Wann von Bewirtungskosten auszugehen ist

Abgrenzung zwischen privatem und betrieblichem Anlass

Ein Betriebsausgabenabzug von Bewirtungskosten ist nur möglich, wenn ein betrieblicher Anlass vorliegt. Bei der Abgrenzung ist wie folgt vorzugehen. Zuerst ist zu prüfen, ob die Bewirtung privat oder betrieblich veranlasst war. War die Bewirtung betrieblich veranlasst, geht es im 2. Schritt darum festzustellen, ob die angemessenen Bewirtungsaufwendungen zu 100 % oder evtl. nur zu 70 % gewinnmindernd abgezogen werden können.

Bei der Abgrenzung, ob eine Bewirtung privat und betrieblich veranlasst ist, muss wie folgt unterschieden werden:

• Es dürfen nur betrieblich veranlasste Bewirtungskosten als Betriebsausgaben abgezogen werden (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG).
• Unangemessene Bewirtungskosten dürfen gem. § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG nicht abgezogen werden. Eine absolute Betragsobergrenze gibt es allerdings nicht.
• Bewirtungskosten, die ausschließlich oder überwiegend aus privatem Anlass entstehen, dürfen nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden (§ 12 EStG).
• Eine geringfügige private Mitveranlassung ist unschädlich. Lädt der Unternehmer z. B. einen Geschäftsfreund, mit dem er auch privat befreundet ist, zu einem Geschäftsessen ein, bleibt der geschäftliche Anlass erhalten, auch wenn während des Essens ein privater Gedankenaustausch stattfindet.
• Bewirtungskosten, die gleichermaßen betrieblich und privat veranlasst sind, können insgesamt nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden. Es handelt sich um gemischte Aufwendungen, die – wenn kein Aufteilungsmaßstab vorhanden ist – nach § 12 EStG insgesamt nicht abgezogen werden dürfen.
• Eine Hochzeitsfeier am Tag der kirchlichen Trauung ist als höchst persönlich motivierte Veranstaltung privat veranlasst, sodass die Aufwendungen hierfür nicht als Werbungskosten absetzbar sind. Anlässlich eines derartigen Ereignisses angefallene Aufwendungen können nur in einem unbedeutenden Maße auf beruflichen Umständen beruhen, was eine Aufteilung nach § 12 Nr. 1 Satz 2 EStG nicht rechtfertigt (FG Köln Urteil vom 11.11.2014 - 2 K 1706/11).

Trennung von geschäftlichen und betrieblichen Bewirtungskosten

Bei den steuerlich abziehbaren Bewirtungskosten dürfen die

• geschäftlichen Bewirtungskosten nur zu 70 % und die
• betrieblichen Bewirtungskosten zu 100 %

als Betriebsausgaben abgezogen werden. Alles, was keine betriebliche Bewirtung ist, wird als geschäftliche Bewirtung eingestuft. Die geschäftlichen Bewirtungen umfassen im Wesentlichen die Bewirtungen zur Pflege und Anbahnung von Geschäftsbeziehungen (BFH Urteil vom 18.09.2007 - I R 75/06). Die Unterscheidung des geschäftlichen und betrieblichen Anlasses bei den Bewirtungskosten wirkt sich zum einen auf die Höhe der abziehbaren Kosten aus. Zum anderen wirkt sie sich auch auf die Aufzeichnungspflichten aus, weil nur die zu 70 % abziehbaren Bewirtungskosten einzeln und gesondert aufgezeichnet werden müssen.

Bewirtung im Rahmen des Leistungsaustauschs

Der Inhaber einer Gaststätte, eines Bistros oder eines Imbissstands verkauft Speisen und Getränke gegen Entgelt. Seine eigenen Aufwendungen für den Einkauf von Speisen und Getränken (= Wareneinsatz) zieht er zu 100 % als Betriebsausgaben ab (R 4.10 Abs. 5 EStR).

• Bei einem entgeltlichen Leistungsaustausch unterbleibt die Kürzung R 4.10
  Abs. 5 EStR).
• Nur wenn die Bewirtung unentgeltlich erfolgt, wird der Abzug auf 70 % eingeschränkt.

