Reisekostenabrechnung: Pflichtangaben und gesetzliche Anforderungen

Dipl.-Bw. (FH) Nikolaus Zöllner
Leiter Finanzen/Administration, Prokurist

Reisekostenabrechnung: Pflichtangaben und Anforderungen — Bild: Corbis Was beim Abstimmen der Reisekosten beachtet werden muss.

Reisekostenabrechnungen, ob vom Arbeitnehmer oder vom Unternehmer, müssen sorgfältig geprüft und exakt gebucht werden. Zu den Vorarbeiten zum Jahresabschluss zählt das Kontrollieren der Pflichtangaben und des vorgenommenen Vorsteuerabzugs. Was bei den Reisekosten abgestimmt werden muss, erfahren Sie hier.

Reisekosten sind alle Aufwendungen, die unmittelbar durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit – außerhalb der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte – entstehen.

Hierzu gehören insbesondere:

Fahrtkosten (auch für Zwischenheimfahrten),
Mehraufwendungen für Verpflegung mit Pauschalbeträgen,
Übernachtungskosten am Reiseziel und während der Reise sowie
Reisenebenkosten.

Aufwendungen, die durch eine Reise nur mittelbar veranlasst sind, wie bspw. Kosten für Reisekleidung, Wäsche oder Koffer, sind grundsätzlich keine Reisekosten.

Vorsteuerabzug aus Reisekosten

Ein Unternehmer kann grundsätzlich die Umsatzsteuer auf die Reisekosten als Vorsteuer abziehen. Entscheidend ist, dass die generellen umsatzsteuerrechtlichen Voraussetzungen für (Kleinbetrags-) Rechnungen erfüllt sind.

Abzugsfähig sind Vorsteuerbeträge aus

Fahrtkosten des Unternehmers und des Personals,
Übernachtungskosten und
Verpflegungskosten.

Fahrtkosten können bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel sowie von Bahn, Taxi, Mietwagen oder Flugzeug entstehen.

Ein Vorsteuerabzug aus Verpflegungspauschalen ist hingegen nicht möglich.

Pflichtangaben einer Reisekostenabrechnung

Eine Reisekostenabrechnung sollte mind. enthalten:

Name des Reisenden,
Zeit, Dauer, Start, Ziel,
Zweck der Reise,
ggf. gefahrene Kilometer,
Bemessungsgrundlage für den Vorsteuerabzug

sowie dazu entsprechende Nachweise wie bspw. Tankquittungen, Fahrscheine, Telefonkosten, Übernachtungskosten, pauschale Verpflegungskosten, Bewirtungsbelege (separates Konto) sowie Eigenbelege über Trinkgelder.