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Wie Bareinnahmen ohne Registrierkasse richtig ermittelt werden. Bild: Haufe Online Redaktion

Es gibt keine Patentlösung, wie Bareinnahmen rechtssicher dokumentiert werden können und die alle Fälle abdeckt. Je nach Situation muss unterschiedlich verfahren werden. Wir geben Ihnen Tipps, worauf bei der Kassenführung zu achten ist und wie Bareinnahmen ohne Registrierkasse ermittelt werden.

Kassenführung: Diese Grundsätze müssen Sie beachten

Unabhängig von der Art der Kassenaufzeichnungen erfassen Unternehmer ihre Bareinnahmen und Barausgaben, indem sie diese Barbeträge auf das Konto "Kasse" 1000 (SKR 03) bzw. 1600 (SKR 04) buchen. Entscheidend ist, dass die Grundaufzeichnungen stimmen und beweiskräftig sind. Bei einer nicht ordnungsgemäßen Kassenführung geht der Betriebsprüfer der Finanzverwaltung regelmäßig davon aus, dass die Bareinnahmen nicht vollständig erfasst worden sind. Das ist insbesondere kritisch bei Unternehmen, deren Betriebseinnahmen zu einem großen Teil aus Bareinnahmen bestehen. Unternehmen müssen hinsichtlich der Kassenführung Folgendes beachten:

  • Es ist nach wie vor zulässig, die Bareinnahmen ohne Registrierkasse zu ermitteln, z. B. mithilfe von Tageskassenberichten oder mithilfe eines Kassenbuchs.
  • Die Bareinnahmen werden mithilfe einer elektronischen Registrierkasse ermittelt, wobei spätestens seit dem 1.1.2017 die Anforderungen zu beachten sind, die sich aus dem BMF-Schreiben vom 14.11.2014 (BMF, Schreiben v. 14.11.2014, IV A 4 – S 0316/10003.) ergeben.
  • Die Bareinnahmen werden mithilfe eines elektronischen Kassensystems ermittelt, wobei spätestens ab dem 1.1.2020 die verschärften Anforderungen erfüllt werden müssen, die sich aus dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 (BGBl. Teil I Seite 3152) ergeben.

Der Unternehmer kann frei entscheiden, ob

  • er seine Warenverkäufe manuell oder
  • mit einer elektronischen Registrierkasse oder
  • mit einer PC-Kasse erfasst.

Es ist niemand zur Nutzung einer elektronischen Registrierkasse verpflichtet. Wer bisher schon nur eine offene Ladenkasse geführt hat, kann diese auch weiterhin führen wie bisher. Es gibt keine gesetzliche Pflicht, das zu ändern. Es ist sogar möglich, dass der Unternehmer von der bisherigen elektronischen Kasse zur offenen Ladenkasse wechselt. Die Finanzverwaltung kann niemanden verpflichten, eine elektronische Kasse zu führen.

Ermittlung der Bareinnahmen ohne Registrierkasse

Die Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung bei Bareinnahmen, die in einer offenen Ladenkasse ohne Registrierkasse erfasst werden, erfordert einen täglichen Kassenbericht (BFH, Urteil v. 13.3.2013, X B 16/12.).Der Kassenbericht muss auf der Grundlage eines tatsächlichen Auszählens der Bareinnahmen erstellt werden. Es ist jedoch nicht erforderlich, die genaue Stückzahl der vorhandenen Geldscheine und Münzen aufzulisten (BFH, Urteil v. 25.3.2015, X R 19/14.). Das heißt, es reicht aus, wenn der Kassenbericht auf der Grundlage eines tatsächlichen Auszählens erstellt worden ist (BFH, Beschluss v. 16.12.2016, X B 41/16.).

Wichtig

Bei der offenen Ladenkasse müssen Kassenberichte erstellt werden

Entscheidet sich der Unternehmer für die offene Ladenkasse, muss er unbedingt einen täglichen Kassenbericht erstellen, mit dem er die Einnahmen eines Tages rechnerisch ermittelt. Eine tägliche Bestandsaufnahme ist also wichtig und muss auch sorgfältig dokumentiert werden. Das Kassenbuch reicht bei einer summarischen Ermittlung der Einnahmen nicht aus. Ohne Registrierkasse müssen also die eingenommenen Beträge gezählt werden. Voraussetzung dafür ist, dass das Geld in einer Kassette oder einem anderen Behälter aufbewahrt wird. Am Ende eines Tages wird der Bestand gezählt. Der Tagesendbestand ist gleichzeitig der Anfangsbestand des folgenden Tages.

Die Tageseinnahmen sind wie folgt zu ermitteln:

 

Kassenbestand am Ende des Tages

– Kassenbestand am Anfang des Tages

Zwischensumme

– private Einzahlungen in die Kasse (z. B. Wechselgeld)

+ private Entnahmen aus der Kasse

+ aus der Kasse bezahlte Betriebsausgaben

Bruttoeinnahmen des laufenden Tages

Für diese Form der summarischen Ermittlung der Einnahmen gibt es Formulare, die als Tageskassenberichte bezeichnet werden.

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> GoBD DV - Anforderungen an die Buchhaltung

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Schlagworte zum Thema:  Barzahlung, Kassenführung, Gewinnermittlung, Bilanzierung, Einnahmenüberschussrechnung, GoBD

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