Anforderungen: Rechnungen erstellen in Sonderfällen

Bestimmte Geschäfte unterliegen Sondervorschriften, die bei der Erstellung von Rechnungen beachtet werden müssen. Doch Vorsicht: Um von Steuervorteilen zu profitieren, müssen zahlreiche Nachweispflichten erfüllt werden. Nachfolgend informieren wir Sie mit einer Auswahl der wichtigsten Sonderfälle.

Anzahlungen und Teilleistungen

Ist die Leistung nicht teilbar und werden Anzahlungen geleistet, entsteht die Umsatzsteuer mit Vereinnahmung der Vorauszahlungen.

Ist eine Leistung grundsätzlich teilbar, kann auch über Teilleistungen abgerechnet werden. Die Umsatzsteuer entsteht mit Vollbringen der jeweiligen Teilleistung.

Sowohl bei Rechnungen über Anzahlungen als auch bei Abrechnung von Teilleistungen ist Umsatzsteuer auszuweisen. In der Endrechnung (= Schlussrechnung) ist auf die vorherigen Rechnungen und Zahlungen hinzuweisen.

Elektronische Rechnung

Rechnungen sind grundsätzlich schriftlich, d.h. auf Papier, zu erteilen. Stimmt der Leistungsempfänger zu, kann die Rechnung auch elektronisch übermittelt werden.

Dabei gelten als

  • Rechnungen in Papierform: Rechnungen auf Papier, Rechnungen aus Standard-Fax,
  • elektronische Rechnungen: Rechnungen über Datenaustausch (EDI), E-Mails, als E-Mail-Anhang übersandte PDF- oder Textdateien, Rechnungen aus Computer-Fax bzw. Fax-Server.

In jedem Fall müssen "die Echtheit der Herkunft der Rechnung und die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet werden". D.h. die vorliegende Rechnung darf nicht verändert werden  (keine Veränderung des Rechnungsausstellers, Datums, Leistungsbezeichnung, Empfänger, usw.). Dies kann durch jedes sinnvolle Kontrollsystem im Unternehmen geschehen.

Selbstverständlich müssen auch elektronische Rechnungen alle notwendigen Rechnungsangaben enthalten.

Gutschrift

Die Gutschrift verpflichtet den Leistenden zur Umsatzsteuerzahlung und berechtigt den Leistungsempfänger, also den Aussteller der Gutschrift, zum Vorsteuerabzug.

Innergemeinschaftliche Lieferung

Werden Waren in die EU verkauft (innergemeinschaftliche Lieferung), ist der Unternehmer verpflichtet bis zum 15. des dem Umsatz folgenden Monats eine Rechnung auszustellen. Darin sind sowohl die USt-ID-Nr. des Leistenden als auch die des Leistungsempfängers anzugeben.

Fahrausweise

Fahrausweise sind Belege, die einen Anspruch auf eine (künftige) Beförderung von Personen verbriefen. Dazu gehören auch Zuschlags- oder Platzkarten. Quittungen über eine Taxibenutzung sind keine Fahrausweise.

Fahrausweise gelten als Rechnungen und berechtigen zum Vorsteuerabzug, wenn sie folgende Mindestangaben enthalten:

  • vollständiger Name und Anschrift des Beförderers
  • Ausstellungsdatum
  • Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
  • Steuersatz, wenn die Beförderungsleistung nicht dem ermäßigten Steuersatz unterliegt
  • Hinweis auf grenzüberschreitende Beförderung im Luftverkehr (falls zutreffend)

Ein Vorsteuerabzug ist auch aus mittels Online-Verfahren erstellten Fahrausweisen möglich, wenn

  • die Belastung des Kaufpreises auf einem Kunden- oder Kreditkartenkonto erfolgt und
  • der Rechnungsempfänger einen Papierausdruck des im Online-Verfahren abgerufenen Fahrausweises aufbewahrt.

Rechnungen eines Kleinunternehmers

Unternehmer, deren Umsatz zuzüglich USt im vorangegangenen Kalenderjahr seit 2020:  22.000 EUR (bis 2019: 17.500 EUR) nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 50.000 EUR voraussichtlich nicht übersteigen wird, brauchen als Kleinunternehmer ihre Umsätze nicht der Umsatzsteuer zu unterwerfen.

Ein Steuerausweis in Ausgangsrechnungen ist nicht zulässig. Ebenso kann keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erteilt werden.

Allerdings sind auch hier die Pflichtangaben in der Rechnung zu beachten. Insbesondere muss der Leistende seine Steuernummer angeben.

Rechnungen über Reiseleistungen

Werden Reiseleistungen abgerechnet, so ist § 25 UStG einschlägig. In der Rechnung muss auf die Besteuerung von Reiseleistungen hingewiesen werden. Zwingender Hinweis: "Sonderregelung für Reisebüros".

Rechnungen über Differenzgeschäfte

Bei der Veräußerung von Gegenständen, für die beim Einkauf kein Vorsteueranspruch bestand, kann die Umsatzsteuer aus der Differenz zwischen Einkaufs- und Verkaufspreis (Marge) berechnet werden. Ein gesonderter Ausweis dieser Umsatzsteuer ist nicht zulässig. Ein Vorsteuerabzug für den Abnehmer entfällt. In der Rechnung ist auf die Anwendung der Vorschrift (Differenzbesteuerung) hinzuweisen.

Zwingender Hinweis in der Rechnung, je nach zugrunde liegendem Geschäft:

  • "Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung",
  • "Kunstgegenstände/Sonderregelung" oder
  • "Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung".

