Welche Änderungen Sie seit dem 1.1.2017 bei der Kassenführung mit elektronischen Registrierkassen beachten müssen, dazu informiert dieses Kapitel.

Wie Sie bei der Ermittlung von Bareinnahmen mit elektronischen Registrierkassen vorgehen müssen

Seit dem 1.1.2015 gelten neue Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form und zum Datenzugriff (GoBD). Diese Grundsätze hat die Finanzverwaltung im BMF-Schreiben vom 14.11.2014 (BMF, Schreiben v. 14.11.2014,IV A 4 – S 0316/10003) festgehalten. Sie wirken sich auch auf die Kassenführung aus. Soweit bilanzierungspflichtige bzw.bargeldintensive Betriebe (etwa Kioske oder Gaststätten) elektronische Registrierkassen nutzen, müssen die mit diesen Kassen erfassten Ein- und Ausgaben 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

Seit dem 1.1.2017 muss eine Kasse daher genug Speicherkapazität aufweisen, um der Speicherung von 10 Jahren gerecht zu werden. Kassen, welche diese Speicherkapazitäten nicht aufweisen, durften nur noch bis zum 31.12.2016 weiterverwendet werden. Danach müssen derartige Kassen entweder aufgerüstet oder durch eine neue ersetzt werden, welche die 10-jährige Speicheranforderung erfüllt.

Soweit elektronische Kassensysteme die Voraussetzungen (z. B. die erforderlichen Speicherkapazitäten) nicht erfüllt haben, hat das BMF einen Übergangszeitraum zur Umstellung zugelassen. Seit dem 1.1.2017 dürfen aber nur noch Kassensysteme zum Einsatz kommen, die den geforderten Anforderungen entsprechen. Das heißt, die Kassenführung gilt dann nicht mehr als ordnungsgemäß, wenn steuerlich relevante Daten nur noch in Papierform aufbewahrt werden.

Bis zum 31.12.2016 durften die Journaldaten der Kasse mit dem Tagesabschluss verdichtet und gelöscht werden. Das ist seit dem 1.1.2017 nicht mehr zulässig. Die Journaldaten der Kasse müssen unveränderbar in einer elektronisch auswertbaren Form aufbewahrt werden. Das heißt, dass alle einzeln in die Kasse gebongten Einnahmen in elektronischer Form dauerhaft gespeichert werden. Das gilt auch für elektronische Rechnungen, die mithilfe einer Kasse erzeugt wurden.

Es sind also alle Journaldaten zu speichern (Einzelaufzeichnungspflicht). Der Inhalt des Journals ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Ein Journal enthält jedoch meistens die folgenden Angaben:

  • Datum,
  • Zeit,
  • Bediener,
  • Artikelbezeichnung,
  • Anzahl, Einzelpreis sowie Gesamtpreis.

Diese Daten müssen 10 Jahre in elektronischer Form aufbewahrt und dem Betriebsprüfer auf Verlangen in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden. Die Daten können auch außerhalb der Kassen in unveränderbarer Form elektronisch aufbewahrt werden. Neben den Journaldaten sind auch Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungen aufzubewahren. Einsatzort und Einsatzzeiträume der Kassen sowie die unbaren Zahlungsarten (EC-Cash, elektronisches Lastschriftverfahren oder Kreditkarte) sind ebenfalls zu dokumentieren.

Alle Aufzeichnungen müssen für jede einzelne Registriekasse getrennt geführt und aufbewahrt werden. Es sind alle Organisationsunterlagen aufzubewahren. Dazu gehören insbesondere:

  • die Bedienungsanleitung,
  • die Programmieranleitung und alle weiteren Anweisungen zur Programmierung des Geräts.

Sind bereits Registrierkassen im Einsatz, welche die verschärften Anforderungen erfüllen, dann mussten diese auch schon vor 2017 beachtet werden.

Praxis-Tipp

Sämtliche digitalen Einzeldaten speichern / Trennung von baren und unbaren Zahlungen

Seit 2017 genügt der Tagesendsummenbon (sog. Z-Bon) nicht mehr den Anforderungen der Finanzverwaltung. Vielmehr sind sämtliche digitalen Einzeldaten zu speichern und dürfen nicht mehr gelöscht werden, sodass die Aufbewahrung der Papierrollen allein nicht mehr genügt. Es liegt also keine ordnungsgemäße Kassenführung mehr vor, wenn die Daten nur auf den mitgeführten Papierrollen erfasst werden.

