Anforderungen an Bewirtungsbelege und weitere Aufzeichnungspflichten

Nachweis der Bewirtungskosten: Welche Angaben gemacht werden müssen

Gem. § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG muss der Unternehmer zur Höhe der Bewirtungskosten und zur betrieblichen Veranlassung die folgenden Angaben festhalten:

• Ort der Bewirtung: Hier gibt der Unternehmer z.B. das eigene Büro oder den Namen und die Anschrift des Restaurants an, wo die Bewirtung stattgefunden hat.
• Tag der Bewirtung: Angabe des Datums; auch Bewirtungen am Wochenende können betrieblich veranlasst sein.
• Anlass der Bewirtung: Die Angabe muss konkret sein. Allgemeine Bezeichnungen wie "Kundenpflege", "Geschäftsessen" oder "Arbeitsessen" reichen nicht aus. Konkret sind z. B. Formulierungen wie: Aufbau einer Filiale, Abstimmung der Lieferbedingungen, Terminplanung für das Objekt XY.
• Höhe der Aufwendungen: Bei Bewirtungen, die nicht in einer Gaststätte stattgefunden haben, sondern in den eigenen Betriebsräumen, müssen Rechnungen über die Speisen und Getränke vorgelegt werden können.
• Teilnehmer der Bewirtung: Es müssen die vollständigen Namen aller Teilnehmer an einer Bewirtung festgehalten werden, also auch des bewirtenden Unternehmers/Freiberuflers (BFH, Urteil v. 1.10.1992, IV R 96/91).

Teilnehmer und Anlass müssen immer genannt werden, auch bei Journalisten, Rechtsanwälten und vergleichbaren Berufen, denen nach § 102 AO zum Schutz bestimmter Berufsgeheimnisse ein Auskunftsverweigerungsrecht zusteht (BFH, Urteil v. 15.1.1998, IV R 81/96). Die Angabe der Adressen ist nicht erforderlich. Der Unternehmer muss jedoch auf Verlangen des Finanzamts die Adressen (zumindest die Firmenadressen) benennen können.

• Größere Gruppen: Bewirtet der Unternehmer eine größere Gruppe, wie z.B. bei Betriebsbesichtigungen und ähnlichen Anlässen, dann reicht es aus, wenn er die Personengruppe näher bezeichnet und die Zahl der Personen angibt (R 4.10 Abs. 9 EStR).
• Zeitnahe Zuordnung und Aufzeichnung: Die Zuordnung der Bewirtungskosten zum geschäftlichen Bereich muss umgehend vorgenommen werden und auch die erforderlichen Angaben müssen zeitnah bis zum Ablauf des Geschäftsjahres (Kalenderjahres) gemacht werden (BFH, Urteil v. 31.7.1990, I R 63/88).
• Kontrolle durch das Finanzamt: Wenn der Betriebsprüfer die Unterlagen kontrolliert, können die Angaben in der Regel nicht mehr nachgeholt werden.

Ausnahmen bei Kleinbetragsrechnungen

Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR brutto muss der Unternehmer nicht als Rechnungsadressat aufgeführt sein. Der Unternehmer kann seinen eigenen Namen als Teilnehmer der Bewirtung auch noch bei der Betriebsprüfung oder im Einspruchsverfahren nachtragen (BFH, Urteil v. 19.3.1998, IV R 40/93).

Besonderheiten bei Bewirtungsbelegen im Restaurant

Gaststättenrechnungen müssen wegen des Vorsteuerabzugs die Voraussetzungen des § 14 Abs. 4 UStG erfüllen. Darüber hinaus müssen Restaurantrechnungen

• maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein; das ist der Fall, wenn sich eine Registriernummer auf der Rechnung befindet,
• den Namen und die Anschrift der Gaststätte sowie die
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Restaurants ausweisen,
• den Namen und die Anschrift des Unternehmers enthalten (diese Angaben dürfen handschriftlich oder durch Stempelaufdruck ergänzt werden, d.h., Name und Anschrift der Gaststätte und des bewirtenden Unternehmers müssen nicht durch die Registrierkasse ausgedruckt sein),
• das Ausstellungsdatum sowie die Rechnungsnummer angeben, der durch die Registrierkasse aufgedruckt werden muss (handschriftliche Ergänzung oder Stempel sind hier unzulässig),
• den Verzehr (Speisen und Getränke) einzeln aufschlüsseln und bezeichnen (Sammelbezeichnungen reichen nicht aus, § 14 Abs. 3 UStG).

Die Höhe des Trinkgelds muss auf der Rechnung stehen. Es kann allerdings auch vom Kellner handschriftlich auf der Rechnung oder auf einem gesonderten Beleg bestätigt werden. Bis zu 10 % des Rechnungsbetrags erkennt das Finanzamt auch als Eigenbeleg an.

Der Unternehmer braucht nur dann keinen Registrierkassenbeleg, wenn der Wirt zu einem späteren Zeitpunkt (nach der Bewirtung) eine Rechnung ausstellt, die der Unternehmer durch Scheck oder Überweisung begleicht (BMF, Schreiben v. 21.11.1994, IV B 2 – S 2145 – 165/94). Der Unternehmer kann sich also Monatsrechnungen ausstellen lassen und damit den formellen Kleinkram umgehen.