Die Bewirtung ist immer dann entgeltlich, wenn die Verpflegung als Bestandteil einer Leistung angeboten wird. D. h., der Unternehmer hat die Bewirtungskosten im Preis der Gesamtleistung einkalkuliert. Das gilt für jede entgeltliche Bewirtung, also nicht nur für den Inhaber eines Restaurationsbetriebs. Ist z. B. im Entgelt für Kongresse und Seminare die Verpflegung enthalten, darf der Veranstalter die Bewirtungsaufwendungen zu 100 % abziehen. Das ist auch dann der Fall, wenn der Unternehmer ein Produkt verkauft und die Produktschulung mit Bewirtung als kostenlose Leistung ausweist (FG Düsseldorf Urteil vom 16.01.2001 - 6 K 2061/97).

Der BFH (BFH Urteil vom 26.04.2018 - X R 24/17) hat festgestellt, dass die Zuführung von potenziellen Kunden ebenfalls eine Gegenleistung für eine Bewirtung darstellt und damit das Abzugsverbot des § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG nicht greift. Fährt ein Busfahrer z.B. eine Raststätte mit potenziellen Kunden an und wird ihm hierfür vom Raststättenbetreiber kostenlose Verpflegung gewährt, stellen die Aufwendungen hierfür beim Raststättenbetreiber aufgrund des Leistungsbezugs zu 100 % abzugsfähige Betriebsausgaben dar.

Geschäftliche Bewirtungskosten: Nur zu 70 % abziehbar

Geschäftliche Bewirtungskosten dürfen nur zu 70 % als Betriebsausgaben abgezogen werden. Nach R 4.10 Abs. 6 EStR handelt es sich um geschäftliche Bewirtungen, wenn der Unternehmer

• Personen bewirtet, zu denen er schon Geschäftsbeziehungen hat oder zu denen er Geschäftsbeziehungen anbahnen will,
• im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit Personen (Besucher) bewirtet und die Grenze zu Aufmerksamkeiten überschritten wird,
• freie Handelsvertreter, freie Mitarbeiter, Berater oder Prüfer (Steuerberater, Rechtsanwälte, Unternehmensberater, Wirtschaftsprüfer oder Betriebsprüfer) bewirtet.

Wird der Geschäftsfreund von seiner Ehefrau begleitet, sind auch diese Bewirtungskosten abziehbar. Soweit jedoch der Ehegatte des Unternehmers teilnimmt, muss dafür ein geschäftlicher Anlass vorliegen. Das ist der Fall, wenn der Ehegatte im Betrieb mitarbeitet oder seine Anwesenheit aus anderen Gründen erforderlich ist (z.B. Ehefrau als Dolmetscherin). Ansonsten sind die Kosten nicht abziehbar.

Nebenkosten der Bewirtung: Kosten von Bedeutung sind zu 100 % abziehbar

Nebenkosten der Bewirtung, die im Verhältnis zum Gesamtpreis von untergeordneter Bedeutung sind, dürfen gem. R 4.10 Abs. 5 EStR nur zu 70 % abgezogen werden. Andere Nebenkosten zieht der Unternehmer zu 100 % ab. Die folgende Checkliste gibt einen Überblick, wie die Zuordnung vorzunehmen ist:

Wann die Bewirtung von Geschäftsfreunden in der eigenen Wohnung anerkannt wird

Der Ort der Bewirtung kann ein Indiz dafür sein, ob es sich um eine private oder geschäftliche Bewirtung handelt. Die Finanzverwaltung stuft eine Bewirtung in der eigenen Wohnung grundsätzlich als privat ein (R 4.10 Abs. 6 Satz 8 EStR). Nur in absoluten Ausnahmefällen wird es möglich sein, die Bewirtungskosten im Privathaushalt als Betriebsausgaben abziehen zu können. Das ist z.B. der Fall, wenn

•  ausländische Geschäftsfreunde die Unterbringung in einem Hotel ablehnen,
• die Verhandlungen aus zwingenden geschäftlichen Interessen geheim gehalten werden sollen,
• der Gesundheitszustand eines Beteiligten oder die Dauer der Verhandlungen eine Bewirtung zu Hause erforderlich macht.

