27.06.2016 | Top-Thema Kassenführung – Besonderheiten

Kassenführung: Einnahmen-Überschuss-Rechner brauchen kein Kassenbuch zu führen

Kapitel
Dass Einnahmen-Überschuss-Rechner kein Kassenbuch führen müssen, bedeutet jedoch nicht, dass sie darauf verzichten können, ihre Umsätze (also auch ihre Barumsätze) vollständig aufzuzeichnen.
Bild: Haufe Online Redaktion

Unabhängig von der Art der Gewinnermittlung besteht für den Unternehmer die Verpflichtung, Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben durch Belege nachzuweisen. Allerdings gibt es für die Bilanzierung und die Einnahmen-Überschuss-Rechnung  unterschiedliche Regelungen, die sie beim Aufzeichnen von Einnahmen und Ausgaben beachten müssen. Welche das sind, lesen Sie hier.

Laut BFH - keine Kassenführung bei Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR)

Die Aussage des BFH ist eindeutig: Wer seinen Gewinn zulässigerweise mithilfe einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt, ist nicht verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen.

Die Begründung lautet: Bei einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung werden im Gegensatz zur Bilanzierung keine Bestandskonten ausgewiesen, also auch kein Kassenkonto. Das bedeutet, dass Betriebseinnahmen, die in bar vereinnahmt werden, sofort ins Privatvermögen übergehen, also vom Unternehmer privat entnommen werden. Im Gegensatz dazu muss bei einer Bilanzierung eine Barkasse geführt werden, die den Kassenbestand nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ausweist.

Dass Einnahmen-Überschuss-Rechner kein Kassenbuch führen müssen, bedeutet jedoch nicht, dass sie darauf verzichten können, ihre Umsätze (also auch ihre Barumsätze) vollständig aufzuzeichnen. Die Aufzeichnungspflicht gilt immer, also auch für Barumsätze. In diesem Zusammenhang spielt es keine Rolle, ob der Unternehmer seine Umsätze ausschließlich oder überwiegend in bar abwickelt, oder die Bareinnahmen geringfügig sind.

Besonderheiten: Was Einnahmen-Überschuss-Rechner (EÜR) unbedingt tun sollten

  • Rechnungskopien für die eigenen Unterlagen erstellen bzw. alle Ausgangsrechnungen ein 2. Mal für die eigenen Unterlagen ausdrucken.
  • Auf den Rechnungskopien vermerken, ob der Betrag bar vereinnahmt wurde oder ob er aufs Konto überwiesen wurde.
  • Der Einnahmen-Überschuss-Rechner braucht dann nur eine Liste, in die er alle Einnahmen einträgt.
  • Gesonderte Listen sind nicht erforderlich, wenn sich die entsprechenden Daten unmittelbar aus den Konten der EDV-Buchführung ergeben.

§ 22 UStG enthält die Aufzeichnungspflichten, die für die Umsatzsatzsteuer erfüllt werden müssen. Danach ist der Unternehmer verpflichtet, seine Einnahmen einzeln und getrennt nach Steuersätzen aufzuzeichnen. Dabei muss er festhalten, wann er die Rechnung ausgestellt hat und wann der Kunde die Rechnung bezahlt hat. Ein Kassenbuch ist nicht erforderlich. Umsatzsteuerlich ist es ohne Bedeutung, ob die Beträge bar vereinnahmt oder auf das Konto überwiesen wurden.

Die umsatzsteuerlichen Aufzeichnungspflichten müssen lt. BFH auch bei der Gewinnermittlung für Zwecke der Einkommensteuer beachtet werden (BFH, Beschluss v. 2.9.2008, V B 4/08).

Einnahmen-Überschuss-Rechner haben bei allen Beträgen, die sie bar erhalten bzw. bar zahlen, die Wahl, sich für eine der beiden folgenden Lösungen zu entscheiden:

  • Sie führen ein Kassenbuch (= geschlossene Kassenführung), das sämtliche Bargeldbewegungen beinhaltet (es muss jede Barzahlung, jede Privatentnahme bzw. Privateinlage oder Bareinzahlung bei der Bank im Kassenbuch erfasst werden). Diese Variante sollten Einnahmen-Überschuss-Rechner nicht wählen, auch nicht bei umfangreichen Bareinnahmen! Kassenberichte zur Ermittlung der Einnahmen können hingegen sinnvoll sein.
  • Sie zeichnen alle Bargeldbewegungen ohne Kassenbuch (Kassenführung) getrennt voneinander auf, wie z. B. Einnahmen, Betriebsausgaben, Entnahmen und Einlagen. Die Belege über bar bezahlte Betriebsausgaben, die z. B. aus dem Portemonnaie bezahlt wurden, müssen aufbewahrt werden, wie es auch bei allen anderen Belegen erforderlich ist.

