Reisekosten abstimmen: Pflichtangaben und gesetzliche Anforderungen der Reisekostenabrechnungen

Reisekosten: Angaben prüfen

Reisekosten sind alle Aufwendungen, die unmittelbar durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit – außerhalb der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte – entstehen.

Hierzu gehören insbesondere:

• Fahrtkosten (auch für Zwischenheimfahrten),
• Mehraufwendungen für Verpflegung mit Pauschalbeträgen,
• Übernachtungskosten am Reiseziel und während der Reise sowie
• Reisenebenkosten.

Aufwendungen, die durch eine Reise nur mittelbar veranlasst sind, wie bspw. Kosten für Reisekleidung, Wäsche oder Koffer, sind grundsätzlich keine Reisekosten.

Vorsteuerabzug aus Reisekosten

 Unternehmer können grundsätzlich die Umsatzsteuer auf die Reisekosten als Vorsteuer abziehen, die ihnen für Leistungen aus Anlass einer Geschäftsreise entstanden sind. Voraussetzung ist, dass die allgmeinen umsatzsteuerrechtlichen Voraussetzungen für (Kleinbetrags-) Rechnungen erfüllt sind. 

Abzugsfähig sind Vorsteuerbeträge aus

• Fahrtkosten des Unternehmers und des Personals,
• Übernachtungskosten und
• Verpflegungskosten.

Fahrtkosten können bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel sowie von Bahn, Taxi, Mietwagen oder Flugzeug entstehen.

Ein Vorsteuerabzug aus Verpflegungspauschalen ist hingegen nicht möglich.

Pflichtangaben einer Reisekostenabrechnung

Eine Reisekostenabrechnung sollte mindestens folgendeAngaben enthalten:

• Name des Reisenden,
• Zeit, Dauer, Start, Ziel,
• Zweck der Reise,
• ggf. gefahrene Kilometer,
• Bemessungsgrundlage für den Vorsteuerabzug

Zudem sind entsprechende Nachweise wie bspw. Tankquittungen, Fahrscheine, Telefonkosten, Übernachtungskosten, pauschale Verpflegungskosten, Bewirtungsbelege (separates Konto) oder Eigenbelege über Trinkgelder vorzuhalten.