Bürokratieentlastungsgesetz: Reduktion bestimmter Aufbewahrungspflichten

Grundsätzlich ist jeder Kaufmann handels- und auch steuerrechtlich zu Aufzeichnungen verpflichtet, mit denen er seine Handelsgeschäfte sowie die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen hat. Die systematisch geordneten und aufbewahrten Unterlagen dienen der Nachprüfbarkeit und Beweissicherung der Rechnungslegung und Besteuerung. Die Aufbewahrung muss auch vorangehende Perioden umfassen, da die Rechnungslegung im kaufmännischen Verkehr für eine Reihe von Jahren überprüfbar sein muss. Der Gesetzgeber hat im HGB und in der AO für bestimmte, besonders wichtig erscheinende Unterlagen eine Maximalzeit von 10 Jahren vorgesehen. Da die Ertragsbesteuerung die Buchführung und den Jahresabschluss für Zwecke der Feststellung der Besteuerungsgrundlagen nutzt, stellt das Steuerrecht besondere Ansprüche an die Aufbewahrung. Der aufbewahrungspflichtige Personenkreis und auch der Umfang der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen sind erweitert, in bestimmten Fällen kann es zu einer Ausdehnung der Aufbewahrungsfristen kommen.

Bürokratieentlastungsgesetz IV: Verkürzte Aufbewahrungsfrist von Buchungsbelegen 

Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV ist eine kürzere Aufbewahrungsfrist nach § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB (Buchungsbelege) verabschiedet worden - diese müssen nur noch acht statt bisher zehn Jahre aufbewahrt werden. 

Anwendungszeitraum 1.1.2025 und Abweichungen

Dies ist nach dem EGHGB grundsätzlich erstmals auf Unterlagen anzuwenden, deren bisherige Aufbewahrungsfrist am ersten Tag des auf die Verkündung folgenden Quartals noch nicht abgelaufen ist. Dies ist somit der 1.1.2025 sein.

Abweichend hiervon ist bei Personen oder Gesellschaften, die 

1. Institute im Sinne des § 1 Absatz 1b des Kreditwesengesetzes sind, einschließlich Zweigstellen nach § 53 des Kreditwesengesetzes,
2. der Aufsicht nach § 1 Absatz 1 des Versicherungsaufsichtsgesetzes unterliegen oder
3. Wertpapierinstitute im Sinne des § 2 Absatz 1 des Wertpapierinstitutsgesetzes sind, die Neuregelung erst ein Jahr später anzuwenden.

Welche Unterlagen sind nun 8 Jahre aufzubewahren?

Was konkret nun 8 statt 10 Jahre aufzubewahren ist, lässt sich aus der bekannten Buchführungsregel "keine Buchung ohne Beleg" bereits erkennen. Empfangene Aufträge einschl. späterer Ergänzungen, empfangene Auftragsbestätigungen, empfangene Versandanzeigen, Lieferscheine, Frachtbriefe, empfangene Rechnungen, empfangene Reklamationen und Folgeschriftverkehr, empfangene Lieferantengutschriften, empfangene Zahlungsbelege (Schecks, Überweisungen, Kontenabschlussbestätigungen, Kontenauszüge), empfangene Barzahlungsquittungen, schriftliche Verträge ggf. in Verbindung mit ausgehenden Handelsbriefen, die Willenserklärungen zu dem betreffenden Vertrag enthalten können als Buchungsgrundlage dienen und so als Buchungsbeleg aufbewahrungspflichtig sein. In Abweichung von den Handelsbriefen sind bei den Buchungsbelegen zwangsläufig zusätzliche organisatorische Vorkehrungen zu treffen, die einen raschen Zugriff erlauben (Nummerierung der Belege, Ordnung nach den Buchungssachgebieten usw.). 

Neben den zwangsläufig anfallenden Buchungsbelegen, etwa den ein- und ausgehenden Rechnungen (bei Letzteren sind es die "Wiedergaben"), Bankauszügen, Belegen über den Kassenbarverkehr usw. müssen in einer Reihe von Fällen auch eigene (interne) Buchungsbelege angefertigt werden (die also nicht automatisch im laufenden Geschäftsbetrieb anfallen). Diese stehen meistens mit den Abschlussarbeiten im Zusammenhang: Berechnung von Wertberichtigungen auf Forderungen, Feststellung und betragsmäßige Ermittlung von Rückstellungen, Berechnung von außerplanmäßigen Abschreibungen, Ermittlung von erforderlichen, steuerlichen Teilwertabschreibungen, Anwendung des Niederstwertprinzips, Errechnung steuerlich zulässiger (Sonder-)Abschreibungen, Berechnung von Zuschreibungen (Wertaufholungen).

Die gesamte Bundesrats-Drs. 474/24 mit dem Text des Gesetzes ist hier abrufbar.