Zahlungen mit Kredit- und EC-Karte müssen auch bei einer Registrierkasse getrennt erfasst werden. Nur dann werden die Bareinnahmen korrekt ausgewiesen, sodass sie entsprechend auf dem Konto "Kasse" gebucht werden können. Eine undifferenzierte Erfassung von baren und unbaren Geschäftsvorfällen stellt einen
formellen Mangel dar und widerspricht dem Grundsatz der Wahrheit und Klarheit
einer kaufmännischen Buchführung (§ 146 Abs. 1 AO, § 239 Abs. 2 HGB).

Wie die Situation zu würdigen ist, wenn anders verfahren wird, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab. Das bedeutet: Es besteht immer das Risiko, dass der Betriebsprüfer möglicherweise Hinzuschätzungen im
Rahmen einer Betriebsprüfung vornimmt.

Was hinsichtlich Tagesendsummenbons zu beachten ist 

Wird eine elektronische Registrierkasse benutzt, müssen die Tagesendsummenbons (sog. Z-Bons) aufbewahrt werden, und zwar vollständig. Sie sind fortlaufend zu nummerieren und es dürfen keine Bons fehlen. Folgende Daten muss ein Z-Bon festhalten:

  • Unternehmensname,
  • Zeitangabe des Abrufs,
  • Datum,
  • Tagessumme,
  • Kundenkennzahl,
  • Bar-oder Kreditkartenzahlung,
  • Stornierungen,
  • Retouren,
  • Tagesabschlussauswertungen.

Wichtig

Bedienungsanleitungen für die Kassen aufbewahren

Für jede Kasse ist auch die betreffende Bedienungsanleitung aufzubewahren. Diese geben nämlich über die technischen Voraussetzungen der Datenerfassung und deren Möglichkeiten der Änderung Auskunft. Die Aufbewahrungspflicht gilt auch für Handbücher und Wartungsprotokolle sowie Programmieranleitungen. Bei einer elektronischen Registrierkasse werden regelmäßig alle Einnahmen einzeln (pro Kunde) erfasst. Eine summarische Erfassung der Tageseinnahmen scheidet daher in diser Situation aus.

Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen

  • Aufzeichnungen auf Papier oder mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme müssen unveränderbar sein.
  • Jede Änderung muss für einen sachverständigen Dritten nachvollziehbar sein.
  • Technische Manipulationen von digitalen Grundaufzeichnungen wie Kassendaten, sind im Rahmen von Maßnahmen der Außenprüfung immer schwerer oder nur mit hohem Aufwand feststellbar.

Die bisher bestehenden gesetzlichen Regelungen boten keine ausreichenden Möglichkeiten, um Manipulationen von digitalen Grundaufzeichnungen, insbesondere Kassendaten, ohne großen Aufwand durch die Außenprüfungsdienste vor Ort aufzudecken.

Aus diesem Grund wurde das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen verabschiedet. Danach wird in § 146a AO Folgendes geregelt:

  • für aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder
  • für andere Vorgänge, die mithilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst werden,
  • ist ein elektronisches Aufzeichnungssystem zu verwenden,
  • das jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall und jeden anderen Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet.

Das Gesetz sieht vor, dass für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2019 beginnen (also ab dem 1.1.2020, wenn das Wirtschaftsjahr mit dem Kalenderjahr übereinstimmt) die elektronischen Aufzeichnungssysteme und Aufzeichnungen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen sind. Diese zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung muss aus

  • einem Sicherheitsmodul,
  • einem Speichermedium und
  • einer digitalen Schnittstelle

bestehen. Die digitalen Aufzeichnungen sind auf einem Speichermedium zu sichern sowie für eine Kassen-Nachschau und Außenprüfungen verfügbar zu halten. Es ist verboten, elektronische Aufzeichnungssysteme, Software für elektronische Aufzeichnungssysteme und technische Sicherheitseinrichtungen gewerbsmäßig zu bewerben oder in den Verkehr zu bringen, die diesen Anforderungen nicht entsprechen. Das BMF wird ermächtigt, durch Rechtsverordnung die elektronischen Aufzeichnungssysteme, die über eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung verfügen müssen, und die Anforderungen an

