Geschenke richtig dokumentieren und verbuchen

Um vom Betriebsausgabenabzug zu profitieren, müssen Geschenke auf dem richtigen Konto verbucht werden und einige Angaben dokumentiert werden.

Voraussetzung für Betriebsausgabenabzug: separate Aufzeichnung und einzelne Angaben der Geschenke dokumentieren

Der Betriebsausgabenabzug ist nur dann möglich, wenn die Geschenkaufwendungen einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden.

Praxis-Hinweis: Separates Konto für Geschenke verwenden

Die Aufwendungen für das Präsent müssen auf einem separaten Konto, wie „Geschenke abziehbar“, verbucht werden (§ 4 Abs. 7 EStG). Viele Buchhaltungsprogramme bieten hier in ihren Standard-Kontenrahmen die Konten „Geschenke kleiner 35 EUR“ und „Geschenke größer 35 EUR“ an.

Wer die Kosten zusammen mit anderen Betriebsausgaben (z.B. sonstige Aufwendungen) verbucht, verliert den Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug.

Für die Verbuchung der Pauschalsteuer empfiehlt es sich zwei Konten anzulegen: „Steuer § 37b abziehbar“ (für Geschenke an Geschäftsfreunde unter 35 EUR und Mitarbeiter) und „Steuer § 37b nicht abziehbar“ (für Geschenke an Geschäftsfreunde über 35 EUR).

Empfänger des Geschenks ist aufzuzeichnen

Bei Geschenken muss der Name des Empfängers aus der Buchung bzw. dem Buchungsbeleg erkennbar sein. Geschenke der gleichen Art dürfen in einer Buchung zusammengefasst werden (Sammelbuchung), wenn die Namen der Empfänger auf dem Buchungsbeleg vermerkt bzw. eine Namensliste zusammen mit der Rechnung abgeheftet wird (R 4.11 Abs. 2 EStR).

Praxis-Tipp: Geschenk fotografieren

Um spätere Streitigkeiten mit dem Finanzamt zu vermeiden, empfiehlt es sich, ein Foto vom Geschenk zu machen und dieses zusammen mit der Rechnung in den Geschäftsunterlagen aufzubewahren, denn die Nachweispflicht liegt beim Schenker.

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Schlagworte zum Thema:  Betriebsausgaben, Geschenk