Urlaubsrückstellung: Rückstellungsbetrag berechnen

Nachdem die Eckdaten ermittelt sind, muss der Rückstellungsbetrag für die Urlaubsrückstellung berechnet werden. In diesem Praxis-Beispiel zur Berechnung des Rückstellungsbetrags nach der Individual- und nach der Durchschnittsmethode, erfahren Sie, wie dies genau funktioniert.

Berechnen der Urlaubsrückstellung

Zur Berechnung der Rückstellung (je Mitarbeiter) ist das maßgebliche Urlaubsentgelt durch die Zahl der anzusetzenden Arbeitstage zu dividieren. Das Ergebnis ist mit der Zahl der Resturlaubstage zu multiplizieren.

Die Restlaufzeit der Urlaubsrückstellung beträgt i. d. R. weniger als 12 Monate. Deshalb kommt weder handelsrechtlich nach § 253 Abs. 2 Satz 1 HGB noch steuerrechtlich nach § 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. e EStG eine Abzinsung in Betracht.

Praxis-Beispiel: Berechnen der Urlaubsrückstellung nach Steuerrecht

Hans Groß ist alleiniger Gesellschafter-Geschäftsführer der X-GmbH. Von den 21 Mitarbeitern der X-GmbH haben die Angestellten Wolfgang Müller, Franz Fox und Max Meier am 31.12.01 ihren Urlaub für das Wirtschaftsjahr 01 noch nicht vollständig genommen. Die X-GmbH ermittelt ihre Urlaubsrückstellung jeweils gesondert für die Mitarbeitergruppen Gesellschafter-Geschäftsführer, Gehaltsempfänger und Lohnempfänger, wobei für die anzusetzenden Arbeitstage aus Vereinfachungsgründen bei einer 5-Tage-Woche 250 Tage und bei einer 6-Tage-Woche 300 Tage angesetzt werden. Alle Arbeitnehmer der X-GmbH erhalten im Wirtschaftsjahr 01 außer ihrem Monatsgehalt ein freiwillig gezahltes 13. Monatsgehalt als Weihnachtsgeld aufgrund der guten wirtschaftlichen Entwicklung.

Die Personaldaten zum abgelaufenen Wirtschaftsjahr 01 sehen folgendermaßen aus:

Daraus ergibt sich folgendes maßgebliches Urlaubsentgelt:

Ermittlung der anzusetzenden Arbeitstage (reguläre Arbeitstage):

Ermittlung der Urlaubsrückstellung:

Berechnung nach der Durchschnittsmethode:

In diesem Fall wird die Durchschnittmethode für die 3 Angestellten angewendet, die der Gruppe der "Gehaltsempfänger" zuzuordnen sind. Die benötigten Rechengrößen können der Individualberechnung entnommen werden:

Die Urlaubsrückstellung für den Gesellschafter-Geschäftsführer wird auch bei der Durchschnittsmethode gesondert ermittelt.

Hinweis: Jahresarbeitsentgelt und jährliche Arbeitstage als Berechnungsgrundlage

In der Regel wird – wie dargestellt – in Übereinstimmung mit der BFH-Rechtsprechung und dem Schrifttum bei der Berechnung auf das Jahresarbeitsentgelt zurückgegriffen und dieses auf die Anzahl der jährlichen Arbeitstage bezogen. Dadurch errechnet sich das Urlaubsentgelt als Tageswert, der wiederum mit den Resturlaubstagen multipliziert wird.

Das Abstellen auf das Jahresarbeitsentgelt ist eine vereinfachte Form der Ermittlung. Denn soweit Tarif- oder Einzelverträge keine besonderen Vereinbarungen vorsehen, bemisst sich das Urlaubsentgelt nach dem BUrlG aus dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst der letzten 13 abgerechneten Wochen vor Antritt des Urlaubs.

Für die Ermittlung der Urlaubsrückstellung tritt anstelle des Urlaubsbeginns der Bilanzstichtag. Demzufolge sind für die Berechnung der Urlaubsrückstellung auf Basis dieses Zeitraums grundsätzlich die Verhältnisse des Zeitraums 1.10. bis 31.12. maßgeblich.

Soweit sich das danach ergebende Urlaubsentgelt pro Tag nicht signifikant von den auf Basis des Jahresarbeitsentgelts errechneten Urlaubsentgelt pro Tag unterscheidet, kann die Berechnung aus Vereinfachungsgründen (wie in der Praxis üblich) auf Basis der Jahreswerte erfolgen.