Abstimmung Bewirtungskosten: Welche Kosten vollständig abziehbar sind

Grundsätzlich können Bewirtungskosten für Personen aus geschäftlichem Anlass als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Dabei sind jedoch steuerliche Einschränkungen zu beachten sowie formale Voraussetzungen und Nachweispflichten zu erfüllen.

Eine Bewirtung liegt vor, wenn Personen

• Speisen,
• Getränke,
• sonstige zum sofortigen Verzehr bestimmte Genussmittel sowie
• dazugehörige Nebenleistungen (z. B. Trinkgelder, Garderobengebühren)

verabreicht werden. Die Bereitstellung von Kaffee, Tee, Getränken und Gebäck im Rahmen von Besuchen oder Besprechungen stellt hingegen keine Bewirtung im steuerlichen Sinne dar, sofern der Umfang geringfügig ist und es sich um eine übliche Geste der Höflichkeit handelt.

Bewirtungskosten: Abzug als Betriebsausgaben und Vorsteuer

Von den entstandenen Bewirtungsaufwendungen können 70 % als Betriebsausgaben angesetzt werden, sofern sie je nach Branche und Einzelfall als angemessen gelten. Die übrigen 30 % der Aufwendungen sind steuerlich nicht abzugsfähig und als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben zu behandeln.

Die Vorsteuer kann aus den gesamten Bewirtungskosten geltend gemacht werden, sofern die allgemeinen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug (z. B. ordnungsgemäße Rechnung) erfüllt sind. Ein Vorsteuerabzug ist hingegen ausgeschlossen, wenn die Bewirtungsaufwendungen nicht angemessen sind.

Da Bewirtungskosten gerne im Fokus von Betriebsprüfern stehen, sollten im Rahmen der Abstimmungsarbeiten die steuerlichen Voraussetzungen zur Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen sowie die entsprechenden Nachweispflichten zumindest stichprobenartig überprüft werden. Zudem empfiehlt es sich, einen klaren Prozess zur Annahme von Bewirtungsbelegen im Unternehmen zu definieren. So kann organisatorisch sichergestellt werden, dass nur ordnungsgemäße Belege in die Buchhaltung gelangen.

Arbeitnehmerbewirtungen sind vollumfänglich Betriebsausgaben

Aufwendungen für die ausschließliche Bewirtung von Arbeitnehmern, beispielsweise im Rahmen von Betriebsfesten, können unbegrenzt abgezogen werden, da sie in der Regel nicht geschäftlich, sondern allgemein betrieblich veranlasst sind. Hier gilt ein Freibetrag von 110 EUR pro teilnehmendem Arbeitnehmer.  Lediglich die den Freibetrag übersteigenden Kosten unterliegen der Lohnsteuerpflicht. Der Arbeitgeber kann jedoch die fällige Lohnsteuer pauschal mit 25 % ermitteln und übernehmen, um die Teilnahme der Mitarbeiter nicht im Nachgang mit anfallender Lohnsteuer zu „bestrafen“.

Diese Aufzeichnungen müssen Sie bei Bewirtungskosten führen

Der Unternehmer muss die angemessenen Bewirtungskosten durch Aufzeichnungen belegen und hat dabei folgende Angaben zu machen:

• Ort der Bewirtung,
• Tag der Bewirtung,
• geschäftlicher Anlass der Bewirtung,
• die Teilnehmer (namentliche Nennung),
• die Höhe der Aufwendungen.

Der Anlass der Bewirtung sollte möglichst konkret und detailliert dokumentiert werden. Pauschale Angaben wie "Infogespräch", "Arbeitsessen" oder "Geschäftsessen" genügen den Finanzämtern in der Regel nicht.

Die Rechnung muss die verzehrten Speisen und Getränke einzeln aufgeschlüsselt mit Angabe der Einzelpreise ausweisen. Die Finanzverwaltung erkennt nur Rechnungen an, die maschinell erstellt und registriert wurden. Die früher übliche handschriftliche "Zusammenrechnung" der Kosten auf dem Kellnerblock reicht nicht aus.

Ab einem Betrag von 250 EUR muss die Rechnung den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen enthalten. Zudem unterliegen Bewirtungsrechnungen über 250 EUR seit 2025 der E-Rechnungspflicht und müssen den strukturierten E-Rechnungsformaten, wie beispielsweise XRechnung oder ZUGFeRD, entsprechen

Praxis-Tipp: Quick-Check durch Betriebsprüfer

Bei Betriebsprüfungen ist der Vergleich der angegebenen Personenzahl mit der Anzahl der Hauptgänge auf dem Gastronomiebeleg eine gängige Methode, um die Plausibilität von Bewirtungsbelegen effizient zu überprüfen. Gibt es hier Diskrepanzen, erfolgen in der Regel detaillierte Überprüfungen und gezielte Nachfragen.

Um Bewirtungskosten als Betriebsausgaben geltend machen zu können, müssen Höhe und geschäftliche Veranlassung zeitnah – spätestens im Rahmen der Monatsbuchhaltung – schriftlich nachgewiesen werden. Von einer hastigen Abarbeitung der unterjährig gesammelten Bewirtungsbelege im Rahmen des Jahresabschlusses ist daher abzuraten.

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