Die Berechnung der Urlaubsrückstellung kann entweder als Individualberechnung für jeden einzelnen Arbeitnehmer oder als Durchschnittsberechnung für die gesamte Belegschaft bzw. Teile der Belegschaft durchgeführt werden. Beim Durchführen der Individualmethode wird nochmals unterschieden zwischen Handels- und Steuerrecht.
Urlaubsrückstellung berechnen nach Handelsrecht
Zur Berechnung der Rückstellung je Arbeitnehmer ist der "Gesamtaufwand zur Erfüllung der vom Arbeitgeber geschuldeten Leistung aus dem Arbeitsverhältnis" durch die Zahl der tatsächlichen Arbeitstage des betrachteten Arbeitnehmers zu dividieren. Das Ergebnis ist mit der Zahl der Resturlaubstage des betrachteten Arbeitnehmers zu multiplizieren.
Praxis-Beispiel: Berechnung einer Urlaubsrückstellung nach Handelsrecht
Für die Berechnung der Rückstellung hat die X-GmbH zum 31.12.22 nachstehende Personaldaten erhoben:
Mitarbeiter | Müller |
| Bruttogehalt 2022 | 50.000 EUR |
| feststehende Entgelterhöhung in 2023 (5 %) | 2.500 EUR |
| freiwilliges 13. Monatsgehalt in 2023 | 4.375 EUR |
| Beitrag zur Berufsgenossenschaft | 400 EUR |
| Resturlaub 31.12.2022 | 10 Tage |
| Wochenarbeitstage | 5 Tage |
| Jahresurlaub Folgejahr 2023 | 30 Tage |
| erwartete Krankheitstage in 2023 (nach dem Durchschnitt der letzten 3 Jahre) | 3 Tage |
Daraus ergibt sich folgender "Gesamtaufwand zur Erfüllung der vom Arbeitgeber geschuldeten Leistung aus dem Arbeitsverhältnis":
| Bruttogehalt in 2022 | 50.000 EUR | |
| + | feststehende Gehalterhöhung in 2023 (5 %) | 2.500 EUR |
| + | freiwillig gezahltes 13. Monatsgehalt in 2023 | 4.375 EUR |
| + | AG-Anteil Sozialversicherung (vereinfacht) | 11.375 EUR |
| + | Beitrag zur Berufsgenossenschaft | 400 EUR |
| + | anteilige allgemeine Verwaltungskosten | 200 EUR |
| = | Gesamtaufwand zur Erfüllung der vom Arbeitgeber geschuldeten Leistung aus dem Arbeitsverhältnis in 2023 | 68.850 EUR |
Ermittlung der Anzahl der tatsächlichen Arbeitstage:
| Wochenarbeitstage | 5 | |
| * | 52 Wochen | 260 |
| - | Feiertage | 10 |
| - | Jahresurlaub Folgejahr 2023 | 30 |
| - | Erwartete Krankheitstage in 2023 | 3 |
| = | tatsächliche Arbeitstage in 2023 | 217 |
Ermittlung der Höhe der Urlaubsrückstellung:
| Gesamtaufwand zur Erfüllung der vom Arbeitgeber geschuldeten Leistung aus dem Arbeitsverhältnis in 2023 | 68.850 EUR | |
| ÷ | tatsächliche Arbeitstage in 2023 | 217 |
| = | Gesamtaufwand zur Erfüllung der vom Arbeitgeber geschuldeten Leistung aus dem Arbeitsverhältnis je Tag bzw. Tageswert | 317,28 EUR |
| * | Resturlaubstage zum 31.12.2022 | 10 |
| = | Rückstellungsbetrag je Arbeitnehmer | 3.172,81 EUR |
Da Herr Müller den Urlaub bis zum 31.3.2023 nehmen wird, verzichtet die X-GmbH auf eine Abzinsung.
Urlaubsrückstellung berechnen nach Steuerrecht
Zur Berechnung der Rückstellung (je Arbeitnehmer) ist das Urlaubsentgelt je Arbeitnehmer durch die Zahl der anzusetzenden Arbeitstage des jeweiligen Arbeitnehmers zu dividieren. Das Ergebnis ist mit der Zahl der Resturlaubstage des Arbeitnehmers zum Bilanzstichtag zu multiplizieren.
