Jahresabschluss: Kontoabstimmung der Betriebsausgaben / 6.2.3 Aufzeichnungen und Nachweise

Zum Nachweis der (angemessenen) Bewirtungskosten hat der Unternehmer schriftlich aufzuzeichnen:

• Ort,
• Tag,
• geschäftlicher Anlass der Bewirtung,
• die Teilnehmer (namentliche Nennung),
• die Höhe der Aufwendungen.

Der Anlass der Bewirtung sollte so konkret wie möglich dokumentiert werden. Pauschale Angaben wie "Infogespräch", "Arbeitsessen" oder "Geschäftsessen" reichen den Finanzämtern i. d. R. nicht aus.

Die verzehrten Speisen und Getränke müssen aus der Rechnung einzeln aufgeschlüsselt mit Angabe der Einzelpreise hervorgehen. Die Finanzverwaltung erkennt nur noch solche Rechnungen an, die maschinell erstellt und registriert werden; die früher übliche handschriftliche "Zusammenrechnung" auf dem Kellnerblock reicht nicht aus. Ab einem Betrag von 250 EUR muss die Rechnung zudem den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen enthalten.

Praxis-Tipp

Quick-Check von Betriebsprüfern

Eine beliebte Methode zur schnellen Überprüfung der Ordnungsmäßigkeit von Bewirtungsbelegen ist bei Betriebsprüfern der Vergleich der angegebenen Personenzahl mit der Anzahl der Hauptgänge auf dem Gastronomie-Beleg. Gibt es hier Abweichungen, erfolgen i. d. R. detaillierte Überprüfungen und zielgerichtete Nachfragen.

Bauen Sie diesen schnellen Vergleich in Ihre (stichprobenartigen) Abstimmungsprüfungen mit ein; es geht schnell und Sie kämpfen mit den "Waffen" der Prüfer.

Für die Geltendmachung von Bewirtungskosten als Betriebsausgabe sind Höhe und geschäftliche Veranlassung zeitnah – spätestens im Rahmen des Monatsabschlusses – schriftlich nachzuweisen. Von einer (hastigen) Abarbeitung der unterjährig gesammelten Bewirtungsbelege im Rahmen des Jahresabschlusses ist abzuraten.

Praxis-Beispiel

Unternehmer bezahlt die Restaurantrechnung selbst

Unternehmer Müller, Inhaber der Müller KG, zahlt die Einladung des Kunden Meier zum Mittagessen i. H. v. brutto 119 EUR aus Privatmitteln. Der vollständig und korrekt ausgefüllte Bewirtungsbeleg erreicht nachträglich die Buchhaltung zur Berücksichtigung in der betrieblichen Buchführung.

So buchen Sie richtig

Unternehmer bezahlt die Restaurantrechnung selbst

Buchungsvorschlag SKR 03/04:

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag EUR	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag EUR
4650/6640	Bewirtungskosten	70
1570/1400	Abziehbare Vorsteuer	19
4654/6644	Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten	30	1890/2180	Privateinlage	119