Pflichtangaben in einer Rechnung

Der Unternehmer, der eine Rechnung gegenüber einem anderen Unternehmer ausstellt, muss in der Rechnung folgende Pflichtangaben machen:

1. Ordnungsgemäße Rechnung

Die Rechnung muss den vollständigen Name und die vollständige Anschrift beider Vertragspartner beinhalten. Einzige Ausnahme: Handelt es sich um eine Kleinbetragsrechnung bis 150 Euro oder um Fahrausweise, können Sie auf die Anschrift des Leistungsempfängers verzichten.

Wichtig: Sitzt Ihr Vertragspartner im Ausland, sollten Sie die Adresse ganz genau prüfen, denn manche Unternehmen haben Großkundenanschriften oder Postfächer. Lassen Sie sich die zu verwendende Anschrift besser nochmals schriftlich bestätigen.

2. Bestandteile einer Rechnung: Pflichtangaben

Die Rechnung muss unbedingt Ihre Steuernummer, mindestens die achtstellige Nummer ohne Länderschlüssel, oder Ihre Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.) beinhalten.

Tipp: Verwenden Sie, falls vorhanden, immer die USt-IdNr. und geben Sie am besten nicht nur Ihre, sondern auch die Ihres Vertragspartners auf der Rechnung an. So sind Sie bei allen Lieferungen immer auf der sicheren Seite und riskieren nicht Ihren Steuervorteil. Bei bestimmten Geschäften, wie bei Ausfuhren in das Gemeinschaftsgebiet, bei Dauerverträgen (z. B. Mietverträgen) oder bei Agenturgeschäften, müssen in der Rechnung beide Steuernummern bzw. USt-IDNrn. angegeben werden: die eigene und die des Vertragspartners.

Hinweis: Bei der „umsatzsteuerlichen Organschaft“ (z. B. Betriebsaufspaltung) müssen Sie als Organgesellschaft in Rechnungen sogar die USt-IDNr. des Organträgers angeben.

3. Ausstellungsdatum der Rechnung

Bei jeder Form der Rechnung ist die Angabe des Ausstellungsdatums unverzichtbar.

4. Fortlaufende Rechnungsnummer

Alle Rechnungen ab einem Rechnungsbetrag von 150,01 Euro müssen eine fortlaufende Rechnungsnummer beinhalten, die Sie nach Ihren Wünschen aufbauen dürfen. Die Hauptsache ist, dass sie fortlaufend und eindeutig ist. Dabei sind Kombinationen aus Ziffern und Buchstaben, z.B. B-007-KR-2004, ebenso zulässig, wie die Bildung von Nummernkreisen, z.B. nach Inland und Ausland oder Filialen. Wichtig ist nur, dass der Nummernkreis keine Lücken enthält (z. B. 21, 22, 24, ...).

Tipp: Verwenden Sie für die Bezeichnung von Nummernkreisen statt Ziffern Buchstaben, z.B. I für Inland. 

Beispiel: Die Rechnungsnummer „I 0703-M - 003896 – 11“ könnte folgendermaßen aufgebaut sein: „I“ = Inlandslieferung, „0703“ = Rechnungsdatum (3. Juli), „M“ = Nummernkreis Auslieferungslager München, „003896“ = fortlaufende Rechnungsnummer, „11“ = Jahr 2011.

5. Menge und Art der Lieferung / Umfang und Art der Leistung

Die Gegenstände bzw. Leistungen müssen genau bezeichnet werden. Dabei kann auf Sammelbezeichnungen, z.B. Beschläge, Büromöbel, Spirituosen, Tabakwaren, zurückgegriffen werden. Bezeichnungen allgemeiner Art, z.B. Geschenkartikel, reichen jedoch nicht aus.

6. Liefer- oder Leistungszeitpunkt sowie Zahlungszeitpunkt

Als Zeitpunkt ist die Angabe des Monats ausreichend. Steht der genaue Liefer- oder Leistungstermin noch nicht fest, muss der voraussichtliche Termin angegeben werden.

Wichtig: Werden Anzahlungen abgerechnet, müssen Sie dies auf der Rechnung gesondert vermerken, z.B. „Abrechnung über eine noch zu erbringende Leistung“. Kennen Sie den Zeitpunkt schon, zu dem das Geld vereinnahmt wird, müssen Sie diesen ebenfalls angeben.

7. Entgelt und Steuerbetrag sowie Steuersatz

Das Entgelt, der Steuerbetrag und der Steuersatz müssen einzeln in der Rechnung aufgelistet bzw. aufgeschlüsselt werden. Dies gilt auch bei Umsätzen, die verschiedenen Steuersätzen unterliegen. Nur in Ausnahmefällen kann der Steuerbetrag unter Angabe der unterschiedlichen Steuersätze in einer Summe ausgewiesen werden, z.B. bei maschineller Erstellung.

Wichtig: Bei Kleinbetragsrechnungen bis 150 Euro reichen die Angaben des Gesamtrechnungsbetrags und des Steuersatzes bzw. des Grundes der Steuerbefreiung.

8. Im Voraus vereinbarte Entgeltsminderungen

Skonti, Boni oder Rabatte sind im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen. Der Minderungsbetrag darf als Netto- oder Bruttowert, aber auch in Prozent angegeben werden, z.B. „3 % Skonto bei Zahlung bis ...“.

9. So lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden

Alle Rechnungen, die Sie ausstellen oder erhalten, müssen Sie zehn Jahre aufbewahren. Einzige Ausnahme: Handelt es sich um Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück gegenüber Privatpersonen, müssen Sie zwar auch innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung stellen, diese aber nur zwei Jahre aufbewahren. Darauf müssen Sie in Ihrer Rechnung hinweisen.

Die Finanzverwaltung beanstandet es nicht, wenn bei Rechnungen, die bis zum 31.12.2013 (einschließlich) ausgestellt wurden, die Pflichtangaben noch nicht berücksichtigt sind (BMF, Schreiben v. 25.10.2013, IV D 2 – S 7280/12/10002).