Um vom Betriebsausgabenabzug zu profitieren, müssen Geschenke auf dem richtigen Konto verbucht werden und einige Angaben dokumentiert werden.
Der Betriebsausgabenabzug ist nur dann möglich, wenn die Geschenkaufwendungen einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden.
Separates Konto zur Buchung für Geschenke verwenden
Die Aufwendungen für das Präsent müssen auf einem separaten Konto, wie „Geschenke abziehbar“, verbucht werden (§ 4 Abs. 7 EStG). Werden die Aufwendungen für Geschenke zusammen auf einem Konto mit anderen, nicht besonders aufzeichnungspflichtigen Aufwendungen, verbucht, kommt eine Abziehbarkeit der Aufwendungen für Präsente nicht in Betracht. Viele Buchhaltungsprogramme bieten hier in ihren Standard-Kontenrahmen die folgenden Konten an:
Konto SKR 03/04 | Bezeichnung |
4630/6610 | Geschenke abzugsfähig ohne § 37b EStG |
4631/6611 | Geschenke abzugsfähig mit § 37b EStG |
4635/6620 | Geschenke nicht abzugsfähig ohne § 37b EStG |
4636/6621 | Geschenke nicht abzugsfähig mit § 37b EStG |
4638/6625 | Geschenke ausschließlich betrieblich genutzt |
4637/6612 | Pauschale Steuer für Geschenke |
Wer die Kosten zusammen mit anderen Betriebsausgaben (z. B. sonstige Aufwendungen) verbucht, verliert den Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug. Dies gilt wiederrum nicht, wenn es sich um eine reine Fehlbuchung handelt.
Für die Verbuchung der Pauschalsteuer empfiehlt es sich zwei Konten anzulegen: „Steuer § 37b abziehbar“ (für Geschenke an Geschäftsfreunde unter 35 EUR und Mitarbeiter) und „Steuer § 37b nicht abziehbar“ (für Geschenke an Geschäftsfreunde über 35 EUR).
Empfänger des Geschenks ist aufzuzeichnen
Bei Geschenken muss der Name des Empfängers aus der Buchung bzw. dem Buchungsbeleg erkennbar sein. Geschenke der gleichen Art dürfen in einer Buchung zusammengefasst werden (Sammelbuchung), wenn die Namen der Empfänger auf dem Buchungsbeleg vermerkt bzw. eine Namensliste zusammen mit der Rechnung abgeheftet wird oder im Hinblick auf die Art des zugewendeten Gegenstandes, z. B. Taschenkalender, Kugelschreiber und wegen des geringen Werts des einzelnen Geschenks die Vermutung besteht, dass die Freigrenze nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG bei dem einzelnen Empfänger im Wirtschaftsjahr nicht überschritten wird; eine Angabe der Namen der Empfänger ist in diesem Fall nicht erforderlich (R 4.11 Abs. 2 EStR).
Praxis-Tipp: Geschenk fotografieren
Um spätere Streitigkeiten mit dem Finanzamt zu vermeiden, empfiehlt es sich, ein Foto vom Geschenk zu machen und dieses zusammen mit der Rechnung in den Geschäftsunterlagen aufzubewahren, denn die Nachweispflicht liegt beim Schenker.