Vorteil 3 für die Kleinstkapitalgesellschaft: Hinterlegung statt Offenlegung

Statt Offenlegung ist alternativ eine Hinterlegung möglich

Nach § 326 Abs. 2 HGB kann von diesen Unternehmen statt der üblichen Offenlegung (Übermittlung der Daten als jederzeit abrufbare Information im Internet an den Betreiber des Unternehmensregisters) alternativ eine Hinterlegung erfolgen. Bei einer Hinterlegung der Bilanz von Kleinstkapitalgesellschaften ist diese nur auf Antrag an das Unternehmensregister als kostenpflichtige elektronische Kopie erhältlich. Die Einsichtnahme und damit die Antragstellung ist jedermann gestattet. So sind etwa keine Begründungen oder Nachweise über ein begründetes Interesse für die Einsichtnahme vorzulegen. Allerdings hat vor der Antragstellung eine Registrierung beim Unternehmensregister zu erfolgen, wobei eine Übermittlung der registrierten Daten der Antragsteller bzw. der Anträge an die Kleinstkapitalgesellschaften nicht vorgesehen ist. Damit bleiben die Antragsteller den hinterlegenden Unternehmen gegenüber hinsichtlich Namen und Anzahl anonym.

Mitteilung an den Betreiber des Unternehmensregisters: Beispiel

Die Kleinstkapitalgesellschaften haben zusätzlich zu der Bilanz dem Betreiber des Unternehmensregisters (aktuell weiterhin der Bundesanzeiger-Verlag) gegenüber die Mitteilung zu machen, dass sie 2 der 3 in § 267a Abs. 1 HGB genannten Merkmale für die maßgeblichen Abschlussstichtage nicht überschreiten. Dazu ist eine einfache Erklärung ausreichend:

„Mitteilung gem. § 326 Abs. 2 Satz 2 HGB: Die NN GmbH hat am aktuellen Abschlussstichtag (31.12.2019) und am Vorjahresstichtag jeweils zwei der drei in § 267a Abs. 1 HGB genannten Merkmale unterschritten, darf somit die Erleichterungen als Kleinstkapitalgesellschaft in Anspruch nehmen und beantragt die Hinterlegung der Bilanz.“

Alternativ kann auch bei der Übermittlung im Portal des Unternehmensregisters ( www.publikations-plattform.de) bereits die entsprechende Rubrik gewählt werden. Eine Pflicht zur Übermittlung der konkreten Umsatz- und Mitarbeitergrößen des Unternehmens ist nicht festgeschrieben, um die Unternehmen von unnötigem Verwaltungsaufwand zu entlasten. Allerdings kann es durch den Betreiber des Unternehmensregisters zu Prüfungen und Nachfragen kommen. Zu hinterlegende Rechnungslegungsunterlagen von Kleinstunternehmen sind letztmals für das vor dem 01.01.2022 beginnende Geschäftsjahr beim Bundesanzeiger einzureichen. Nachfolgende Geschäftsjahre müssen zur Hinterlegung direkt an das Unternehmensregister übermittelt werden.

Kleinstkapitalgesellschaften müssen sich gem. § 6 Abs. 1 Satz 2 Justizverwaltungskostenordnung an den Kosten des Unternehmensregisters beteiligen.

Einreichungsformate der von Kleinstkapitalgesellschaften an den Betreiber des Unternehmensregisters übermittelten Daten

Jahresabschlüsse (mind. die Bilanz), die beim Unternehmensregister von Kleinstkapitalgesellschaften zur Hinterlegung eingereicht werden, benötigen ein Dateiformat, das die Archivierung der Daten ermöglicht. Derzeit nimmt der Betreiber des Unternehmensregisters, der weiterhin der Bundesanzeiger-Verlag ist, als elektronische MS-Word-Dokumente ab Microsoft Office 2000 (Version 9), PDF- und RTF-Dokumente sowie auf Basis der bundesanzeigerspezifischen DTD und XSD oder eines bundesanzeigerspezifischen Webformulars erstellte XML/XBRL-Daten ("XML/XBRL-Format") entgegen. Zudem wird das einheitliche elektronische Datenformat (XHTML/iXBRL) angenommen ( Allgemeine Geschäftsbedingungen Bundesanzeiger).

Hinsichtlich des Umfangs der einzureichenden Unterlagen ergeben sich die dargestellten Einreichungspflichten:

*: soweit nicht aus dem eingereichten Jahresabschluss ersichtlich und die AG börsennotiert ist (alle Infos zum Jahresabschluss finden Sie auf dieser Themenseite).

Eine Pflicht zur Inanspruchnahme der Erleichterungen besteht grundsätzlich nicht, so dass auch der komplette Jahresabschluss zur Hinterlegung oder Veröffentlichung übermittelt werden könnte.

Zweigniederlassungen

Das MicroBilG basiert auf einer europäischen Richtlinie, die von den Mitgliedsstaaten in das jeweilige Landesrecht unter Nutzung gewisser Wahlrechte umzusetzen ist. Daher findet für Kleinstkapitalgesellschaften nicht zwangsläufig eine Harmonisierung innerhalb der EU statt, weshalb der Gesetzgeber in § 325a Abs. 3 HGB klarstellt, dass die Offenlegungspflichten für ausländische Unternehmen mit inländischen Zweigniederlassungen weiterhin bestehen, solange im EU-Ausland noch Offenlegungspflichten bestehen.