  1. das Sicherheitsmodul,
  2. das Speichermedium,
  3. den Beleg,
  4. die elektronische Archivierung der Aufzeichnungen,
  5. die digitale Schnittstelle,
  6. die Protokollierung von digitalen Grundaufzeichnungen zur Sicherstellung der Integrität und Authentizität sowie der Vollständigkeit der elektronischen Aufzeichnung,
  7. die elektronischen Aufzeichnungssysteme und
  8. die Anforderungen an die Zertifizierung der technischen Sicherheitseinrichtung zu bestimmen.

Von der Ermächtigung wurde Gebrauch gemacht. Die "Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- uns Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr (Kassensicherungsverordnung – KassenSichV)" vom 26.9.2017 regelt nunmehr, was im Einzelnen zu beachten ist. Nach § 2 KassenSichV muss für jeden Geschäftsvorfall oder anderen Vorgang eine neue Transaktion gestartet werden. Die Transaktion hat Folgendes zu enthalten:

  1. den Zeitpunkt des Vorgangsbeginns,
  2. eine eindeutige und fortlaufende Transaktionsnummer,
  3. die Art des Vorgangs,
  4. die Zahlungsart,
  5. den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung oder des Vorgangsabbruchs,
  6. einen Prüfwert sowie
  7. die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls.

Registrierkassensysteme müssen künftig manipulationssicher sein 

Kassensysteme sind mit Software ausgestattet. Ob elektronische Kassen manipulierbar sind, hängt somit davon ab, ob die Software (nachträgliche) Veränderungen zulässt, die nicht nachvollziehbar sind. Die KassenSichV lässt es nicht mehr zu, dass unkontrollierbare (nachträgliche) Eingriffe vorgenommen werden. Beliefert ein Unternehmer (Programmierer) seine Kunden mit offensichtlich manipulierbaren Kassensystemen, läuft er Gefahr für die hinterzogenen Steuern seiner Kunden haften zu müssen (FG Rheinland-Pfalz, Beschluss v. 7.1.2015, 5 V 2068/14) Die Kassensysteme können auf unterschiedliche Weise manipuliert werden, z. B. hinsichtlich

  • Anzahl und Höhe der Umsätze,
  • Stornos,
  • Herabsetzung des Tagesumsatzes,
  • Missbrauchs des Trainingsspeichers in der Gastronomie.

Integrierte Sicherheitslösung für messwertverarbeitende Kassensysteme (INSIKA) 

INSIKA basiert auf einer digitalen Signatur, die durch ein Trustcenter erzeugt wird. Dafür müssen an die Kassensysteme Smartcards angeschlossen werden – also interne oder externe Kartenlesegeräte. Bei jedem Bezahlvorgang erstellt die Chipkarte dann mithilfe eines speziellen Schlüssels eine Signatur. Diese Signatur wird als 2D-Code auf dem Kassenbon abgedruckt und gleichzeitig auf der Karte gespeichert. Auf diese Weise lassen sich die eingegebenen Daten später nicht mehr manipulieren.

Praxis-Tipp

Neuanschaffungen und Veränderungen

Künftig ist es erforderlich, dass Kassensysteme so konzipiert sind, dass sie nicht manipuliert werden können. Wer sich jetzt eine neue Registrierkasse zulegt, sollte unbedingt darauf achten, dass diese Registrierkasse bereits die Anforderungen erfüllt, die es künftig erfüllen muss. Die Umstellung muss ohnehin erfolgen, spätestens zum 1.1.2020. Auch wenn eine nicht manipulierbare Kasse teurer ist, ist es nicht sinnvoll, eine billigere Zwischenlösung zu wählen. Es besteht dann außerdem die Gefahr, dass die Finanzverwaltung eine Manipulationsabsicht vermuten könnte. Der Unternehmer sollte sich daher unbdingt schriftlich
bestätigen lassen, dass die Voraussetzungen der Kassensicherungsverordnung erfüllt sind.