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Dass bei Einnahmen-Überschuss-Rechnung kein Kassenbuch zu führen ist, bedeutet jedoch nicht, dass auf die Aufzeichnung der Umsätze (also auch ihre Barumsätze) vollständig verzichtet werden kann. Bild: Haufe Online Redaktion

Wer z. B. im Kleingewerbe eine Einnahmen-Überschussrechnung macht, ist nicht verpflichtet ein Kassenbuch zu führen, sollte aber einiges beachten. Hier sind alle alle Besonderheiten zusammengestellt, die Einnahmen-Überschussrechner bei der ordnungsgemäßen Kassenführung beachten müssen.

Besonderheiten der Kassenführung bei Einnahme-Überschuss-Rechnung

Detaillierte Regelungen darüber, wie Bareinnahmen aufgezeichnet werden müssen, sind weder im HGB noch in den Steuergesetzen enthalten. In § 146 Abs. 1 AO heißt es lediglich, dass die

  • Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen sind und
  • die Kasseneinnahmen täglich festgehalten werden sollen.

Einnahmen-Überschussrechner müssen kein Kassenbuch führen 

Einnahmen-Überschussrechner müssen kein Kassenbuch führen, jedoch Aufzeichnungen führen, Belege aufbewahren und vieles mehr.

Geordnete Ablage der Belege erforderlich

Bei einer Einnahmen-Überschussrechnung können die Buchführungsunterlagen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen (§ 146 Abs. 5 AO), wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht. Das bedeutet, dass bei einer Einnahmen-Überschussrechnung die Bareinnahmen und Barausgaben allein anhand der Rechnungen und Quittungen nachgewiesen werden können, z. B. indem

  • die Belege chronologisch nach dem Tag des Geldeingangs abgelegt werden und
  • in handschriftliche oder EDV-Listen, z. B. in Excel-Tabellen, eingetragen werden.

Bei Vermerken auf Ausgangsrechnungen reicht eine Liste 

Wenn der Unternehmer auf seinen Ausgangsrechnungen vermerkt, ob der Betrag auf sein Konto überwiesen oder bar gezahlt wurde, reicht eine Liste aus, die alle Einnahmen enthält. Gesonderte Listen sind nicht erforderlich, wenn sich die entsprechenden Daten aus den Konten einer EDV-Buchführung ergeben.

Belegnachweis erforderlich 

Unabhängig von der Art der Gewinnermittlung besteht also für den Unternehmer die Verpflichtung, Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben durch Belege nachzuweisen (BFH, Urteil v. 26.2.2004, XI R 25/02). Allerdings gibt es für die Bilanzierung und die Einnahmen-Überschussrechnung unterschiedliche Reglungen, wie die Einnahmen und Ausgaben aufzuzeichnen sind. Wer seinen Gewinn mithilfe einer Einnahmen-Überschussrechnung ermittelt, ist nicht verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Der Leitsatz im BFH-Beschluss vom 16.2.2006 (BFH, Beschluss v. 16.2.2006, XB 57/05.) lautet: "Bei zulässiger Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG sind Steuerpflichtige nicht zum Führen eines Kassenbuchs verpflichtet."

Begründung des BFH: Bei einer Einnahmen-Überschussrechnung werden im Gegensatz zur Bilanzierung keine Bestandskonten ausgewiesen, also auch kein Kassenkonto. Das bedeutet, dass Betriebseinnahmen, die in bar vereinnahmt werden, sofort ins Privatvermögen übergehen, also vom Unternehmer privat entnommen werden. Im Gegensatz dazu muss bei einer Bilanzierung eine Barkasse geführt werden, die den Kassenbestand nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ausweist.

Dass Einnahmen-Überschussrechner kein Kassenbuch führen müssen, bedeutet jedoch nicht, dass sie darauf verzichten können, ihre Umsätze (also auch ihre Barumsätze) vollständig aufzuzeichnen. Die Aufzeichnungspflicht gilt immer, also auch für Barumsätze. In diesem Zusammenhang spielt es keine Rolle, ob der Unternehmer seine Umsätze ausschließlich oder überwiegend in bar abwickelt, oder die Bareinnahmen geringfügig sind.

