Abstimmen Bewirtungskosten: Arbeitnehmerbewirtung zu 100 % Betriebsausgaben! Bild: PhotoDisc Inc.

In Vorbereitung auf den Jahresabschluss ist eine gut abgestimmte Buchhaltung wichtig. Was bei Bewirtungskosten für den Jahresabschluss abgestimmt werden sollte zeigt der heutige Praxis-Tipp.

Bewirtungskosten: So gehen Sie vor

Bewirtungskosten dürfen nur auf den vorgesehenen Konten gebucht werden. Andernfalls riskiert man, dass das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug versagt. Die Aufzeichnungen haben zeitnah zu erfolgen – in der Regel innerhalb eines Monats. Außerdem dürfen auf den Konten "Bewirtungskosten" keine anderen Aufwendungen – insbesondere keine Werbekosten, Zugaben u. Ä. – erfasst werden. Wegen der besonderen Aufzeichnungspflichten für Bewirtungskosten sollten Sie unbedingt Fehlbuchungen vermeiden; eine Korrektur findet in einer Betriebsprüfung nicht immer Gnade.

Bewirtung von Geschäftsfreunden: Betriebsausgabenabzug von 70 %, Vorsteuerabzug zu 100 %

Die für die geschäftliche Bewirtung von Geschäftsfreunden entstehenden angemessenen Aufwendungen können i. H. v. 70 % als Betriebsausgaben abgezogen werden, insbesondere die Aufwendungen für

  • Speisen und Getränke,
  • Tabakwaren,
  • einschließlich des üblichen Trinkgeldes sowie
  • die Nebenkosten für Garderobe und Toilette.

30 % der Aufwendungen sind beim Jahresabschluss als nicht abzugsfähiger Anteil für den Unternehmer und ggf. teilnehmenden Arbeitnehmer zu berücksichtigen. Die Vorsteuer kann allerdings aus den gesamten Bewirtungskosten (100 %) geltend gemacht werden.

Arbeitnehmerbewirtung zu 100 % Betriebsausgaben

Aufwendungen für die ausschließliche Bewirtung von Arbeitnehmern, z. B. bei Betriebsfesten, können voll abgezogen werden, da eine solche Bewirtung nicht geschäftlich, sondern allgemein betrieblich veranlasst ist. Hier gilt allerdings seit 2015 ein lohnsteuerfreier Freibetrag von 110 EUR pro teilnehmenden Arbeitnehmer. Die diesen Freibetrag übersteigenden Kosten sind lohnsteuerpflichtig. Der Arbeitgeber kann allerdings die Lohnsteuer von pauschalen 25 % übernehmen, um die Feierlaune seiner Mitarbeiter nicht zu trüben. In die 110-EUR-Freibetragsgrenze sind allerdings nun auch wieder die Kosten für teilnehmende Partner und Kinder mit einzubeziehen.

Nicht nur zur richtigen Verbuchung, sondern auch zur Ordnungsmäßigkeit der Belege gibt es zusätzliche Vorschriften.

Diese Aufzeichnungen müssen Sie führen

Zum Nachweis der Bewirtungskosten hat der Unternehmer schriftlich aufzuzeichnen:

  • Ort
  • Tag
  • Anlass der Bewirtung
  • die Teilnehmer
  • die Höhe der Aufwendungen

Die verzehrten Speisen und Getränke müssen aus der Rechnung einzeln aufgeschlüsselt hervorgehen. Die Finanzverwaltung erkennt nur noch solche Rechnungen an, die maschinell erstellt und registriert werden. Sie müssen ab einem Betrag von 250 EUR den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen enthalten. Die Namensangabe darf nachgeholt werden – allerdings nur vom Gastwirt.

Bei der zeitnahen Buchung können Sie entweder die nicht abzugsfähigen Bewirtungskosten gleich oder am Monatsende en bloc herausrechnen. Keinesfalls aber dürfen Sie damit bis zum Jahresende warten!

 

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Schlagworte zum Thema:  Jahresabschluss, Bewirtungskosten, Buchhaltung, Buchführung

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