
Das entspricht für Auswärtstätigkeiten im Inland einer Kürzung der jeweils zustehenden Verpflegungspauschale
- um 5,60 EUR für ein Frühstück und
- jeweils 11,20 EUR für ein Mittag- und Abendessen.
Diese typisierende, pauschale Kürzung der Verpflegungspauschale ist tagesbezogen und maximal bis auf 0 EUR vorzunehmen.
Fazit: Meine Ausführungen und Beispiele sind zutreffend."
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