Rechnungskopien empfehlenswert 

  • Rechnungskopien für die eigenen Unterlagen erstellen bzw. alle Ausgangsrechnungen ein 2. Mal für die eigenen Unterlagen ausdrucken.
  • Auf den Rechnungskopien vermerken, ob der Betrag bar vereinnahmt wurde oder ob er aufs Konto überwiesen wurde.
  • Der Einnahmen-Überschussrechner braucht dann nur eine Liste, in die er alle Einnahmen einträgt.
  • Gesonderte Listen sind nicht erforderlich, wenn sich die entsprechenden Daten unmittelbar aus den Konten der EDV-Buchführung ergeben.

Umsatzsteuerliche Aufzeichnungspflichten

§ 22 UStG enthält die Aufzeichnungspflichten, die für die Umsatzsatzsteuer erfüllt werden müssen. Danach ist der Unternehmer verpflichtet, seine Einnahmen einzeln und getrennt nach Steuersätzen aufzuzeichnen. Dabei muss er festhalten, wann er die Rechnung ausgestellt hat und wann der Kunde die Rechnung bezahlt hat. Ein Kassenbuch ist nicht erforderlich. Umsatzsteuerlich ist es ohne Bedeutung, ob die Beträge bar vereinnahmt oder auf das Konto überwiesen wurden.

Die umsatzsteuerlichen Aufzeichnungspflichten müssen lt. BFH auch bei der Gewinnermittlung für Zwecke der Einkommensteuer beachtet werden (BFH, Beschluss v. 2.9.2008, V B 4/08.).

Einnahmen-Überschussrechner haben bei allen Beträgen, die sie bar erhalten bzw. bar zahlen, die Wahl, sich für eine der beiden folgenden Lösungen zu entscheiden:

  • Sie führen ein Kassenbuch (= geschlossene Kassenführung), das sämtliche Bargeldbewegungen beinhaltet (es muss jede Barzahlung, jede Privatentnahme bzw. Privateinlage oder Bareinzahlung bei der Bank im Kassenbuch erfasst werden).Diese Variante sollten Einnahmen-Überschussrechner nicht wählen, auch nicht bei umfangreichen Bareinnahmen! Kassenberichte zur Ermittlung der Einnahmen können hingegen sinnvoll sein.
  • Sie zeichnen alle Bargeldbewegungen ohne Kassenbuch (Kassenführung) getrennt voneinander auf, wie z. B. Einnahmen, Betriebsausgaben, Entnahmen und Einlagen. Die Belege über bar bezahlte Betriebsausgaben, die z. B. aus dem Portemonnaie bezahlt wurden, müssen aufbewahrt werden, wie es auch bei allen anderen Belegen erforderlich ist.

Erleichterung bei großen Barzahlungsgeschäften: Summarische Ermittlung

Erleichterungen gibt es, wenn eine Vielzahl von Geschäften mit oft nur geringen Beträgen gegen Barzahlung an unbekannte Personen ausgeführt werden. Hier ist es unzumutbar, jede Bareinnahme einzeln zu erfassen. Aus diesem Grund dürfen Tageseinnahmen auch summarisch ermittelt werden (BMF, Schreiben v. 14.11.2014, IV A 5 – S 0316/13/10003.). Ab einem Betrag von 15.000 EUR pro Kunde müssen die Barverkäufe zwingend einzeln aufgezeichnet und der Name und die Anschrift des Kunden sowie der Inhalt des Geschäfts angegeben werden (Meldepflicht nach dem Geldwäschegesetz).