Praxis-Tipp: Bewirtungsrechnung muss den Namen des bewirtenden Unternehmers aufführen

Bei einer Gaststättenbewirtung müssen die Aufwendungen durch eine Rechnung nachgewiesen werden, weil ansonsten der Betriebsausgabenabzug entfällt. Außerdem muss die Bewirtungsrechnung auf den Namen des bewirtenden Unternehmers ausgestellt sein (BFH, Urteil v. 18.4.2012, X R 57/09).

Ausnahme: Nur bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR ist es (entsprechend der umsatzsteuerlichen Regelung) nicht erforderlich, den Namen des bewirtenden Unternehmers aufzuführen.

Bei Bewirtungen im Ausland gelten dieselben Regelungen. Besteht aber keine Möglichkeit, im Ausland eine detaillierte, maschinell erstellte und registrierte Rechnung zu erhalten, erkennt das Finanzamt auch die ausländische Rechnung an, wenn sie den Anforderungen nicht voll entspricht (BMF, Schreiben v. 21.11.1994, IV B 2 – S 2145 – 165/94). Der Unternehmer muss gegenüber dem Finanzamt glaubhaft darlegen, warum er die Anforderungen nicht erfüllen kann.

Digitalisierung von Bewirtungsrechnungen

Grundsätzlich ist der Steuerpflichtige verpflichtet seine steuerlich relevanten Buchhaltungsbelege im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (aktuell 10 Jahre) vollständig und lesbar aufzubewahren. Für einen vollständigen Verzicht auf die manuelle Aufbewahrung der papierhaften Belege ist die Vorlage einer Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen notwendig und die Einhaltung diverser Formvorschriften.

Auch ohne Inanspruchnahme des ersetzenden Scannens nutzen Steuerpflichtige auch die Digitalisierung ihrer Bewirtungsbelege, um einen zeitnahen Zugriff auf diese zu erhalten und/oder diese der Buchhaltung auch auf elektronischem Weg übermitteln zu können.

Das Bundesministerium der Finanzen fasst in seinem Schreiben vom 30.6.2021 (BMF, Schreiben v. 30.6.2021, IV C 6 - S 2145/19/10003 :003) die Voraussetzungen für die generelle Digitalisierung von Bewirtungsbelegen für deren steuerliche Anerkennung nunmehr wie folgt zusammen:

• Die Bewirtungsrechnung kann durch digitalen Versand an den Steuerpflichtigen oder durch papierhafte Hingabe und spätere Digitalisierung durch den Steuerpflichtigen digitalisiert werden.
• Wird der Eigenbeleg durch den Steuerpflichtigen digital erstellt oder digitalisiert ist sicherzustellen, dass die Angaben im Nachhinein unveränderbar sind und durch die elektronische Unterschrift oder Genehmigung des Steuerpflichtigen bestätigt werden.
• Der digitalen/digitalisierten Bewirtungsrechnung ist der digitale/digitalisierte Eigenbeleg beizufügen. Die Dokumente sind digital zusammenzuführen oder durch einen Gegenseitigkeitshinweis auf Eigenbeleg und Bewirtungsrechnung zu kennzeichnen.
• Der elektronische Eigenbeleg ist zeitnah zu erstellen bzw. der digitale Bewirtungsbeleg um die notwendigen Angaben zu ergänzen.
• Der Zeitpunkt der Erstellung/Ergänzung des Eigenbelegs ist auf dem Dokument elektronisch aufzuzeichnen
• ebenso wie der Zeitpunkt der Signierung bzw. Genehmigung.
• Das vollständige Dokument ist unveränderbar digital aufzubewahren und
• das Digitalisierungsverfahren muss in eine Verfahrensdokumentation beschrieben werden.

Aufzeichnungspflichten: Separates Buchhaltungskonto muss verwendet werden

Bewirtungsaufwendungen müssen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden (§ 4 Abs. 7 EStG). Diese Aufzeichnungspflicht gilt nur für die geschäftlichen Bewirtungskosten, deren Abzug auf 70 % beschränkt ist. Bei Aufmerksamkeiten sind keine besonderen Aufzeichnungspflichten zu beachten.

Mehrere Rechnungen dürfen nicht zusammengefasst werden

Einzeln aufzeichnen bedeutet, dass mehrere Positionen (Rechnungen) nicht zusammengefasst werden dürfen. Eine Sammelrechnung braucht nicht aufgeteilt zu werden. Sie kann in einer Summe gebucht werden. Bei Kreditkartenabrechnungen ist ebenfalls eine Sammelbuchung möglich, wenn sich die Einzelheiten aus den dazugehörigen Belegen ergeben.

Eigenes Konto in den Aufzeichnungen ist Pflicht

Getrennt von den übrigen Aufwendungen aufzeichnen bedeutet, dass innerhalb der Buchführung ein eigenes Konto bzw. im Journal eine eigene Spalte verwendet werden muss. Einzelne Fehlbuchungen, wie sie in der Praxis nicht auszuschließen sind, sind unschädlich. Ermittelt ein Einnahmen-Überschuss-Rechner seinen Gewinn mit einer einfachen Belegsammlung, muss der Unternehmer die Bewirtungskosten getrennt von den übrigen Aufwendungen erfassen. Dabei kann er

• die Bewirtungsbelege getrennt mithilfe von Trennblättern ablegen oder in einem gesonderten Ordner in zeitlicher Reihenfolge und
• zusätzlich eine Zusammenstellung anfertigen, die der Unternehmer den Belegen vorwegheftet. Auf diese zusätzliche Zusammenstellung darf nicht verzichtet werden (BFH, Urteil v. 12.8.2004, V R 48/02).