Wie müssen die Verpflegungskosten gebucht werden, um den Vorsteuerabzug zu erhalten? Bild: Corbis

Unter der Rubrik „Aus der Praxis - für die Praxis“ greifen wir Kundenanfragen auf, die ein Fachautor für uns beantwortet: Müssen, um den Vorsteuerabzug richtig buchen zu können, die Verpflegungskosten als nicht abziehbare Betriebsausgaben gebucht werden?

Mehraufwand für Verpflegung

Frage: Ein Vorsteuerabzug aus den tatsächlichen Verpflegungskosten setzt regelmäßig eine Betriebsausgabe voraus. Müssen dann, um den Vorsteuerabzug richtig buchen zu können, die Verpflegungskosten als nicht abziehbare Betriebsausgaben gebucht werden?

Antwort: Bei auswärtigen Tätigkeiten dürfen ertragsteuerlich nicht die tatsächlichen Verpflegungskosten geltend gemacht werden, sondern nur die in § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG festgelegten Pauschalen. Ein Vorsteuerabzug aus diesen Verpflegungspauschalen ist nicht möglich. Aber! Der Unternehmer darf die Vorsteuer aus den tatsächlichen Kosten geltend machen, wenn ihm Rechnungen (Kleinbetragsrechnungen) vorliegen, die den Vorsteuerabzug ermöglichen.

Inländische Verpflegungspauschalen

Bei den Verpflegungspauschalen muss zwischen ein- und mehrtägigen Geschäftsreisen unterschieden werden. Bei mehreren auswärtigen Tätigkeiten an einem Tag werden die Abwesenheitszeiten zusammengerechnet. Ergibt die Summe mehr als 8 Stunden, kann eine Verpflegungspauschale von 12 EUR beansprucht werden. Bei mehrtägigen Reisen gibt es für den Anreise- und Abreisetag immer eine Verpflegungspauschale von 12 EUR, auch wenn die Abwesenheit nicht mehr als 8 Stunden beträgt.

Praxis-Beispiel:

Ein Unternehmer trifft sich am Montag, 6.2., mit seinem Geschäftspartner zu Vertragsverhandlungen. Er fährt am Sonntag um 17.00 Uhr von seiner Wohnung ab und kehrt am Donnerstag um 12.30 Uhr in seinen Betrieb zurück. Dort endet seine Geschäftsreise. Der Unternehmer ermittelt seine Verpflegungspauschalen wie folgt:

Abwesenheit

Pauschale
EUR

Sonntag, Abwesenheit 7 Stunden (mehrtägig)

12

Montag, Abwesenheit 24 Stunden

24

Dienstag, Abwesenheit 24 Stunden

24

Mittwoch, Abwesenheit 24 Stunden

24

Donnerstag, Abwesenheit 12,5 Stunden

12

Verpflegungsmehraufwand =

96

Konto SKR 03 Soll

Kontenbezeichnung

Betrag

Konto SKR 03 Haben

Kontenbezeichnung

Betrag

4673

Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand

96,00

1890

Privateinlagen

96,00

Konto SKR 04 Soll

Kontenbezeichnung

Betrag

Konto SKR 04 Haben

Kontenbezeichnung

Betrag

6674

Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand

96,00

2180

Privateinlagen

96,00

Vorsteuerabzug aus den tatsächlichen Aufwendungen

Aus den Verpflegungspauschalen kann der Unternehmer keinen Vorsteuerabzug beanspruchen (BFH-Urteil v. 7.7.2005, V R 4/03). Es besteht jedoch die Möglichkeit, den Vorsteuerabzug aus den Verpflegungsaufwendungen geltend zu machen, die während der Geschäftsreise tatsächlich entstanden sind (Abschn. 15.6. Abs. 1 UStAE).

Voraussetzung: Es muss eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegen, in der die Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen ist. Außerdem muss der Unternehmer selbst als Leistungsempfänger ausgewiesen sein. Bei einer Personengesellschaft kann nur die Personengesellschaft, nicht aber der Gesellschafter die Vorsteuer abziehen. Deshalb ist Voraussetzung, dass die Personengesellschaft in der Rechnung als Leistungsempfänger bezeichnet ist.

Wichtig: Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR brutto ist die Bezeichnung des Unternehmers nicht erforderlich. Wenn der Unternehmer aufgeführt wird, sollten die Angaben jedoch stimmen.

Praxis-Beispiel:

Ein Unternehmer unternimmt eine zweitägige Geschäftsreise von Köln nach München. Für die eigene Verpflegung hat der Unternehmer 166,60 EUR (140 EUR + 26,60 EUR Umsatzsteuer) ausgegeben. Die Verpflegungskosten kann er durch verschiedene Kleinbetragsrechnungen nachweisen, die er bar bezahlt hat. Er hat in München für 122 EUR übernachtet. Das Frühstück ist gesondert ausgewiesen und im Übernachtungspreis mit 15 EUR enthalten. Die Hotelkosten hat der Unternehmer mit der EC-Karte von seinem Betriebskonto gezahlt. Der Unternehmer kann die folgenden Beträge als Betriebsausgaben geltend machen:

Verpflegungspauschale von 12 EUR x 2 =    24,00 EUR
Übernachtungskosten (122 EUR - 15 EUR - 7 EURUSt =)  100,00 EUR
Insgesamt     124,00 EUR
aus der Übernachtungsrechnung ohne Frühstück    7,00 EUR
aus dem Hotelfrühstück (15 EUR x 19/119 =) 2,39 EUR
aus den übrigen tatsächlichen Verpflegungskosten                   26,60 EUR
Vorsteuer insgesamt      35,99 EUR

Konto SKR 03 Soll

Kontenbezeichnung

Betrag

Konto SKR 03 Haben

Kontenbezeichnung

Betrag

4673

Reisekosten Unternehmer Übernachtungsaufwand

100,00

 

 

 

4652

Sonstige eingeschränkt abziehbare Betriebsausgaben (nicht abziehbarer Anteil)

12,61

 

 

 

1571

Abziehbare Vorsteuer 7%

7,00

 

 

 

1576

Abziehbare Vorsteuer 19%

2,39

1200

Bank

122,00

Konto SKR 03 Soll

Kontenbezeichnung

Betrag

Konto SKR 03 Haben

Kontenbezeichnung

Betrag

4674

Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand

24,00

 

 

 

4652

Sonstige eingeschränkt abziehbare Betriebsausgaben (nicht abziehbarer Anteil)

140,00

 

 

 

1576

Abziehbare Vorsteuer 19%

26,60

1890

Privateinlagen

190,60

Konto SKR 04 Soll

Kontenbezeichnung

Betrag

Konto SKR 04 Haben

Kontenbezeichnung

Betrag

6673

Reisekosten Unternehmer Übernachtungsaufwand

100,00

 

 

 

6642

Sonstige eingeschränkt abziehbare Betriebsausgaben (nicht abziehbarer Anteil)

12,61

 

 

 

1401

Abziehbare Vorsteuer 7%

7,00

 

 

 

1406

Abziehbare Vorsteuer 19%

2,39

1800

Bank

122,00

Konto SKR 04 Soll

Kontenbezeichnung

Betrag

Konto SKR 04 Haben

Kontenbezeichnung

Betrag

6674

Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand

24,00

 

 

 

6642

Sonstige eingeschränkt abziehbare Betriebsausgaben (nicht abziehbarer Anteil)

140,00

 

 

 

1406

Abziehbare Vorsteuer 19%

26,60

2180

Privateinlagen

190,60

Schlagworte zum Thema:  Reisekosten, Verpflegungsmehraufwand, Vorsteuerabzug

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