Private Gründe dürfen keine Rolle spielen. Außerdem muss der Unternehmer gegenüber dem Finanzamt die besondere Situation nachweisen oder zumindest glaubhaft machen. Das Finanzamt muss in der Lage sein, festzustellen, dass private Gründe keine Rolle gespielt haben.

Was bei der Bewirtung von Geschäftsfreunden in den eigenen Büroräumen gilt

Kosten einer Bewirtung in den Büro- und Geschäftsräumen kann der Unternehmer zu 70 % als Betriebsausgaben abziehen, wenn es sich um Aufmerksamkeiten handelt zu 100 %. Befinden sich die Büro- und Geschäftsräume in unmittelbarer Nähe zum Wohnbereich, ordnet die Finanzverwaltung die Bewirtung dem eigenen Wohnbereich zu, sodass sie grundsätzlich von einer privaten Bewirtung ausgeht. Die Höhe der Bewirtungskosten kann der Unternehmer durch Einkaufsbelege nachweisen. Hierbei können sich zusätzliche Probleme bei der Abgrenzung zwischen privatem und geschäftlichem Einkauf ergeben. 

Praxis-Tipp: Bewirtungskostenrechnung: Anlass der Bewirtung notieren

Bei einer Bewirtung in den Büro- und Geschäftsräumen ist es besser, sich die Speisen und Getränke komplett liefern zu lassen. Dann liegt eine zutreffende Rechnung vor, aus der sich auch der Umfang der Bewirtung ergibt. Der Anlass der Bewirtung sollte in jedem Fall festgehalten werden.

Bei einer eigenen Kantine setzen sich die Bewirtungskosten aus den Sach- und Personalkosten zusammen. Aus Vereinfachungsgründen dürfen je Person und Bewirtung 15 EUR angesetzt werden (R 4.10 Abs. 6 Satz 9 EStR). Die nicht abziehbaren 30 % (= 4,50 EUR pro Person) sind von den 15 EUR abzuziehen.

Bei einer Bewirtung in einem Restaurant ist der Ort der Bewirtung völlig unproblematisch. Einschränkungen können sich höchstens aus anderen Gründen ergeben.

Wann Bewirtungskosten als angemessen gelten und wann als unangemessen 

Der Teil der Bewirtungskosten, der nach der allgemeinen Verkehrsauffassung unangemessen ist, darf nicht als Betriebsausgabe abgezogen werden. Folgende Punkte sind von Bedeutung:

Eine feste Obergrenze gibt es nicht.

• Die Größe des Unternehmens, die Höhe des Umsatzes und Gewinns müssen berücksichtigt werden.
• Je besser die Geschäfte laufen, desto teurer darf das Essen sein, auch wenn der Unternehmer Kleinkunden bewirtet.
• Je Anlass und Person sollen ca. 100 EUR angemessen sein (FG Hamburg, Urteil v. 5.1.1994, I 184/91). Nach Ablauf von mehr als 20 Jahren wird man inzwischen durchaus einen Betrag von 200 EUR je Anlass und Person als angemessen annehmen können.

Sind Bewirtungsaufwendungen unangemessen hoch, rechnet das Finanzamt den unangemessenen Teil heraus. Der verbleibende (= angemessene) Betrag muss dann noch um 30 % gekürzt werden. Bei einem Besuch in einem Nachtclub steht nicht die Bewirtung im Vordergrund, sodass allenfalls ein geringer Teil der Gesamtkosten berücksichtigt werden kann.

Bewirtung während einer Geschäftsreise des Unternehmers getrennt buchen 

Wenn der Unternehmer während einer Geschäftsreise auch Geschäftsfreunde bewirtet, müssen die Bewirtungskosten getrennt von den Kosten der Geschäftsreise behandelt werden. Der Unternehmer zieht die Bewirtungskosten i. H. v. 70 % als Betriebsausgaben ab. Zusätzlich kann er die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand ungekürzt geltend machen.  

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