27.06.2016 | Top-Thema Kassenführung – Besonderheiten

Kassenführung: Rechtssichere Möglichkeiten, die Bareinnahmen zu dokumentieren

Kapitel
Die Datenerfassung auf mitgeführten Papierrollen erfüllt nicht mehr die Voraussetzungen einer ordnungsgemäßen Kassenführung.
Bild: Haufe Online Redaktion

Es gibt keine Patentlösung, wie Bareinnahmen rechtssicher dokumentiert werden können und die alle Fälle abdeckt. Je nach Situation muss unterschiedlich verfahren werden. Wir geben Ihnen Tipps, worauf zu achten ist und wie Einnahmen rechtssicher dokumentiert werden.

Kassenführung: Wie bare Einnahmen dokumentiert werden müssen

Die nachfolgende Aufzählung zeigt, wie in welcher Situation am besten vorgegangen wird:

  • Der Unternehmer hat Ausgangsrechnungen erstellt, die von den Kunden in bar beglichen werden.

    Lösung: Er vermerkt die Zahlung auf der Rechnung "bar bezahlt am …". Mehr braucht der Unternehmer nicht zu tun.

  • Der Unternehmer hat ein Einzelhandelsgeschäft und stellt für jeden Verkauf einen Verkaufsbeleg mit Durchschrift aus.
    Lösung: Die Durchschrift ist ein Einnahmebeleg, den der Unternehmer aufbewahren muss.

  • Der Unternehmer führt eine Vielzahl von Bargeschäften mit meist nur geringen Beträgen an unbekannte Personen aus, wie z. B. bei einem Kiosk, einer Bäckerei, einem Imbiss, einem Zeitungshandel usw.
    Lösung: Die Einnahmen werden in summarischer Form erfasst.

  • Die Einnahmen können summarisch mithilfe eines Tageskassenberichts ermittelt werden. Die Einnahmen können auch mithilfe einer Registrierkasse ermittelt werden. Im Gaststättenbereich ist eine Registrierkasse unbedingt erforderlich, um ordnungsgemäße Bewirtungsquittungen ausstellen zu können.

Kassenführung: Wie Bareinnahmen summarisch ermittelt werden

Ohne Registrierkasse müssen die eingenommenen Beträge gezählt werden. Voraussetzung dafür ist, dass das Geld in einer Schublade, einer Kassette oder einem anderen Behälter aufbewahrt wird. Am Ende eines Tages wird der Bestand gezählt. Der Tagesendbestand ist gleichzeitig der Anfangsbestand des folgenden Tages. Die Tageseinnahmen sind wie folgt zu ermitteln:

Kassenbestand am Ende des Tages

– Kassenbestand am Anfang des Tages

Zwischensumme

– private Einzahlungen in die Kasse (z. B. Wechselgeld)

+ private Entnahmen aus der Kasse

+ aus der Kasse bezahlte Betriebsausgaben

Bruttoeinnahmen des laufenden Tages

Für diese Form der summarischen Ermittlung der Einnahmen gibt es Formulare, die als Tageskassenberichte bezeichnet werden.

Besonderheiten der Kassenführung bei Registrierkassen

Seit dem 1.1.2015 gelten neue Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form und zum Datenzugriff (GoBD). Diese Grundsätze hat die Finanzverwaltung im BMF-Schreiben vom 14.11.2014 festgehalten (BMF, Schreiben v. 14.11.2014, IV A-  S 0316 / 10003). Sie wirken sich auch auf die Kassenführung aus.

Soweit bilanzierungspflichtige bzw. bargeldintensive Betriebe (etwa Kioske oder Gaststätten) elektronische Registrierkassen nutzen, müssen die mit diesen Kassen erfassten Ein- und Ausgaben 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

Hinweis: Aufbewahrung der Papierrollen genügt nicht mehr

Die Datenerfassung auf mitgeführten Papierrollen erfüllt nicht mehr die Voraussetzungen einer ordnungsgemäßen Kassenführung.

In Zukunft muss eine Kasse daher genug Speicherkapazität aufweisen, um der Speicherung von zehn Jahren gerecht zu werden. Kassen, welche diese Speicherkapazitäten nicht aufweisen, durften seit 2010 nicht mehr neu angeschafft werden. In 2010 noch in Gebrauch befindliche Kassen dürfen noch bis zum 31.12.2016 weiter verwendet werden. Danach müssen derartige Kassen entweder aufgerüstet oder durch eine neue ersetzt werden, welche die 10-jährige Speicheranforderung erfüllt.

Was hinsichtlich Tagesendsummenbons zu beachten ist

Wird eine elektronische Registrierkasse benutzt, müssen die Tagesendsummenbons (sog. Z-Bons) aufbewahrt werden, und zwar vollständig. Sie sind fortlaufend zu nummerieren und es dürfen keine Bons fehlen.

Folgende Daten muss ein Z-Bon festhalten:

  • Unternehmensname,
  • Zeitangabe des Abrufs,
  • Datum,
  • Tagessumme,
  • Kundenkennzahl,
  • Bar- oder Kreditkartenzahlung,
  • Stornierungen,
  • Retouren,
  • Tagesabschlussauswertungen.

Achtung: Bedienungsanleitung

Für jede Kasse ist auch die betreffende Bedienungsanleitung aufzubewahren. Diese geben nämlich über die technischen Voraussetzungen der Datenerfassung und deren Möglichkeiten der Änderung Auskunft. Die Aufbewahrungspflicht gilt auch für Handbücher und Wartungsprotokolle sowie Programmieranleitungen.

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Schlagworte zum Thema:  Barzahlung, Gewinnermittlung, Bilanzierung, Einnahmenüberschussrechnung, GoBD

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