Pflichtangaben in einer Rechnung

Angabe von Name und Anschrift

Erforderlich sind

• der vollständige Name des Leistenden und des Leitungsempfängers sowie
• die vollständige Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers.

Bei Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweisen kann auf Name und Anschrift des Leistungsempfängers verzichtet werden.

Angabe von Steuernummer oder USt-IdNr.

Nur eine der beiden Angaben ist zwingend erforderlich. Bei Angabe der Steuernummer reicht die 8-stellige Nummer (123/45678); die Angabe der Finanzamtsnummer bzw. des Länderschlüssels ist entbehrlich.

Ausstellungsdatum muss angegeben werden

Bei jeder Form der Rechnung ist die Angabe des Ausstellungsdatums unverzichtbar. Davon zu unterscheiden ist das Datum der Lieferung oder Leistungserbringung, welches für die Entstehung der Umsatzsteuer (Voranmeldezeitraum) maßgeblich ist.

Wie die Rechnungsnummer aufgebaut sein muss

Auf der Rechnung muss eine fortlaufende Nummer vermerkt sein. Als Rechnungsnummern sind nicht nur Ziffern, sondern auch Kombinationen mit Buchstaben zulässig, z. B. B-007-KR-2004. Solange die Rechnungsnummern eindeutig sind, dürfen auch mehrere Nummernkreise, z.B. nach Inland, Ausland, Filialen, gebildet werden.

Beispiel: Aufbau der Rechnungsnummer:

I 0703-M – 003896 – 22

Bedeutung:

• I: Inlandslieferung;
• 0703: Rechnungsdatum 3. Juli;
• M: Nummernkreis Auslieferungslager München;
• 003896 ist die eigentliche fortlaufende Rechnungsnummer (= die 3.896. Rechnung des laufenden Jahres im Nummernkreis Auslieferungslager München);
• 22 bezeichnet das Jahr 2022.

Rechnungen über Kleinbeträge (= Rechnungsbetrag bis 250 EUR) müssen nicht fortlaufend nummeriert werden.

Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistungen

Der gelieferte Gegenstand bzw. die ausgeführte Leistung sind so zu bezeichnen, dass eine eindeutige Identifizierung hergestellt werden kann. Sammelbezeichnungen (Beschläge, Büromöbel, Spirituosen, Tabakwaren) sind zulässig; Bezeichnungen allgemeiner Art (Geschenkartikel) reichen jedoch nicht aus.

Angabe des Liefer- oder Leistungszeitpunkts, Zahlungszeitpunkts ist verpflichtend

Als Zeitpunkt ist die Angabe des Monats ausreichend. Das gilt auch dann, wenn das Rechnungsdatum mit dem Liefer-/Leistungsdatum übereinstimmt. Steht der genaue Liefer- oder Leistungstermin noch nicht fest, muss der voraussichtliche Termin angegeben werden.

Werden Anzahlungen abgerechnet, ist dies auf der Rechnung gesondert zu vermerken, z.B. "Abrechnung über eine noch zu erbringende Leistung". Steht der Zeitpunkt der Vereinnahmung fest, muss dieser gesondert auf der Rechnung vermerkt werden. Stimmt der Zeitpunkt der Vereinnahmung mit dem Rechnungsdatum überein, reicht es aus, den Kalendermonat der Vereinnahmung anzugeben.

Entgelt und Steuerbetrag sowie Steuersatz bzw. Steuerbefreiung müssen aufgeführt werden

Grundsätzlich müssen diese 3 Positionen einzeln in einer Rechnung aufgeführt sein:

• Entgelt,
• Steuerbetrag,
• Steuersatz/Steuerfreiheit.

In Rechnungen über Umsätze, die verschiedenen Steuersätzen unterliegen, müssen die Entgelte für die entsprechenden steuerpflichtigen bzw. steuerfreien Umsätze unter Benennung des jeweiligen Steuersatzes und der darauf entfallenden Umsatzsteuer getrennt aufgeführt werden.

Bei Kleinbetragsrechnungen – Rechnungsbetrag bis 250 EUR – reicht die Angabe des Gesamtrechnungsbetrags und des Steuersatzes bzw. des Grundes der Steuerbefreiung. Bei verschiedenen Steuersätzen sind die den verschiedenen Steuersätzen unterliegenden Leistungen in die jeweiligen Rechnungssummen zusammenzufassen.

Im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen

Gemeint sind Skonti, Boni oder Rabatte. Der Minderungsbetrag muss nicht als Netto- oder Bruttowert angegeben werden. Es reicht eine Angabe wie z.B. "3 % Skonto bei Zahlung bis ...". Ein weiterer Belegaustausch ist nicht erforderlich.