Die Tageseinnahmen dürfen nicht summarisch ermittelt werden, wenn es sich um Bareinnahmen handelt

  • im Hotel- und Beherbergungsgewerbe,
  • in Autoreparaturwerkstätten,
  • bei Einzelanfertigungen von Schmuckstücken in Juwelier-, Gold- und Silberschmiedegeschäften,
  • in Restaurants und Gaststätten, bei denen Rechnungen über Bewirtungskosten, Familienfeiern, Betriebsveranstaltungen, Seminarveranstaltungen und Tagungen ausgestellt werden.

In diesen Fällen müssen also die Daten der Kunden festgehalten werden.

Vorlagepflicht nur bei gesetzlicher Aufzeichnungspflicht

Führt ein Einzelhändler, wie z. B. ein Apotheker, über die nach der Rechtsprechung zulässige Ermittlung der Tageseinnahmen durch Tagesendsummenbons hinaus freiwillig eine von seiner PC-Kasse erstellte Datei mit Einzelaufzeichnungen der Barverkäufe, ist er nach dem BFH-Urteil vom 16.12.2014 (BFH, Urteil v. 16.12.2014, X R 42/13)  verpflichtet, diese Datei dem Finanzamt bei einer Betriebsprüfung vorzulegen.

Im entschiedenen Fall hatte eine Apothekerin ihre Bareinnahmen mit einer sog. PC-Kasse erfasst. Die Summe der täglichen Bareinnahmen übertrug sie manuell in das Kassenbuch. Dem Prüfer legte sie zwar eine CD mit Daten aus ihrem Kassensystem vor, nicht aber die Datei mit der Einzeldokumentation der Verkäufe.

Der BFH hat entschieden, dass auch dann, wenn auf Einzelaufzeichnungen verzichtet werden kann, das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung verlangen kann, dass ihm die Dateien aus der PC-Kasse vorgelegt werden. Das gilt insbesondere bei Einzelhändlern, die in ihrem Betrieb im allgemeinen Waren von geringem Wert an unbekannte Kunden über den Ladentisch gegen Barzahlung verkaufen. Wird zusätzlich eine PC-Kasse geführt, die detaillierte Informationen zu den einzelnen Verkäufen aufzeichnet und eine dauerhafte Speicherung ermöglicht, dann sind die damit bewirkten Einzelaufzeichnungen auch zumutbar. Die Finanzverwaltung ist in diesem Fall nach § 147 AO im Rahmen einer Außenprüfung berechtigt, Zugriff auf die Kassendaten zu nehmen.

Bareinnahmen ohne Kassenbuch erfassen

Buchungssatz: Privatentnahmen an Erlöse

  • bar bezahlte Betriebsausgaben auf das jeweilige Aufwandskonto gebucht werden und als Gegenkonto das Konto Privateinlagen verwendet wird.

Buchungssatz: Betriebsausgaben an Privateinlagen

Rechtssichere Möglichkeiten, die Bareinnahmen zu dokumentieren 

Lösung: Er vermerkt die Zahlung auf der Rechnung "bar bezahlt am …". Mehr braucht der Unternehmer nicht zu tun.

  • Der Unternehmer hat ein Einzelhandelsgeschäft und stellt für jeden Verkauf einen Verkaufsbeleg mit Durchschrift aus.

Lösung: Die Durchschrift ist ein Einnahmebeleg, den der Unternehmer aufbewahren muss.

  • Der Unternehmer führt eine Vielzahl von Bargeschäften mit meist nur geringen Beträgen an unbekannte Personen aus, wie z. B. bei einem Kiosk, einer Bäckerei, einem Imbiss, einem Zeitungshandel usw.

Lösung: Die Einnahmen werden in summarischer Form erfasst.

  • Die Einnahmen können summarisch mithilfe eines Tageskassenberichts ermittelt werden. Die Einnahmen können auch mithilfe einer Registrierkasse ermittelt werden. Im Gaststättenbereich ist eine Registrierkasse unbedingt erforderlich, um ordnungsgemäße Bewirtungsquittungen ausstellen zu können.

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Schlagworte zum Thema:  Einnahmenüberschussrechnung, Kassenführung, Bilanzierung, Gewinnermittlung, Barzahlung, GoBD

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