Ein fehlender Hinweis auf Differenzbesteuerung löst Umsatzsteuer i. H. v. 19/119 (bzw. 7/107) des vereinnahmten Betrags aus.

Rechnung bei Exporten in Nicht-EU-Länder

Lieferungen in Nicht-EU-Länder, sog. "Drittländer" (=Ausfuhren), sind umsatzsteuerfrei. Der Nachweis wird regelmäßig über den Zollbeleg (= Ausfuhrnachweis) geführt. Die Rechnung ist ohne Steuerausweis mit Hinweis auf die Ausfuhr zu erstellen. 

Rechnung bei Exporten in EU-Länder

Innergemeinschaftliche Lieferungen

Lieferungen in das Gebiet der Europäischen Union sind nur dann umsatzsteuerfrei, wenn die Lieferung an einen ausländischen Unternehmer erfolgt, Lieferungen an Privatpersonen sind umsatzsteuerpflichtig (anders Ausfuhrlieferung in "Drittländer" = Nicht-EU-Länder).

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Zur Begründung der Umsatzsteuerfreiheit muss dem Finanzamt die Unternehmereigenschaft des EU-Abnehmers nachgewiesen werden. Dies erfolgt mittels Angabe des Abnehmers und seiner Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Umsatzsteuer-Identifikationsnummern werden nur an Unternehmen erteilt. In Deutschland kann die Echtheit einer ausländischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer über das Bundeszentralamt für Steuern nachgefragt werden.

Gelangensbestätigung – Aufzeichnungsvorschriften

Zusätzlich muss noch ein Nachweis darüber geführt werden, dass der EU-Empfänger die Ware tatsächlich erhalten hat (vgl. § 17a und b UStDV;"BMF-Schreiben v. 16.9.2013, IV D 3 - S 7141/13/10001, BStBl 2013 I S, 1192. Bitte ab 2020 Gelangenheitsvermutung § 17a UStDV und 17b UStDV Gelangensnachweis sowie neue Aufzeichnungsvorschriften § 22 Abs. 4f und 4g UStG beachten).

Zusammenfassende Meldung

Der Unternehmer hat monatlich (bzw. für jedes Quartal bei vierteljährlichen Umsätzen von bis zu 50.000 EUR) in einer sog. Zusammenfassenden Meldung seine innergemeinschaftlichen Warenlieferungen (Lieferungen in den EU-Raum) an das Bundeszentralamt für Steuern in Saarlouis zu melden.

In der Meldung sind die Lieferungen nach Staaten und Abnehmern unter Angabe der Entgelte und der Umsatzsteuer-Identifikationsnummern aufzuführen.

Innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte

Schließen mehrere Unternehmer über denselben Gegenstand Umsatzgeschäfte ab und gelangt dieser Gegenstand unmittelbar vom ersten Lieferer an den letzten Abnehmer, liegt ein innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft vor, wenn

  • die Unternehmer in jeweils verschiedenen Mitgliedstaaten für Zwecke der Umsatzsteuer erfasst sind,
  • der Gegenstand der Lieferungen aus dem Gebiet eines Mitgliedstaates in das Gebiet eines anderen Mitgliedstaates gelangt und
  • der Gegenstand der Lieferungen durch den ersten Lieferer oder den ersten Abnehmer befördert oder versendet wird.

Auch hier muss in der Rechnung ein entsprechender Vermerk über die Art des Umsatzes (innergem. Dreiecksgeschäft) angebracht werden, wenn die Besteuerung vom Empfänger der Ware vorgenommen werden muss.

Rechnungen über elektronische Dienstleitungen an Endverbraucher in der EU

Ab 1.1.2015 gilt das sog. MOSS-Verfahren (Mini-one-stop-shop). Danach liegt der Ort für elektronische Dienstleistungen, die an Endverbraucher in der EU ausgeführt werden, grds. am Wohnort des Leistungsempfängers. Es gelten grundsätzlich die Regelungen des EU-Staats, in dem der Leistungsempfänger wohnt. Dies umfasst auch die Vorschriften über die Rechnungsausstellung.

Seit 1.1.2019 gilt die Ortsverlagerung an den Wohnort des Leistungsempfängers nicht, wenn der Gesamtbetrag der vom Unternehmer erbrachten maßgebenden Leistungen (sonstige Leistungen auf dem Gebiet der Telekommunikation, Rundfunk- und Fernsehdienstleistungen und auf elektronischem Weg erbrachten sonstigen Leistungen) nicht mehr als 10.000 EUR (ohne Umsatzsteuer) im Vorjahr betragen hat und auch im laufenden Jahr diesen Wert nicht übersteigt. Bezüglich der Rechnungsstellung verbleibt es in diesem Fall bei den im Staat des Leistenden geltenden Vorschriften. Auf Antrag ist jedoch auch bei Unterschreiten des Grenzwertes von 10.000 EUR eine Option zur Ortsverlagerung möglich.

Ab 1.7.2021 wurde der Anwendungsbereich des MOSS-Verfahrens erweitert und zum sog. OSS-Verfahren (One-stop-shop) umgestaltet. Bezüglich der Regelungen zu elektronischen Dienstleistungen an Endverbraucher in der EU ergeben sich keine Änderungen im Vergleich zum MOSS-Verfahren. Die Option zur Ortsverlagerung ist gesetzlich nunmehr in § 18j UStG geregelt.

Schlagworte zum Thema:  Umsatz, Rechnung, Vorsteuerabzug, Umsatzsteuer