Bei der Besteuerung von unentgeltlichen Mahlzeiten durch den Arbeitgeber ist einiges zu beachten. Wann sind Mahlzeiten als Arbeitslohn anzusetzen und wann nicht?
Versteuerung eines geldwerten Vorteils bei beruflicher Auswärtstätigkeit
Ein Arbeitnehmer erhält von seinem Arbeitgeber Folgendes bezahlt:
- eine übliche Beköstigung (Abendessen) im Wert von 50 EUR brutto
- eine Hotelübernachtung mit Frühstück
In seiner Reisekostenabrechnung führt er keine Verpflegungspauschale auf, obwohl ihm ein Pauschalbetrag zustehen würde, der höher ist als 5,60 EUR für das Frühstück (20 % von 28 EUR Verpflegungspauschale) und 11,20 EUR für das Abendessen (40 % von 28 EUR Verpflegungspauschale).
Somit kann die Verpflegungspauschale auch nicht entsprechend gekürzt werden.
Frage: Muss in diesem Fall der geldwerte Vorteil mit dem amtlichen Sachbezugswert (für Frühstück und für das Abendessen) über die Gehaltsabrechnung versteuert werden, obwohl dem Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale zugestanden hätte?
Wichtig: wann der Ansatz als Arbeitslohn unterbleibt
Der Ansatz als Arbeitslohn unterbleibt insgesamt, wenn der Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen könnte.
Konsequenz: Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für eine übliche Mahlzeit, ist dafür kein geldwerter Vorteil als Arbeitslohn zu versteuern, wenn der Arbeitnehmer einen Verpflegungspauschbetrag als Werbungskosten geltend machen könnte. Das gilt auch dann, wenn ein Verpflegungspauschbetrag wegen der Gestellung von Mahlzeiten gekürzt wird und sich deshalb nicht auswirkt.
Unterscheidung bei vom Arbeitgeber gewährten Mahlzeiten
Bei der Besteuerung von unentgeltlichen Mahlzeiten durch den Arbeitgeber ist danach zu unterscheiden, ob der Arbeitgeber die Mahlzeiten unentgeltlich oder teilentgeltlich
- anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes (also nicht während einer auswärtigen Tätigkeit) oder
- im Rahmen einer geschäftlichen Bewirtung, die nicht während einer auswärtigen Tätigkeit erfolgt (R 8.1. Abs. 8 Nr. 1 LStR) oder
- während einer auswärtigen Tätigkeit (Geschäftsreise)
zur Verfügung stellt.
Stellt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer während einer auswärtigen Tätigkeit kostenlos eine übliche Mahlzeit zur Verfügung, ist der Wert nach der amtlichen Sachbezugsverordnung nicht als Arbeitslohn anzusetzen, wenn der Arbeitnehmer für diesen Tag eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen könnte. Erhält der Arbeitnehmer eine kostenlose Mahlzeit, muss er seine Verpflegungspauschale kürzen (für ein Frühstück 20 % und für ein Mittag- bzw. Abendessen jeweils 40 % der vollen Verpflegungspauschale).
Arbeitgeber stellt kostenlose Mahlzeit zur Verfügung
Stellt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer kostenlos eine Mahlzeit zur Verfügung, ist der Wert nach der amtlichen Sachbezugsverordnung (Wert 2023: 2,00 EUR für Frühstück und 3,80 EUR pro Mittagessen bzw. Abendessen) als Arbeitslohn anzusetzen, wenn der Wert der Mahlzeit 60 EUR nicht übersteigt (§ 8 Abs. 2 Sätze 8 und 9 EStG).
Was ist bei der 60-EUR-Grenze zu beachten?
Bei der 60-EUR-Grenze kommt es auf den Preis der Mahlzeit einschließlich Getränken und einschließlich Umsatzsteuer an. Handelt es sich um eine Gesamtrechnung, weil z. B. bei einer Fortbildungsveranstaltung der Preis für Essen und Getränke nicht getrennt ausgewiesen ist, muss nach dem „Gesamtbild der Verhältnisse“ beurteilt werden, ob es sich um eine übliche Beköstigung handelt. Jedes Essen (Frühstück, Mittag- und Abendessen) ist für sich zu betrachten. Ein höherer Wert als 60 EUR pro Mahlzeit dürfte nur in Ausnahmefällen anzunehmen sein.
Beispiel: Kürzung der Pauschale bis auf 0 EUR
Der Arbeitnehmer unternimmt für seinen Arbeitgeber eine mehrtägige Geschäftsreise. Der Arbeitgeber zahlt die Übernachtungskosten einschließlich Frühstück. Für den Abreisetag steht dem Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale von 14 EUR zu. Da der Arbeitgeber an diesem Tag neben dem Frühstück auch das Mittagessen übernommen hat, ist die Verpflegungspauschale auf 0 EUR zu kürzen, weil für das Frühstück 5,60 EUR und für das Mittagessen 11,20 EUR angerechnet werden.
Die vom Arbeitgeber übernommenen Verpflegungskosten sind nicht als Arbeitslohn zu versteuern, weil die Verpflegungspauschale sich beim Arbeitnehmer nur wegen der Gestellung von Mahlzeiten nicht auswirkt.
Beispiel und Antworten zum nachgefragten Fall
Ein Arbeitnehmer erhält von seinem Arbeitgeber folgendes bezahlt:
- eine übliche Beköstigung am Anreisetag (Abendessen) im Wert von 50 EUR brutto und
- eine Hotelübernachtung mit Frühstück
Ergebnis: Die Kosten für die Verpflegung werden nicht als Arbeitslohn erfasst, weil der Arbeitnehmer an jedem der beiden Tage einen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale hat.
Der Arbeitnehmer kann in seiner Steuerklärung für den Anreisetag eine Verpflegungspauschale von (14 EUR – 11,20 EUR =) 2,80 EUR und für den Abreisetag eine Verpflegungspauschale von (14 EUR – 5,60 EUR =) 8,40 EUR geltend machen.
Hinweis: Der Arbeitnehmer kann Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen, wenn
- er mehr als 8 Stunden auswärts tätig ist,
- eine mehrtägige Auswärtstätigkeit mit Übernachtungen vorliegt oder
- er nicht länger als 3 Monate am selben auswärtigen Einsatzort tätig wird.
Liegt keine dieser Situationen vor und stellt der Arbeitgeber in solchen Fällen seinem Arbeitnehmer kostenlose Mahlzeiten zur Verfügung, muss er dafür einen geldwerten Vorteil in Höhe des Sachbezugswerts als Arbeitslohn versteuern.
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