Reisekosten - so gehen Sie beim Abstimmen vor Bild: Michael Bamberger

Reisekostenabrechnungen, ob vom Arbeitnehmer oder vom Unternehmer, müssen sorgfältig geprüft und exakt gebucht werden. Zu den Vorarbeiten zum Jahresabschluss zählt das Kontrollieren der Pflichtangaben und des vorgenommenen Vorsteuerabzugs. Was bei den Reisekosten abgestimmt werden muss finden Sie hier.

Reisekosten - so gehen Sie beim Abstimmen vor

Reisekosten sind alle Aufwendungen, die durch die Reise unmittelbar veranlasst sind.

Zu den Reisekosten gehören insbesondere

  • die Fahrtkosten – auch für Zwischenheimfahrten,
  • die Mehraufwendungen für Verpflegung mit Pauschalbeträgen,
  • die Übernachtungskosten am Reiseziel und während der Reise sowie
  • die Reisenebenkosten.

Aufwendungen, die durch die Reise nur mittelbar veranlasst sind, sind keine Reisekosten, z.  B. die Kosten für

  • Reisekleidung,
  • Wäsche,
  • Koffer.

Vorsteuerabzug aus den tatsächlichen Verpflegungskosten abzugsfähig

Der Unternehmer kann die Umsatzsteuer auf die Reisekosten als Vorsteuer abziehen, die ihm für Leistungen aus Anlass einer inländischen Geschäftsreise erwachsen sind. Abzugsfähig sind nur noch Vorsteuern aus Fahrtkosten des Unternehmers und des Personals, soweit die Fahrten mit Fahrzeugen des Unternehmers oder mit Bus, Bahn, Taxi etc. erfolgt sind. Die Rechnung muss jeweils auf den Unternehmer lauten.

Der Unternehmer kann zudem noch die Vorsteuer aus den tatsächlichen Verpflegungskosten abziehen, soweit die Rechnung auf das Unternehmen ausgestellt ist. Ein Vorsteuerabzug aus den Verpflegungspauschalen ist nicht möglich.

Pflichtangaben in den Reiskostenabrechnungen kontrollieren

Eine Reisekostenabrechnung muss enthalten:

  • Name des Reisenden,
  • Zeit, Dauer, Ziel und Zweck der Reise, ggf. gefahrene Kilometer,
  • Bemessungsgrundlage für den Vorsteuerabzug,

dazu ggf. Tankquittungen, Fahrscheine, Telefonkosten, Übernachtungs- und pauschale Verpflegungskosten, Bewirtungsbelege (separates Konto), Eigenbelege über Trinkgelder.

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Schlagworte zum Thema:  Jahresabschluss, Reisekosten, Buchhaltung, Buchführung

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