27.06.2016 | Top-Thema Kassenführung – Besonderheiten

Kassenführung: Was bei einem Kassenbuch beachtet werden muss

Kapitel
Ein Kassenfehlbetrag kann sich nur rechnerisch ergeben.
Bild: Haufe Online Redaktion

Bei einem Kassenbuch ist es erforderlich, alle Bargeldbewegungen zeitnah und vollständig zu erfassen, auch alles, was bar eingenommen oder ausgegeben wird. Dieses Vorgehen ist jedoch fehleranfällig. Wie kann man Fehlerkorrekturen vornehmen und wie sind Kassenfehlbeträge zu ermitteln?

Unverzichtbar sind folgende Angaben: Bareinnahmen, Barausgaben, Privatentnahmen, Privateinlagen, Abhebungen vom Bankkonto zur Einlage in die Kasse und Entnahmen zwecks Einzahlung bei der Bank. Da das Kassenbuch alle Bargeldbewegungen eines Betriebs beinhaltet, müssen die Zahlungsein- und -ausgänge einzeln in ihrer zeitlichen Reihenfolge zeitnah (i. d. R. täglich) ins Kassenbuch eingetragen werden.

Besonderheit beim Kassenbuch: Fehlerkorrektur muss erkenntlich sein

Grundsätzlich gilt, dass Eintragungen im Kassenbuch nicht geändert werden dürfen. Fehler, die unterlaufen sind, müssen allerdings im Kassenbuch korrigiert werden. Wichtig ist, dass die ursprüngliche Eintragung lesbar bleiben muss. Wenn Daten geändert werden, dann sollte das Datum der Änderung vermerkt werden.

Sie dürfen Ihre Eintragungen im Kassenbuch also nicht überschreiben, durchstreichen, überkleben, auslöschen, radieren, mit Tipp-Ex übermalen. Außerdem müssen Sie einen Stift verwenden, bei dem der Text nicht spurlos beseitigt oder geändert werden kann, d. h., Sie dürfen einen Kugelschreiber verwenden, einen Bleistift jedoch nicht. Sie müssen das Kassenbuch in lesbarer Form über 10 Jahre aufbewahren.

Da nicht an jedem Tag eine Endsumme gebildet wird, können Kassenfehlbeträge entstehen, die zunächst unbemerkt bleiben. Ein Kassenfehlbetrag kann sich nur rechnerisch ergeben. Tatsächlich kann aber nicht mehr Bargeld ausgegeben werden, als in der Kasse vorhanden ist.

Da es tatsächlich keine Kassenfehlbeträge geben kann, unterstellt der Betriebsprüfer, dass der Unternehmer nicht alle Einnahmen erfasst hat, und erhöht die Betriebseinnahmen um einen geschätzten Betrag.

Der Betriebsprüfer darf jedoch nicht die Summe aller Fehlbeträge addieren. Er darf die Einnahmen nur um den jeweils höchsten Fehlbetrag erhöhen zuzüglich des Betrags, der im Durchschnitt als üblicher Kassenbestand vorhanden ist.

Praxis-Beispiel: Ermittlung eines Kassenfehlbetrags

Kassenbewegungen

EUR

Kassenbestand am 20.1.01

 

1.250,--

Einnahmen vom 20.1. bis 31.1.01

+

7.329,--

Ausgaben vom 20.1. bis 31.1.01

9.500,--

Kassenfehlbetrag am 31.1.01

921,--

Einnahmen vom 1.2.bis 28.2.01

+

4.400,--

Ausgaben vom 1.2. bis 28.2.01

5.200,--

Kassenfehlbetrag am 28.2.01

1.721,--

Praxis-Tipp: Ermittlung von Fehlbeträgen

Führt der Unternehmer ein Kassenbuch, wird der Betriebsprüfer seine Kassenführung immer überprüfen. Er wird dabei sein EDV-Kontrollprogramm IDEA verwenden, das innerhalb kürzester Zeit ermittelt, ob und in welcher Höhe Fehlbeträge vorhanden sind.

Kassenfehlbeträge entstehen oft durch eine falsche zeitliche Zuordnung. Der Unternehmer hat also die Möglichkeit, nach einer plausiblen Erklärung für das Entstehen von Kassenfehlbeträgen zu suchen.

