Geschenke (richtig) buchen: So gehen Sie vor

Bewirtung und Geschenke: Genaue Zuordnung der Kosten

Gemäß geltender steuerlicher Vorschriften sind Geschenke und Bewirtungen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben auf gesonderten Konten zu verbuchen. Darüber hinaus bestehen besondere Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten. Sollten diese Voraussetzungen nicht erfüllt werden, ist die steuerliche Anerkennung als Betriebsausgabe gefährdet.

Die Aufzeichnungen sind grundsätzlich zeitnah zu erstellen – in der Regel innerhalb eines Monats. Zudem sollten auf den Konten "Geschenke" oder "Bewirtungen" keine anderen Aufwendungen wie beispielsweise Werbekosten oder Zugaben erfasst werden.

Aufgrund der besonderen Aufzeichnungspflichten für Geschenke und Bewirtungen sollte sorgfältig darauf geachtet werden, Fehlbuchungen zu vermeiden. Eine korrekte und transparente steuerliche Abbildung der Aufwendungen für Geschenke wird Betriebsprüfer positiv stimmen.

Geschenke: Freigrenze beachten

Aus steuerlicher Sicht sind Geschenke unentgeltliche Zuwendungen an einen Dritten, die aus betrieblichen Gründen erfolgen und keine Gegenleistung erfordern.

Geschenke bis 50 EUR (bis 2023: 35 EUR) je Empfänger abziehbar

Grundsätzlich können Geschenke bis zu einem Wert von 50 EUR (Freigrenze bis 2023: 35 EUR ) je Empfänger und je Geschäftsjahr steuerlich als Betriebsausgabe angesetzt werden. Wird diese Grenze auch nur geringfügig – überschritten, entfallen Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug in vollem Umfang. Um die Einhaltung der Grenze nachvollziehen zu können, verlangt das Finanzamt zu den einzelnen Geschenken Nachweise, u. a. eine Liste der jeweiligen Empfänger.

Eine Empfängerliste ist hingegen nicht erforderlich, wenn Geschenke nur einen geringen Wert haben. Dies ist beispielsweise bei Streuwerbeartikeln bis zu einem Wert von 10 EUR (Kugelschreiber, Taschenkalender, Tassen, Schlüsselanhänger) der Fall. Hier wird unterstellt, dass die Freigrenze für Geschenke bei einer Vielzahl an Empfängern nicht überschritten wird.

Geschenke pauschal versteuern

Erhalten Geschäftsfreunde Sachgeschenke, muss der Beschenkte im Regelfall den Wert des Geschenks versteuern. Dann ist die Freude über das erhaltene Geschenk schnell dahin. Um die Besteuerung zu verhindern, kann der Schenkende sämtliche Geschenke des Jahres einheitlich mit 30 % nach § 37b EStG pauschal versteuern und damit die Steuerpflicht des Beschenkten übernehmen. In diesem Fall ist die Steuerübernahme beim Beschenkten anzuzeigen.

Eine Pauschalierung ist ausgeschlossen, wenn der Wert eines einzelnen Geschenks oder die Geschenke je Empfänger und Jahr 10.000 EUR übersteigen.

Geschenke an Arbeitnehmer: vollständig abziehbar

Geschenke des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer sind in der Regel als Betriebsausgaben abziehbar. Sofern Sachzuwendungen für einen besonderen Anlass üblich sind und den Wert von 60 EUR pro Arbeitnehmer nicht überschreiten, sind sie als steuerfreie freiwillige soziale Aufwendung zu erfassen und somit auch beim Arbeitnehmer nicht zu versteuern. Unter Einhaltung weiterer Voraussetzungen sind Sachbezüge bis 50 EUR im Monat lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Bei unüblichen Sachzuwendungen oder Geschenken, die den Betrag von 60 EUR übersteigen, ist die Buchung als steuerpflichtiger Arbeitslohn auf den entsprechenden Lohn- oder Gehaltskonten vorzunehmen.

Streuartikel, Zugaben und ­Aufmerksamkeiten

Streuartikel, Zugaben und Aufmerksamkeiten werden im steuerlichen Sinn nicht als Geschenke eingestuft. Damit unterliegen sie nicht den hohen Anforderungen zur Anerkennung als Betriebsausgabe. Steuerlich wird wie folgt unterschieden:

• Streuartikel sind Gegenstände geringen Werts bis 10 EUR und werden üblicherweise in großer Anzahl an eine nicht bekannte und nicht namentlich benannte Empfängergruppe verschenkt. Für diese Artikel besteht kein unmittelbarer Zusammenhang mit dem Verkauf von Waren oder Dienstleistungen. Ziel ist es, mit den Artikeln einen allgemeinen Werbeeffekt zu erzielen.
• Zugaben werden dagegen im Zusammenhang mit dem Verkauf von Waren kostenlos beigegeben. Sie sind deshalb als Kosten der Warenabgabe zu behandeln und uneingeschränkt als Betriebsausgabe abzugsfähig.
• Als Aufmerksamkeit wird die Bereitstellung von Kaffee, Gebäck, kleinen Snacks oder Bonbons für Kinder zusammengefasst. Der Übergang zur Bewirtung mit Speisen, die besonderen Abzugsbeschränkungen unterliegt, kann bereits bei Bockwürsten oder belegten Brötchen erreicht sein. Da Aufmerksamkeiten einen geringen Wert haben, werden sie nicht als Geschenke eingestuft. Eine Empfängerliste ist daher nicht erforderlich.