Wer ist Unternehmer und kann Verpflegungspauschalen als Reisekosten geltend machen?

Reisekosten für Unternehmer - auch für GmbH-Gesellschafter und Vereinsmitglieder?

Frage: Im Reisekostenrecht können ja auch Unternehmer Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand nutzen. Die Frage, die sich mir stellt ist, wie wird der "Unternehmer" definiert? Ist auch der Gesellschafter einer GmbH als "Unternehmer" einzustufen, wenn er nicht Geschäftsführer ist? Wie sieht es mit Vereinsmitgliedern aus oder Anteilseignern einer Genossenschaft?

Verpflegungskosten als Reisekosten - nicht die tatsächlichen Kosten - nur Pauschalen

Antwort: Ertragsteuerlich dürfen bei einer auswärtigen Tätigkeit (Geschäftsreise) Aufwendungen für Verpflegung nur in Höhe der gesetzlich festgelegten Verpflegungspauschalen geltend gemacht werden. Daran hat sich vor und nach der Änderung des Reisekostenrechts nichts geändert, auch wenn sich die Voraussetzungen für die Anwendung der Pauschalen ab 2014 geändert haben. Es spielt außerdem keine Rolle, ob ein Unternehmer oder ein Arbeitnehmer eine auswärtige Tätigkeit ausübt, steuerlich abziehbar ist der Verpflegungsmehraufwand nur in Höhe der Verpflegungspauschale.

Unternehmer im Sinne des Steuerrechts sind Einzelunternehmer und Gesellschafter einer Personengesellschaft. Gesellschafter einer GmbH können zwar arbeits- und sozialversicherungsrechtlich als Unternehmer eingestuft werden, nicht aber steuerlich. Wenn es also um die Abrechnung von Reisekosten geht, sind GmbH-Gesellschafter, Vereinsmitglieder oder Anteilseigner einer Genossenschaft keine Unternehmer. Ob der GmbH-Gesellschafter Geschäftsführer ist oder nicht, spielt ebenfalls keine Rolle.

Von Bedeutung ist, ob der Gesellschafter Arbeitnehmer seiner GmbH ist. In diesem Fall kann die GmbH ihm den Verpflegungsaufwand in Höhe der gesetzlichen Pauschalen erstatten. Ohne Erstattung durch die GmbH kann er die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand in seiner Steuererklärung als Werbungskosten bei seinen Einkünften aus nichtselbstständiger Tätigkeit geltend machen.

Auch wenn kein Arbeitsverhältnis besteht, kann die GmbH ihrem Gesellschafter die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand erstatten, wenn er für die GmbH eine auswärtige Tätigkeit unternommen hat. Erstattet die GmbH ihrem Gesellschafter keine Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand, kann der GmbH-Gesellschafter sie in seiner Steuererklärung nicht als Werbungskosten aus nichtselbstständiger Tätigkeit geltend machen, da die Reisekosten nicht im Zusammenhang mit einem Arbeitsverhältnis stehen. Lediglich ein Abzug bei den Einkünften aus Kapitalvermögen käme in Betracht, da die ausgeschütteten Dividenden zu den Einkünfte aus Kapitalvermögen zählen. Da hier der Abzug tatsächlicher Werbungskosten jedoch grundsätzlich ausgeschlossen ist, scheidet hier ein Abzug ebenso aus.

Für 2024 gelten folgende Pauschalen: