Reisekostenabrechnungen, ob vom Arbeitnehmer oder vom Unternehmer, müssen sorgfältig geprüft und exakt gebucht werden. Zu den Vorarbeiten zum Jahresabschluss zählt das Kontrollieren der Pflichtangaben und des vorgenommenen Vorsteuerabzugs. Was bei den Reisekosten abgestimmt werden muss, finden Sie hier.
Reisekosten: gesetzliche Anforderungen
Reisekosten sind alle Aufwendungen, die durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit – außerhalb der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte – unmittelbar entstehen.
Zu den Reisekosten gehören insbesondere
- die Fahrtkosten – auch für Zwischenheimfahrten,
- die Mehraufwendungen für Verpflegung mit Pauschalbeträgen [Ab 2020 gelten angepasste Verpflegungspauschalen (Gesetz zur weiteren steuerlichen Förderung der Elektromobilität und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften vom 12.12.2020)],
- die Übernachtungskosten am Reiseziel und während der Reise sowie
- die Reisenebenkosten.
Aufwendungen, die durch die Reise nur mittelbar veranlasst sind, sind keine Reisekosten, z.B. die Kosten für
- Reisekleidung,
- Wäsche,
- Koffer.
Vorsteuerabzug aus den tatsächlichen Verpflegungskosten abzugsfähig
Der Unternehmer kann grundsätzlich die Umsatzsteuer auf die Reisekosten als Vorsteuer abziehen, die ihm für Leistungen aus Anlass einer Geschäftsreise entstanden sind.
Entscheidend ist, dass die generellen umsatzsteuerrechtlichen Voraussetzungen für (Kleinbetrags-)Rechnungen erfüllt sind. Abzugsfähig sind Vorsteuerbeträge aus Fahrtkosten des Unternehmers und des Personals, Übernachtungs- und Verpflegungskosten. Fahrtkosten können bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel, Bahn, Taxi, Mietwagen oder Flugkosten entstehen. Ein Vorsteuerabzug aus Verpflegungspauschalen ist hingegen nicht möglich.
Pflichtangaben in den Reisekostenabrechnungen kontrollieren
Eine Reisekostenabrechnung sollte mindestens enthalten:
- Name des Reisenden,
- Zeit, Dauer, Ziel und Zweck der Reise, ggf. gefahrene Kilometer,
- Bemessungsgrundlage für den Vorsteuerabzug,
dazu entsprechende Nachweise, wie beispielsweise Tankquittungen, Fahrscheine, Telefonkosten, Übernachtungs- und pauschale Verpflegungskosten, Bewirtungsbelege (separates Konto), Eigenbelege über Trinkgelder.