- Wann von Bewirtungskosten auszugehen ist
- Wie die Bewirtung eigener Arbeitnehmer richtig eingeordnet wird
- Zu 100 % als Betriebsausgaben abzugsfähige Bewirtungskosten
- Anforderungen an Bewirtungsbelege und weitere Aufzeichnungspflichten
Bei der Bewirtung der eigenen Arbeitnehmer handelt es sich um eine betriebliche Bewirtung, die zu 100 % abziehbar ist. Eine geschäftliche Bewirtung, an der ein Arbeitnehmer teilnimmt, bleibt insgesamt eine geschäftliche Bewirtung, bei der die Kosten zu 70 % abziehbar sind.
Betriebsinterne Arbeitnehmerbewirtung
Bei betriebsinternen Arbeitnehmerbewirtungen zieht der Unternehmer die Bewirtungskosten zu 100 % ab, dies sind z.B.:
- betriebsinterne Fortbildungen,
- Weihnachtsfeiern und
- andere Betriebsfeste.
Der 100%ige Abzug gilt allerdings nur für die eigenen Arbeitnehmer. Bewirtet der Unternehmer Arbeitnehmer anderer Unternehmen – auch innerhalb verbundener Unternehmen – ist der Abzug auf 70 % begrenzt.
Gemischte Personengruppe: Bewirtet der Unternehmer seine eigenen Arbeitnehmer und gleichzeitig andere Personen aus geschäftlichem Anlass, z. B. anlässlich einer betrieblichen Jubiläumsfeier, dann können die Bewirtungskosten aufgeteilt werden (BFH, Urteil v. 18.9.2007, I R 75/06). Die Bewirtung der Arbeitnehmer ist zu 100 % abziehbar, die Bewirtung der Geschäftsfreunde jedoch nur in Höhe von 70 %.
Wenn der Unternehmer bei betriebsinternen Schulungsveranstaltungen sowohl seine Arbeitnehmer als auch seine freien Mitarbeiter bewirtet, muss er die Bewirtungskosten aufteilen. Der Teil, der auf die Arbeitnehmer entfällt, ist voll abziehbar, und der Teil, der auf seine freien Mitarbeiter entfällt, nur zu 70 % (BFH, Urteil v. 18.9.2007, I R 75/06).
Bewirtung und Übernahme der Verpflegungskosten der Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber
Ein Arbeitgeber darf die tatsächlichen Verpflegungskosten für seine Arbeitnehmer übernehmen. Allerdings stellt sich in diesem Zusammenhang die Frage, ob Kosten für die Übernahme der Verpflegung beim Arbeitnehmer als geldwerter Vorteil (= Arbeitslohn) zu erfassen sind. Hierbei gibt es besondere Regelungen, z.B.
- wenn der Arbeitgeber die Kosten einer geschäftlichen Bewirtung übernimmt und
- der Arbeitnehmer an dieser Bewirtung teilnimmt.
Übernimmt der Arbeitgeber die Bewirtungskosten bzw. die tatsächlichen Verpflegungskosten während einer auswärtigen Tätigkeit (Geschäftsreise), gilt: Es ist kein geldwerter Vorteil als Arbeitslohn anzusetzen, wenn der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale geltend machen könnte.
Gestellung von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber
Bei der Besteuerung von unentgeltlichen Mahlzeiten durch den Arbeitgeber ist zunächst danach zu unterscheiden, ob der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die Mahlzeiten unentgeltlich oder teilentgeltlich zur Verfügung stellt
- anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes (also nicht während einer auswärtigen Tätigkeit) oder
- im Rahmen einer geschäftlichen Bewirtung, die nicht während einer auswärtigen Tätigkeit erfolgt (R 8.1 Abs. 8 Nr. 1 LStR) oder
- während einer auswärtigen Tätigkeit (Geschäftsreise).
Achtung: Keine Versteuerung eines Sachbezugs – jedoch Kürzung der Verpflegungspauschale
Stellt der Arbeitgeber (oder auf dessen Veranlassung ein fremder Dritter) seinem Arbeitnehmer kostenlos eine Mahlzeit zur Verfügung, ist der Wert nach der amtlichen Sachbezugsverordnung nicht als Arbeitslohn anzusetzen, wenn der Arbeitnehmer für diesen Tag eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen könnte. Erhält der Arbeitnehmer eine kostenlose Mahlzeit, muss er seine Verpflegungspauschale kürzen (für ein Frühstück 20 % und für ein Mittag- bzw. Abendessen jeweils 40 % der vollen Verpflegungspauschale).
Unentgeltliche oder teilentgeltliche Verpflegung ohne Auswärtstätigkeit
Vorteile des Arbeitnehmers aus der Teilnahme an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung gehören nicht zum Arbeitslohn. Stellt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern Getränke und Genussmittel zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich zur Verfügung, handelt es sich um Aufmerksamkeiten, die ebenfalls nicht als Arbeitslohn erfasst werden. Eine unentgeltliche oder teilentgeltliche Verpflegung ist als Aufmerksamkeit einzustufen, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmern anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, z.B. während einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung oder Sitzung, im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse an einer günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufs kostenlose Mahlzeiten überlässt (R 19.6 Abs. 2 LStR).
Es handelt sich nur dann um Aufmerksamkeiten, wenn der Wert pro Person und Mahlzeit einschließlich Getränken brutto nicht mehr als 60 EUR beträgt (R 19.6 Abs. 2 LStR).
Diese Bewirtungskosten für Arbeitnehmer sind nicht als Arbeitslohn zu beurteilen
Kein Arbeitslohn, also lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei sind:
- Die Bewirtungskosten, die bei einem Geschäftsessen auf den Arbeitnehmer entfallen, gehören nicht zu seinem Arbeitslohn.
- Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern zum Verzehr im Betrieb kostenlos bzw. teilweise kostenlos überlässt, sind lohnsteuerfrei und gehören nicht zum Arbeitslohn.
- Lohnsteuerfrei sind auch Speisen anlässlich oder während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, wenn der Betrag je Arbeitnehmer und Anlass 60 EUR brutto nicht übersteigt.
- Aufwendungen für 2 Betriebsveranstaltungen pro Jahr (das können auch 2 Bewirtungen sein) können als Betriebsausgaben abgezogen werden und sind beim Arbeitnehmer lohnsteuerfrei, soweit die Kosten je Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung nicht mehr als 110 EUR (brutto einschließlich Umsatzsteuer) betragen.
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