12.12.2013 | Betriebsveranstaltung

Weihnachtsfeier darf großzügiger ausfallen

Bild: NürnbergMesse/Thomas Geiger

Die Weihnachtszeit hat begonnen und viele Unternehmen richten Weihnachtsfeiern aus. Solche Betriebsfeste sind wegen des grundsätzlich eigenbetrieblichen Interesses des Arbeitgebers lohnsteuerfrei. Doch Vorsicht: Die Freigrenze von 110 EUR pro Arbeitnehmer darf nicht überschritten werden. Wie diese Kosten ermittelt werden, hat der BFH neu festgelegt.

Damit Ihre Weihnachtsfeier auch steuerrechtlich und buchhalterisch optimal berücksichtigt werden kann, sollten Sie die folgenden Tipps beachten.

Tipp 1: Veranstaltung muss betrieblich sein

Aufwendungen des Arbeitgebers sind lohnsteuerfrei, wenn sie im überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse liegen. Das ist bei üblichen Betriebsveranstaltungen der Fall, wenn

  • alle Betriebsangehörigen eingeladen sind,
  • mit dieser Veranstaltung der Kontakt der Arbeitnehmer untereinander und somit das Betriebsklima gefördert werden soll,
  • nicht mehr als 2 Veranstaltungen im Jahr durchgeführt werden und
  • die Aufwendungen pro Veranstaltung und Arbeitnehmer nicht mehr als 110 EUR betragen (siehe Tipp 2).

Werden die Voraussetzungen nicht erfüllt, muss der Arbeitgeber die Aufwendungen, durch die der Arbeitnehmer bereichert wird, als steuerpflichtigen Arbeitslohn behandeln.

Sportliche oder kulturelle Veranstaltungen sind nur dann begünstigt, wenn diese mit einem geselligen Beisammensein verbunden sind, z. B. wenn der Arbeitgeber mit seinen Mitarbeitern vor oder nach dem Ereignis ein gemeinsames Essen oder einige Getränke zu sich nimmt.

Wichtig: Ab der 3. Betriebsveranstaltung wendet der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern steuerpflichtigen Arbeitslohn zu, auch, wenn es sich um ein Firmenjubiläum handelt. Prüfen Sie daher nochmals genau, wie viele Betriebsveranstaltungen bereits im laufenden Jahr stattgefunden haben.

Hinweis: Handelt es sich bereits um die 3. Betriebsveranstaltung, können Sie für buchhalterische und steuerliche Zwecke die zwei teureren Veranstaltungen als Betriebsveranstaltung und die günstigste als Arbeitslohn behandeln, denn auf die zeitliche Reihenfolge kommt es hierbei nicht an.

Wichtig: Achten Sie darauf, dass alle Arbeitnehmer einschließlich der Mini-Jobber eingeladen werden, d.h. auch die Putzfrau mit dem 450-Euro-Job.

Tipp 2: Maximal 110 EUR pro Arbeitnehmer

Betriebliche Weihnachtsfeiern und andere Betriebsfeste (z. B. Betriebsausflug oder Betriebsjubiläum) werden als Zuwendungen des Arbeitgebers gegenüber seinen Arbeitnehmern behandelt. Da solche Betriebsveranstaltungen überwiegend im eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers liegen, sind sie lohnsteuerfrei, sofern pro Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung nicht mehr als 110 EUR ausgegeben wird.

Wichtig: Wird die Grenze von 110 EUR pro Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung auch nur um einen Euro überschritten, muss der Arbeitgeber die Zuwendungen, die den Arbeitnehmer bereichern, als Arbeitslohn erfassen.

Tipp 3: Richtige Kostenermittlung nach neuer Rechtsprechung  

Nach den BFH-Urteilen vom 16.5.2013 werden nicht alle Aufwendungen bei der Ermittlung der 110-EUR-Grenze einbezogen. Der BFH hat damit seine Rechtsprechung in wesentlichen Punkten geändert. Die richtige Ermittlung der Kosten pro Arbeitnehmer ist deshalb entscheidend für die spätere Buchung und steuerliche Behandlung der Weihnachtsfeier.