Praxis-Tipp: Eigenbelege

Wenn die Betriebseinnahmen errechnet werden, müssen alle anderen Geldbewegungen durch Belege dokumentiert werden. Soweit Fremdbelege fehlen, sind Eigenbelege zu verwenden. Alles, was nicht schriftlich vorliegt, wird in der Hektik des Tagesgeschäfts schnell vergessen. Das darf nicht sein, weil ansonsten die Einnahmen nicht zutreffend ermittelt werden können.

Als Eigenbelege sollten Buchungszettel verwendet werden, die bereitliegen sollten, damit diese bei Bedarf sofort ausgefüllt werden können.

  • Es ist ein Rechenfehler unterlaufen, so dass tatsächlich kein Minus vorhanden ist. Um den Fehler zu finden, ist es erforderlich, jeden Tag des betroffenen Zeitraums zu prüfen. Nur so kann festgestellt werden, ob tatsächlich ein Rechenfehler vorliegt oder nicht.
  • Es sind Bareinnahmen verspätet ins Kassenbuch eingetragen worden. Dieser Fehler kann festgestellt werden, indem jedes Zahlungsdatum kontrolliert und mit dem Eintragungsdatum im Kassenbuch verglichen wird. Das setzt voraus, dass der Zahlungseingang auch vermerkt worden ist oder der Zahlungseingang unter Angabe des Datums quittiert worden ist.
  • Barausgaben können zeitlich unzutreffend ins Kassenbuch eingetragen worden sein. Ob dies der Fall ist, kann nur anhand der Belege des betreffenden Zeitraums kontrolliert werden. Es ist insbesondere auf die Reisekostenabrechnungen zu achten. Denn häufig wird ein Geldbetrag vor Beginn der Geschäftsreise aus der Kasse genommen und die Abrechnung erst nach der Geschäftsreise ins Kassenbuch eingetragen.
  • Privateinlagen sind nicht oder zeitlich verspätet ins Kassenbuch eingetragen worden. Es ist zu prüfen, ob Bareinzahlungen im Kassenbuch vergessen worden sind. Es kann auch sein, dass Aufwendungen ins Kassenbuch eingetragen wurden, die der Unternehmer privat gezahlt hat, ohne die private Einlage zu erfassen.

Ohne plausible Erklärung wird es nicht möglich sein, die Behauptung des Betriebsprüfers zu widerlegen, dass Betriebseinnahmen nicht erfasst worden sind.

Kassenfehlbeträge und -mehrbeträge: So gehen Sie richtig vor

Ergibt die Kassendifferenz einen Fehlbetrag, ein Manko, buchen Sie diesen auf das Konto "Sonstige Aufwendungen, unregelmäßig" 2309 (SKR 03) bzw. 6300 (SKR 04). Haben Sie allerdings mehr Geld in der Kasse, als nach der Abrechnung sein dürfte, also ein Plus, buchen Sie diesen Plusbetrag auf das Konto "Sonstige Erträge, unregelmäßig" 2709 (SKR 03) bzw. 4839 (SKR 04).

Ein ausführliches Buchungsbeispiel finden Sie hier.

Übernommene Kassenfehlbeträge gehören nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn

Dies gilt insbesondere dann, wenn der Arbeitgeber zur Übernahme des Kassenmankos verpflichtet ist. So das Finanzgericht Münster in seinem Urteil vom 25.2.2000 (Az. 11 K 5209/98 L).

Das gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber z. B. die 25 % übernimmt, die nach vertraglicher Vereinbarung der Arbeitnehmer zu tragen hätte.

Praxis-Tipp: Kein negativer Betrag

Ein Kassenbuch ist fehleranfällig. Wenn ein Kassenbuch geführt wird, kontrolliert der Betriebsprüfer immer, ob Kassenfehlbeträge entstanden sind. Da der Unternehmer aber maximal nur das vorhandene Geld aus der Kasse herausnehmen kann, darf sich kein negativer Betrag (= Kassenfehlbetrag) ergeben. Die Finanzverwaltung zieht daraus den Schluss, dass nicht alle Einnahmen erfasst wurden, und erhöht den Gewinn um einen geschätzten Betrag.

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Schlagworte zum Thema:  Barzahlung, Gewinnermittlung, Bilanzierung, Einnahmenüberschussrechnung, GoBD

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