Praxis-Beispiel: Berechnung einer Urlaubsrückstellung nach Steuerrecht
Es gelten die Personaldaten des vorherigen Beispiels.
Für die Ermittlung des steuerlichen Werts der Rückstellung zum 31.12.22 für den bis dahin nicht genommenen Jahresurlaub von Herrn Müller berücksichtigt die X-GmbH abweichend zur handelsrechtlichen Berechnung folgende Faktoren nicht:
- Die feststehende Entgelterhöhung in 2023.
- Das am 31.12.22 bereits zugesagte, freiwillige 13. Monatsgehalt (Weihnachtsgeld), das alle Arbeitnehmer der X-GmbH im Wirtschaftsjahr 2023 zusätzlich erhalten.
- Die im Zuge der handelsrechtlichen Bewertung (zu Vollkosten) berücksichtigten allgemeinen Verwaltungskosten.
Daraus ergeben sich folgendes Urlaubsentgelt zur Erfüllung der vom Arbeitgeber geschuldeten Leistung:
| Bruttogehalt in 2022 | 50.000 EUR | |
| + | AG-Anteil Sozialversicherung (vereinfacht) | 10.000 EUR |
| + | Beitrag zur Berufsgenossenschaft | 400 EUR |
| = | Urlaubsentgelt | 60.400 EUR |
Ermittlung der Anzahl der regulären Arbeitstage:
| Wochenarbeitstage | 5 | |
| * | 52 Wochen | 260 |
| - | Feiertage | 10 |
| = | reguläre Arbeitstage | 250 |
Ermittlung des steuerlichen Werts der Urlaubsrückstellung:
| Urlaubsentgelt in 2022 | 60.400 EUR | |
| ÷ | reguläre Arbeitstage | 250 |
| = | Urlaubsentgelt je Tag bzw. Tageswert | 241,60 EUR |
| * | Resturlaubstage zum 31.12.2022 | 10 |
| = | Rückstellungsbetrag je Arbeitnehmer | 2.416 EUR |
Da Herr Müller den Urlaub bis zum 31.3.2023 nehmen wird, verzichtet die X-GmbH auf eine Abzinsung.
Durchschnittsberechnung einer Urlaubsrückstellung nach Handelsrecht
Der handelsrechtliche Wert der Rückstellung kann für die Gruppe der Gehaltsempfänger vereinfacht durch die Bildung eines durchschnittlichen Tageswerts für die Arbeitnehmer der Gruppe der Gehaltsempfänger berechnet werden. Dazu wendet die X-GmbH grundsätzlich das gleiche Berechnungsschema an wie im Fall der Individualberechnung; bestimmt die wesentlichen Parameter für die Berechnung, wie z. B. das Bruttoarbeitsentgelt, jedoch für die gesamte Gruppe. Daraus ergibt sich ein "Gesamtaufwand zur Erfüllung der vom Arbeitgeber geschuldeten Leistung" für die Gruppe der Gehaltsempfänger.
Auch die Ermittlung der tatsächlichen Arbeitstage ermittelt die X-GmbH als Durchschnittswert basierend auf der Gruppe der Gehaltsempfänger. Insbesondere bestimmt sie die erwarteten Krankheitstage auf Grundlage der Ausfalltage der gesamten Gruppe der Gehaltsempfänger.
Der Rückstellungsbetrag für die Gruppe der Gehaltsempfänger ergibt sich dann wie folgt:
| Gesamtaufwand zur Erfüllung der vom Arbeitgeber geschuldeten Leistung der Gruppe der Gehaltsempfänger | |
| ÷ | tatsächliche Arbeitstage der Gruppe der Gehaltsempfänger*Resturlaubstage der Gruppe der Gehaltsempfänger |
| * | Resturlaubstage der Gruppe der Gehaltsempfänger |
| = | Rückstellungsbetrag für die Gruppe der Gehaltsempfänger |