Wichtig: Nach den neuen BFH-Urteilen sind bei der Ermittlung der 110-EUR-Grenze nur die Zuwendungen zu erfassen, die der Arbeitgeber übernimmt und durch die der Arbeitnehmer objektiv bereichert wird!

Hinweis: Maßgebend ist der Bruttobetrag einschließlich Umsatzsteuer.

Leistungen, die den Arbeitnehmer unmittelbar bereichern

Als objektiv unmittelbare Bereicherung gelten solche Leistungen, die von den teilnehmenden Arbeitnehmern unmittelbar konsumiert werden können, also vor allem:

  • Speisen
  • Getränke
  • Tabakwaren
  • Süßigkeiten
  • Musikdarbietungen
  • Nutzung der Kegelbahn
  • Künstlerische oder artistische Darbietungen
  • Eintrittskarten für kulturelle oder sportliche Veranstaltungen
  • Geschenke ohne bleibenden Wert (Achtung: Grenzwert für Aufmerksamkeiten nicht überschreiten)

Wichtig: Aufwendungen des Arbeitgebers, die die Ausgestaltung der Betriebsveranstaltung betreffen, stellen keine Bereicherung der Arbeitnehmer dar.

Unter anderem bleiben bei der Ermittlung der 110-EUR-Grenze die folgenden Kosten unberücksichtigt:

  • Miete
  • Kosten für Busfahrten
  • Kosten für die Beauftragung eines Eventveranstalters

Tipp 4: Familienangehörige können mit eingeladen werden

Kosten, die auf teilnehmende Familienangehörige von Arbeitnehmern entfallen, bleiben laut der geänderten Rechtsprechung des BFH unberücksichtigt. Dem Arbeitnehmer sind also nur die Kosten zuzurechnen, die unmittelbar auf ihn selbst entfallen. Die Gefahr, dass die 110-EUR-Grenze überschritten wird, ist damit deutlich gesunken.

Hinweis: Der Unternehmer erfasst nur die Kosten für eine Betriebsveranstaltung als Lohnaufwand, die auf seine Arbeitnehmer entfallen.

Tipp 5: Betriebsveranstaltung richtig buchen

Gehen Sie bei der Buchung in den folgenden Schritten vor:

  1. Addieren Sie alle Aufwendungen, durch die die teilnehmenden Arbeitnehmer bereichert worden sind.
  2. Teilen Sie diese Gesamtkosten durch die Anzahl der teilnehmenden Arbeitnehmer.
  3. Prüfen Sie, ob diese Kosten die Grenze von 110 EUR pro Arbeitnehmer überschreiten.
  4. Wird der Grenzwert von 110 EUR pro Person nicht überschritten, werden alle Aufwendungen, die mit der Betriebsveranstaltung im Zusammenhang stehen, als Betriebsausgaben gebucht, z. B. als «Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei».
  5. Wird der Grenzwert von 110 EUR pro Person überschritten, werden nur die Aufwendungen, durch die der Arbeitnehmer bereichert worden ist, als Arbeitslohn erfasst und ggf. pauschal versteuert (§ 40 Abs. 2 EStG). Die übrigen Kosten der Betriebsveranstaltung sind als Betriebsausgaben zu buchen.
  6. Die eigenen Aufwendungen bucht der Unternehmer als «Sonstige betriebliche Aufwendungen».

Die Kosten, die auf die Gäste entfallen, werden als Privatentnahmen erfasst, wenn die Gäste aus privaten Gründen eingeladen wurden. Erfolgte die Einladung aber aus betrieblichen Gründen, handelt es sich um geschäftliche Bewirtungskosten und/oder um Geschenke für Geschäftsfreunde.

Schlagworte zum Thema:  Betriebsveranstaltung, Weihnachten

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