Ermittlung der Kostendeckelung für die private Pkw-Nutzung beim Jahresabschluss

Kostendeckelung bei Anwendung der 1-%-Regelung

Entstehen dem Unternehmer nur geringe Kfz-Kosten, z.B. weil der Firmenwagen vollständig abgeschrieben ist, kann der private Nutzungsanteil nach der 1-%-Regelung über den tatsächlichen Kosten liegen. In diesem Fall wird der private Nutzungsanteil auf die tatsächlichen Kosten begrenzt (= Kostendeckelung gemäß BMF (Schreiben v. 18.11.2009, IV C 6 – S 2177/07/10004; DOK 2009/ 0725394).

Kostendeckelung Pkw: Umsatzsteuer 

Bei der Umsatzsteuer findet keine Kostendeckelung statt, weil hier immer die Möglichkeit besteht, die Bemessungsgrundlage sachgerecht zu schätzen. Das heißt, es ist der Prozentsatz zu schätzen, der auf die private Nutzung entfällt. Das Ergebnis der Schätzung muss plausibel dargelegt werden können. Bei einem Fahrzeug, das überwiegend betrieblich genutzt wird, beträgt die private Nutzung zwangsläufig weniger als 50 %. In dieser Situation wird das Finanzamt also akzeptieren müssen, dass die Privatnutzung maximal 49 % betragen kann. 

Hat der Unternehmer Aufzeichnungen über einen repräsentativen Zeitraum gemacht oder ein Fahrtenbuch geführt, das bei der Einkommensteuer aus formalen Gründen nicht anerkannt worden ist, kann er diese Aufzeichnungen als Grundlage für eine sachgerechte Schätzung bei der Umsatzsteuer verwenden.

Kostendeckelung Berechnungsbeispiel: Einkommensteuerliche 1-%-Regelung bei Unternehmer

Der Unternehmer nutzt seinen Firmen-Pkw auch für private Fahrten. Er führt kein Fahrtenbuch und ermittelt die private Nutzung nach der 1-%-Regelung. Der Bruttolistenpreis seines Firmenwagens hat im Zeitpunkt der Erstzulassung 32.500 EUR betragen. Der Firmenwagen ist vollständig abgeschrieben. Die Kfz-Kosten setzen sich wie folgt zusammen:

Private Nutzung nach der 1-%-Methode:

Umsatzsteuer ermitteln anhand sachgerechter Schätzung

Die Umsatzsteuer ermittelt der Unternehmer durch eine sachgerechte Schätzung. Er setzt als Bemessungsgrundlage 40 % der Kosten an, bei denen er die Vorsteuer in Anspruch nehmen konnte. Die Bemessungsgrundlage beträgt dann 2.372 EUR x 40 % = 948,80 EUR.

Kostendeckelung für Kfz-Kosten unter Berücksichtigung der Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb

Zunächst werden alle Kfz-Kosten als Betriebsausgaben abgezogen, die mit dem Firmenwagen im Zusammenhang stehen. Der Unternehmer macht den Vorsteuerabzug zu 100 % geltend, sofern er zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Voraussetzung ist, dass er über ordnungsgemäße Rechnungen verfügt. Nicht abziehbar sind die Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb, soweit sie über die Entfernungspauschale hinausgehen. Sind die tatsächlichen Kosten niedriger als die Entfernungspauschale, kann die Differenz zusätzlich als Betriebsausgabe abgezogen werden (R 4.12 Abs. 1 Satz 2 EStR).

Unternehmer haben ebenso wie Arbeitnehmer immer einen Anspruch darauf, dass sich die Entfernungspauschale in voller Höhe auswirkt. Damit sich die Entfernungspauschale voll auswirken kann, darf die Kostendeckelung nicht erst bei 100 % der Kfz-Kosten eintreten.

Praxis-Beispiel: Kostendeckelung unter Berücksichtigung der Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb

Ein Unternehmer nutzt einen Firmenwagen, der im Zeitpunkt der Erstzulassung einen Bruttolistenpreis von 30.500 EUR hatte. Der Firmenwagen ist vollständig abgeschrieben. Die laufenden Kfz-Kosten im Jahr betragen 3.420 EUR, davon entfallen 2.100 EUR auf Kosten, bei denen ein Vorsteuerabzug möglich war. Der Unternehmer, der seinen Firmenwagen auch für Privatfahrten (ca. 35 %) und Fahrten zum 15 km entfernten Betrieb nutzt, führt kein Fahrtenbuch. Da er seinen Firmenwagen überwiegend betrieblich nutzt, ermittelt er die Privatfahrten nach der 1-%-Methode und die Aufwendungen, die auf die Fahrten zum Betrieb entfallen, zwingend mit der pauschalen 0,03-%-Methode. Er rechnet wie folgt:

Ermittlung der Umsatzsteuer (sachgerechte Schätzung):

Mit Vorsteuer belastete Kosten:

Vor der Gewinnerhöhung von 2.430 EUR sind 735 EUR umsatzsteuerpflichtig und 1.695 EUR umsatzsteuerfrei.

Achtung: Kostendeckelung greift nur bei 1-%-Methode

Bei der Fahrtenbuch-Methode gibt es das Problem der Kostendeckelung nicht, weil anhand des Fahrtenbuchs der prozentuale Anteil der privaten Fahrten ermittelt wird und die tatsächlichen Kosten entsprechend aufgeteilt werden. Die Kostendeckelung greift also nur bei der 1-%-Methode, wenn die tatsächlichen Kfz-Kosten unter dem pauschalen Wert liegen. Konsequenz ist dann, dass 100% der Kosten als Wert für die private Kfz-Nutzung angesetzt werden.