Ausnahmen bei fortlaufenden Rechnungsnummern

Das UStG und der UStAE fordern eine fortlaufende Nummerierung. Damit ist grundsätzlich eine durchgehende lückenlose Nummerierung gefordert. Im Tagesgeschäft kann es jedoch z. B. zu folgenden Abweichungen kommen, die eine nicht lückenlose Abfolge begründen:

• Das EDV-System stürzt ab.
• Es erfolgt ein Systemwechsel.
• Eine neue Rechnungsperiode (Jahreswechsel) beginnt.

Fortlaufende Rechnungsnummer bei Absturz EDV-System und Systemwechsel

Um Doubletten zu vermeiden und den Betrieb möglichst reibungslos wieder anzufahren, wird z.B. bei 850 Stück ausgestellten Rechnungen mit der Nummer 1.000 fortgefahren.

Fortlaufende Rechnungsnummer bei Jahreswechsel

Die Rechnungsnummern lauten 2016001, …, 2016750; die erste Rechnung im Jahr 2017 hat die Nummer 2017001. Hier fehlen die Nummern 2016750 bis 2016999.

Die Nummerierung der Rechnungen ist hier zwar nicht fortlaufend, jedoch nachvollziehbar unterbrochen – dies sind typische Anwendungsfälle des A 14.5 Abs. 10 Satz 4 UStAE.

Für Finanzamt wichtig: Sind Lücken im Nummernkreis plausibel?

Insoweit kommt es darauf an, ob Lücken im Nummernkreis geklärt werden können oder nicht. Fehlen z.B. von Rechnungsnummern 1 bis 1.000 die Rechnungen z.B. 10 Rechnungen, wird das Finanzamt fragen, wo diese Rechnungen verbucht sind bzw. warum gerade diese Nummern fehlen. Je nachdem, ob weitere „Ungereimtheiten“ oder Mängel in der Buchführung oder den Aufzeichnungen vorliegen, kann sich daraus eine Zuschätzung ergeben (vgl. FG Köln vom 2.7.2010, 11 K 3676/06 zur Schätzungsbefugnis des FiA:  „Entgegen der Ansicht des Klägers (Stpfl.) ist es sehr wohl von Bedeutung, wenn einige Rechnungsnummern fehlen, ohne dass eine Stornierung oder ein Verschreiben nachgewiesen ist.“.)

Fortlaufende Rechnungsnummer bei Rechtsgrundlagen

UStAE 14.5

[...]

(10) Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig, eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend. Es ist auch zulässig, im Rahmen eines weltweiten Abrechnungssystems verschiedener, in unterschiedlichen Ländern angesiedelter Konzerngesellschaften nur einen fortlaufenden Nummernkreis zu verwenden.

§ 14 Abs. 4 Nr 4 UStG

Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten: […]

[…] eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer).