In Vorbereitung auf den Jahresabschluss ist eine gut abgestimmte Buchhaltung wichtig. Was bei Geschenken für den Jahresabschluss abgestimmt werden sollte, zeigt der heutige Praxis-Tipp.
Bewirtung und Geschenke: Genaue Zuordnung der Kosten
Geschenke und Bewirtungen müssen aufgrund steuerlicher Vorschriften einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben auf speziellen Konten gebucht werden. Zudem bestehen besondere Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten. Werden diese Vorgaben nicht erfüllt, ist die steuerliche Anerkennung als Betriebsausgabe gefährdet.
Die Aufzeichnungen haben grundsätzlich zeitnah zu erfolgen – i. d. R. innerhalb eines Monats. Außerdem sollten auf den Konten "Geschenke" oder "Bewirtungen" keine anderen Aufwendungen wie beispielsweise Werbekosten oder Zugaben erfasst werden. Wegen der besonderen Aufzeichnungspflichten für Geschenke und Bewirtungen sollte besonders darauf geachtet werden, Fehlbuchungen zu vermeiden. Eine korrekte und saubere steuerliche Abbildung der Aufwendungen für Geschenke und Bewirtungen wird einen Betriebsprüfer positiv stimmen.
Geschenke: Freigrenze beachten
Geschenke sind unentgeltliche Zuwendungen an einen Dritten.
Arbeitsschritte | erledigt |
Bereinigen Sie die Konten "Geschenke" und "Bewirtungskosten" von eventuellen fremden Buchungen wie beispielsweise Streuartikel, Zugaben und Aufmerksamkeiten, indem Sie diese auf die entsprechenden Sachkonten umbuchen. | |
Buchen Sie Geschenke an Dritte mit einem Gesamtwert von über 35 EUR pro Empfänger sowie Sachgeschenke an Arbeitnehmer um. | |
Wurden die Höchstgrenzen überschritten, kommt für Geschenke ggfs. eine Pauschalversteuerung in Betracht (§ 37b EStG). | |
Liegen hinsichtlich der Geschenke ausreichende Dokumentationen über Höhe und Empfänger vor? |
Geschenke bis 35 EUR (ggf. 50 EUR ab 2024) je Empfänger abziehbar
Grundsätzlich können Geschenke bis 35 EUR (geplante Anhebung der Freigrenze auf 50 EUR ab 1.1.2024, s. dazu unsere News zum Regierungsentwurf für ein Wachstumschancengesetz) je Empfänger und je Wirtschaftsjahr steuerlich als Betriebsausgabe abgezogen werden. Wird diese Grenze – auch nur geringfügig – überschritten, entfällt der Abzug in vollem Umfang. Um die Einhaltung der Grenze nachvollziehen zu können, verlangt das Finanzamt zu den einzelnen Geschenken Nachweise, u.a. eine Liste der jeweiligen Empfänger.
Eine Empfängerliste ist hingegen nicht erforderlich, wenn aufgrund des geringen Wertes eines Geschenks (Streuwerbeartikel, wie z.B. Taschenkalender, Kugelschreiber) die Vermutung besteht, dass die Freigrenze von 35 EUR bei der Vielzahl an Empfängern nicht überschritten wird.
Geschenke pauschal versteuern
Werden Geschäftsfreunden Geschenke gemacht, muss der Beschenkte unter Umständen den Wert des Geschenks versteuern. In diesem Fall ist die Freude über das erhaltene Geschenk dann schnell dahin. Um die Besteuerung zu verhindern, kann der Schenkende sämtliche Geschenke des Jahres einheitlich mit 30 % zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer pauschal versteuern – und damit die Steuerpflicht des Beschenkten übernehmen. Die Pauschalierung ist ausgeschlossen, wenn der Wert eines einzelnen Geschenks oder die Geschenke je Empfänger und Jahr 10.000 EUR übersteigen.
Weitere übersichtliche Informationen dazu wie Geschenke und Aufmerksamkeiten als Sachzuwendung an Arbeitnehmer und Geschäftsfreunde steuerlich unterschiedlich zu behandeln sind und welche unterschiedlichen Grenzwerte beim Betriebsausgabenabzug zu beachten sind, erhalten Sie in dieser kostenlosen Infografik. |
Geschenke an Arbeitnehmer: vollständig abziehbar
Geschenke des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer sind im Normalfall für den Unternehmer in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehbar. Sofern Sachzuwendungen für einen besonderen Anlass üblich sind und den Wert von 60 EUR pro Arbeitnehmer nicht überschreiten, sind sie als steuerfreie freiwillige soziale Aufwendung zu erfassen und somit auch beim Arbeitnehmer nicht zu versteuern. Sachbezüge sind unter Einhaltung weiterer Voraussetzungen bis 50 EUR monatlich lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Bei unüblichen Sachzuwendungen oder Geschenken über 60 EUR muss die Buchung als steuerpflichtiger Arbeitslohn auf einem Aufwandskonto für Löhne oder Gehälter erfolgen.
Streuartikel, Zugaben und Aufmerksamkeiten
Streuartikel, Zugaben und Aufmerksamkeiten werden im steuerlichen Sinn nicht als Geschenke eingestuft. Damit unterliegen sie nicht den hohen Anforderungen zur Anerkennung als Betriebsausgabe. Folgende Unterscheidung ist in der steuerlichen Rechtsprechung entstanden:
- Streuartikel – Gegenstände von geringem Wert bis etwa 10 EUR – werden üblicherweise in großer Anzahl verschenkt, ohne dass die Empfänger bekannt sind und benannt werden müssen. Für diese Artikel besteht kein unmittelbarer Zusammenhang mit dem Verkauf von Waren oder Dienstleistungen; vielmehr soll damit ein allgemeiner Werbeeffekt erzielt werden.
- Zugaben werden dagegen beim Verkauf von Gegenständen kostenlos beigegeben. Sie sind deshalb als Kosten der Warenabgabe zu behandeln und uneingeschränkt abzugsfähig.
- Als Aufmerksamkeit gilt die Darreichung von Kaffee, Gebäck, kleinen Snacks oder Bonbons für Kinder. Die Abgrenzung zur Bewirtung mit Speisen, die besonderen Abzugsbeschränkungen unterliegt, kann aber schon bei einer Bockwurst oder belegten Brötchen erreicht sein. Es handelt sich aufgrund des geringen Werts nicht um Geschenke (von daher ist keine Empfängerliste zu führen), aber auch nicht um Zugaben beim Warenverkauf, die getrennt zu erfassen sind.
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