Erleichterung bei großen Barzahlungsgeschäften: Summarische Ermittlung

Erleichterungen gibt es, wenn eine Vielzahl von Geschäften mit oft nur geringen Beträgen gegen Barzahlung an unbekannte Personen ausgeführt werden. Hier ist es unzumutbar, jede Bareinnahme einzeln zu erfassen. Aus diesem Grund dürfen Tageseinnahmen auch summarisch ermittelt werden (BMF, Schreiben v. 5.4.2004, I VD 2 - S 0315 - 9/04).

Ab einem Betrag von 15.000 EUR pro Kunde müssen die Barverkäufe

  • zwingend einzeln aufgezeichnet und
  • der Name und die Anschrift des Kunden sowie der Inhalt des Geschäfts angegeben werden (Meldepflicht nach dem Geldwäschegesetz).

Die Tageseinnahmen dürfen nicht summarisch ermittelt werden, wenn es sich um Bareinnahmen handelt

  • im Hotel- und Beherbergungsgewerbe,
  • in Autoreparaturwerkstätten,
  • bei Einzelanfertigungen von Schmuckstücken in Juwelier-, Gold- und Silberschmiedegeschäften,
  • in Restaurants und Gaststätten, bei denen Rechnungen über Bewirtungskosten, Familienfeiern, Betriebsveranstaltungen, Seminarveranstaltungen und Tagungen ausgestellt werden.

In diesen Fällen müssen also die Daten der Kunden festgehalten werden.

Vorlagepflicht nur bei gesetzlicher Aufzeichnungspflicht

Führt ein Einzelhändler wie z. B. ein Apotheker über die nach der Rechtsprechung zulässige Ermittlung der Tageseinnahmen durch Tagesendsummenbons hinaus freiwillig eine von seiner PC-Kasse erstellte Datei mit Einzelaufzeichnungen der Barverkäufe, ist er nach dem BFH-Urteil vom 16.12.2014 verpflichtet, diese Datei dem Finanzamt bei einer Betriebsprüfung vorzulegen (BFH 16.12.2014 XR 42/13).

Im entschiedenen Fall hatte eine Apothekerin ihre Bareinnahmen mit einer sog. PC-Kasse erfasst. Die baren Tageseinnahmen stellte sie durch fortlaufende Tagesendsummenbons (Z-Bons) mit anschließender Nullstellung des Kassenspeichers fest. Die Summe der täglichen Bareinnahmen übertrug sie manuell in das Kassenbuch. Dem Prüfer legte sie zwar eine CD mit Daten aus ihrem Kassensystem vor, nicht aber die Datei mit der Einzeldokumentation der Verkäufe.

Brauchte sie nach dem Urteil des hessischen Finanzgerichts (Hessisches FG vom 24.4.2013) auch nicht. der BFH entschied allerdings anders. Es kann zwar auf Einzelaufzeichnungen verzichtet werden. Werden Bareinnnahmen aber mit einer sog. PC-Kasse erfasst, dann müssen diese Dateien dem Finanzamt bei einer Betriebsprüfung vorgelegt werden.

Wie Bargeldbewegungen ohne Kassenbuch zu erfassen sind (Kassenführung)

Wenn Unternehmer Ihre Einnahmen-Überschuss-Rechnung mit einer einfachen Belegablage ermitteln, müssen sie ihre Belege über Einnahmen und Ausgaben geordnet ablegen. Es reicht aus, wenn sie auf ihrer Ausgangsrechnung vermerken, ob und wann der Kunde bar gezahlt hat.

Bei einer EDV-Buchführung sollte

  • das Konto "Kasse" 1000 beim SKR 03 bzw. 1600 beim SKR 04 nur dann verwendet werden, wenn tatsächlich ein vollständiges Kassenbuch geführt wird,
  • ohne Kassenbuch das Konto "Verrechnungskonto für Gewinnermittlung § 4/3 EStG, ergebniswirksam" 1370 beim SKR 03 bzw. 1485 beim SKR 04 verwendet werden.

Besser und zweckmäßiger ist es jedoch, wenn

  • die Bareinnahmen als Erlös gebucht und als Gegenkonto das Konto Privatentnahmen verwendet wird. (Buchungssatz: Privatentnahmen an Erlöse)
  • bar bezahlte Betriebsausgaben auf das jeweilige Aufwandskonto gebucht werden und als Gegenkonto das Konto Privateinlagen verwendet wird. (Buchungssatz: Betriebsausgaben an Privateinlagen)

Weitere interessante Inhalte:

> GoBD DV - Anforderungen an die Buchhaltung

> GoBD DV - Anforderungen an die Belege

Schlagworte zum Thema:  Einnahmenüberschussrechnung, Bilanzierung, Gewinnermittlung, Barzahlung, GoBD

Aktuell

Meistgelesen