Begriff "Gutschrift" bei Rechnungskorrektur und Rechnungsstellung

Begriff "Gutschrift" darf verwendet werden

Bei einer Rücksendung von Waren oder einer Kaufpreisminderung aus sonstigem Grund darf das Wort "Gutschrift" verwendet werden. Wird der "Rückrechnungsbeleg" als "Gutschrift" bezeichnet und geht aus diesem eindeutig hervor, welche Rechnung über welche Lieferung oder Leistung korrigiert oder storniert wird, kommt es insoweit zu einer Berichtigung der Umsatzsteuer nach § 17 UStG. Die Umsatzsteuerschuld des Leistenden und der Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers werden nach unten korrigiert. Die Folgen eines unberechtigten Steuerausweises treten nicht ein.

Wie wird eine "Gutschrift" umsatzsteuerlich beurteilt?

Ob ein als "Gutschrift" bezeichneter Beleg umsatzsteuerlich als Rechnung oder Kaufpreisminderung (= Entgeltminderung) zu beurteilen ist, richtet sich nach dem Aussteller.

Gutschrift als Rechnung

Hier stellt der Leistungsempfänger (Kunde) die Gutschrift aus und rechnet mit dem Leistenden (Lieferant, Dienstleister) ab (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Das Abrechnungsdokument (in Papierform oder elektronisch) muss alle in § 14 UStG genannten Formalien einer Rechnung beinhalten; zusätzlich muss das Wort "Gutschrift" im Dokument genannt sein. Sofern der Empfänger der Gutschrift (= Leistender) nicht widerspricht, kann der Leistungsempfänger (Gutschriftsaussteller) die Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen.

Ist der Leistende z. B. ein Kleinunternehmer i. S. d. § 19 UStG, darf er keine Umsatzsteuer ausweisen. In diesem Fall muss er einer Gutschrift mit Umsatzsteuerausweis widersprechen, damit er die ausgewiesene Umsatzsteuer nicht nach § 14c UStG (unberechtigter Steuerausweis) schuldet.

Nachträgliche Gutschrift als Kaufpreisminderung

Zunächst hat der Leistende eine Rechnung über einen bestimmten Betrag erstellt und an seinen Kunden gesandt (Normalfall). Kommt es danach zu einer Reduzierung des Rechnungspreises (z. B. wegen Mängeln oder Rabattgewährung) wird mit einem zweiten Dokument eine Gutschrift im kaufmännischen Sinn erteilt.

Wichtig ist in einem solchen Fall dann, dass sich der Korrekturbeleg eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht, die berichtigt werden soll; dies geschieht i. d. R durch Nennung der ursprünglichen Rechnungsnummer im Korrekturdokument.

Umsatzsteuerlich gilt dieser Beleg als Rechnungsberichtigung und führt zu einer Entgeltminderung. Die Umsatzsteuer des Leistenden und der Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers werden nach unten korrigiert (§ 17 Abs. 1 Satz 1 UStG).

Wird hier der Begriff "Gutschrift" verwendet, liegt keine Gutschrift im umsatzsteuerrechtlichen Sinne vor. Negative Folgen ("zusätzliche" Umsatzsteuerschuld gem. § 14c UStG) aufgrund eines unrichtigen oder ungerechtfertigten Umsatzsteuerausweises treten nicht ein (Abschn. 14c.1 Abs. 3 Satz 3 UStAE).