24.10.2016 | Top-Thema Rechnungen richtig fakturieren

Pflichtangaben in Rechnungen - Besonderheiten

Kapitel
Sondervorschriften bei der Erstellung von Rechnungen beachten.
Bild: MEV Verlag GmbH, Germany

Bestimmte Geschäfte unterliegen Sondervorschriften, die bei der Erstellung von Rechnungen beachtet werden müssen.

Doch Vorsicht: Um von Steuervorteilen zu profitieren, müssen zahlreiche Nachweispflichten erfüllt werden.

Anzahlungen und Teilleistungen

Nicht immer müssen Leistungsempfänger die Rechnung auf einen Schlag bezahlen und in Vorleistung gehen. Viele Unternehmer bieten ihren Kunden sogar an, die Leistung zu teilen, sofern sie teilbar ist, und erst Stück für Stück bei Erbringung der einzelnen Teilleistungen inkl. USt zu bezahlen. Zu diesen Zeitpunkten entsteht dann auch die Umsatzsteuer. In der Schlussrechnung müssen Sie als Rechnungsaussteller auf die vorherigen Rechnungen und Zahlungen hinweisen.

Hinweis: Bei der Rechnungsstellung über eine Teilleistung wird der Steuersatz zugrunde gelegt, der bei Vollendung der Teilleistung gilt.

Ist die Leistung nicht teilbar und macht der Leistungsempfänger eine Anzahlung, entsteht die Umsatzsteuer sofort bei Einnahme der Zahlung.

Gutschrift statt einer Rechnung

Vereinbaren die beiden Unternehmer statt einer Rechnung eine Gutschrift, muss der leistende Unternehmer darauf Umsatzsteuer bezahlen, während der Leistungsempfänger die Vorsteuer daraus abziehen kann. Die Abrechnung muss ausdrücklich als "Gutschrift" bezeichnet sein.

Fahrausweise als Rechnung

Fahrausweise, wie Zugtickets oder U-Bahn-Fahrscheine, gelten samt Zuschlags- und Platzkarten als Rechnung. Mit dieser kann der Fahrgast nicht nur seinen Beförderungsanspruch belegen, sondern sie berechtigt ihn auch zum Vorsteuerabzug (der deutschen Steuer), wenn der Fahrausweis

  • den Namen und die Anschrift des Beförderers
  • das Ausstellungsdatum
  • das Entgelt inklusive Steuern
  • den Steuersatz, wenn die Beförderungsleistung nicht dem ermäßigten Steuersatz unterliegt, und
  • ggf. einen Hinweis auf eine grenzüberschreitende Beförderung

beinhaltet.

Wichtig: Ein Online-Ticket berechtigt nur zum Vorsteuerabzug, wenn Sie einen Papierausdruck des Tickets vorweisen können und das Ticket mittels Kreditkarte oder über ein Kundenkonto gekauft haben.

Differenzgeschäfte

Veräußern Sie Gegenstände, für die Sie beim Einkauf keine Vorsteuer abziehen konnten, dürfen Sie dies beim Verkauf nachholen, indem Sie die Umsatzsteuer aus der Differenz zwischen dem Einkaufs- und Verkaufspreis herausrechnen. Die errechnete Umsatzsteuer darf nicht gesondert ausgewiesen werden; auch darf der Käufer keine Vorsteuer daraus abziehen.

Wichtig: Bringen Sie auf der Rechnung einen Hinweis auf die Differenzbesteuerung an. Dabei muss unbedingt die Art des Differenzgeschäfts angegeben werden:

  • "Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung"
  • "Kunstgegenstände/Sonderregelung"
  • "Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung".

Andernfalls wird der vereinnahmte Gesamtbetrag der Umsatzsteuer in Höhe von 19 % unterworfen.

Bei Reiseleistungen Zusatz in Rechnung erforderlich

Werden Reise(-vor-)leistungen nach § 25 UStG abgerechnet, muss die Rechnung zwingend die Formulierung "Sonderregelung für Reisebüros" enthalten.

Lieferungen in Drittländer

Liefern Sie Gegenstände in ein Nicht-EU-Land, d.h. in ein „Drittland“, ist dieser Vorgang für Sie umsatzsteuerbefreit, sofern Sie dder Ware über einen Zollbeleg nachweisen können.

Wichtig: In der Rechnung dürfen Sie keine Steuer ausweisen. Zudem müssen Sie einen Hinweis auf die Ausfuhr anbringen.

Lieferungen in EU-Länder

Ausfuhren in das EU-Ausland sind umsatzsteuerfrei, wenn Gegenstände an einen ausländischen Unternehmer und nicht an Privatpersonen geliefert werden. Um dies nachzuweisen, muss der leistende Unternehmer dem Finanzamt die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungsempfängers mitteilen.

Tipp: In Deutschland kann die Echtheit einer ausländischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer über das Bundeszentralamt für Steuern nachgefragt werden: http://evatr.bff-online.de/eVatR.

Wichtig: Der Unternehmer muss je nach Umsatz monatlich oder vierteljährlich beim Bundeszentralamt für Steuern eine sog. zusammenfassende Meldung über seine EU-Warenlieferungen machen.

Dabei werden alle EU-Lieferungen aufgeschlüsselt nach Staat, Leistungsempfänger, Entgelt und USt-IDNr. des Leistungsempfängers.

Wichtig: Der leistende Unternehmer muss bis zum 15. des Monats, der auf den Monat folgt, in dem der Umsatz ausgeführt worden ist, eine Rechnung erstellen.

Besonderheiten bei Werklieferungen, sonstigen Leistungen und anderen Geschäften

In bestimmten Fällen schuldet nicht wie üblich der leistende Unternehmer die Umsatzsteuer, sondern der Leistungsempfänger. Im Fachjargon spricht man dann von einer „Steuerschuldnerumkehr“. Der leistende Unternehmer muss in diesem Fall zwar trotzdem eine Rechnung ausstellen, darf aber, anders als üblich, weder den Steuersatz noch die Umsatzsteuer angeben. Stattdessen muss er auf der Rechnung zwingend die Formulierung "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" anbringen.

Wichtig: Werden diese Leistungen in einem anderen Mitgliedstaat ausgeführt, muss der Leistende eine Rechnung erstellen; dies muss bis zum 15. des Monats, der auf den Monat folgt, in dem der Umsatz ausgeführt worden ist, erfolgen.

Schlagworte zum Thema:  Umsatz, Rechnung, Pflichtangaben

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