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Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), wurden mit dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) am 14.11.2014 veröffentlicht und gelten in Deutschland für Veranlagungsjahre, die nach dem 31.12.2014 beginnen. Dadurch werden die Konformitätsanforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen konkretisiert.
Die Regelungen gelten für sämtliche Aufzeichnungen steuerrelevanter Daten. Sie lösen die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) ab. Verstöße gegen GoBD-Regelungen führen nicht zwangsläufig zu Konsequenzen, soweit die geforderte Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt wurde. Sofern jedoch die Buchhaltung verworfen wird, ist mit nicht unerheblichen Hinzuschätzungen zu rechnen.
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GoB: HGB nimmt Kaufmann in die Pflicht
Bücher und Aufzeichnungen werden zunehmend in elektronischer Form geführt. Selbiges gilt für die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen.
Der Kaufmann wird nach dem §§ 238 ff. HGB dazu verpflichtet, die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) bei der Führung seiner Bücher einzuhalten. Diese handelsrechtlichen GoB stellen einen unbestimmten Rechtsbegriff dar, der vor allem durch Rechtsnormen und Rechtsprechung geprägt ist und enthalten sowohl formelle als auch materielle Anforderungen an die Buchführung. Materiell ordnungsmäßig sind Bücher und Aufzeichnungen, wenn die Geschäftsvorfälle nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet in ihrer Auswirkung erfasst und anschließend gebucht sowie verarbeitet sind.
Die GoB sind auch für die steuerlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nutzbar und ergeben sich aus §§ 145 bis 147 AO (Abgabenordnung) sowie aus den Einzelsteuergesetzen (z. B. Umsatzsteuer- oder Einkommensteuergesetz).
GoBD vs. GDPdU
Bei oberflächlicher Betrachtung der GoBD erscheinen die Neuerung nicht sehr einschneidend. Viele Regelungen zur GoBD-Konformität finden sich bereits in den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU – BMF, Schreiben vom 14.09.2012, BStBl 2012 I S. 930). Weitreichende Normierungen finden sich sogar bereits in den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme, kurz: GoBS (BMF, Schreiben vom 07.11.1995, BStBl 1995 I S. 738). Tatsächlich stehen die einzelnen Verwaltungsanweisungen nicht in Konkurrenz zueinander, sondern ergänzen sich und bauen aufeinander auf. Letztlich lösen die GoBD die bislang gültigen GDPdU sowie die GoBS ab.
GoBD konform: Elektronische Aufbewahrung
Im Unternehmen entstandene oder eingegangene aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Unterlagen – unabhängig davon ob physisch oder elektronisch – sind in jener Form aufzubewahren in dem sie empfangen wurden. Sie dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Eine Umwandlung in ein anderes Format ist zulässig, sofern die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und inhaltliche Veränderungen ausgeschlossen sind. Eine ausschließliche Aufbewahrung in ausgedruckter Form ist nicht zulässig. Für die Dauer der Aufbewahrungsfrist muss eine Unveränderbarkeit gewährleistet sein. Es ist jedoch nicht zu beanstanden, wenn ein Unternehmer elektronisch erstellte und in Papierform versandte Briefe nur in Papierform aufbewahrt. Eine Veränderung in der Weise, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist, ist auszuschließen. So sind E-Mails mit der Funktion von Handels-Geschäftsbriefen sowie von Buchungsbelegen in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig.
Die handelsrechtliche Aufbewahrungsfrist beträgt grundsätzlich zehn Jahre. Für empfangene Handelsbriefe gilt jedoch eine verkürzte Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Steuerlich gelten grundsätzlich die gleichen Fristen. Zu beachten ist jedoch, dass die Aufbewahrungsfrist nicht abläuft, soweit und solange die Unterlagen für die Steuerfestsetzung von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.
Jedes elektronische Dokument ist mit einem eindeutigen und nachvollziehbaren Index zu versehen. Während der gesamten Aufbewahrungsfrist muss eine Verknüpfung mit dem jeweiligen Index gewährleistet werden. Jedes Dokument muss unter dem zugeteilten Index auch verwaltet werden. Sofern der Unternehmer jedoch stichhaltig nachweisen kann, dass eine Verwaltung auch ohne Index erfolgreich möglich ist, so ist die Buchführung grundsätzlich nicht zu beanstanden. Jegliche nachträgliche Bearbeitung von elektronischen Dokumenten durch die Indexierung oder Buchungsvermerken darf die Lesbarmachung des Originalzustandes nicht beeinflussen.
GoBD konforme Datenverarbeitungssysteme
Bei Datenverarbeitungssystemen wird nach den GoBD zwischen Hauptsystem sowie Vor- und Nebensystem unterschieden, mit denen Daten und Dokumente erfasst oder erzeugt werden. Zu den Vor- und Nebensystemen gehören dabei die Kassen bzw. die Registrier- und PC-Kassensysteme. Das eingesetzte Kassensystem muss gewährleisten, dass alle Informationen, die einmal in den Geschäftsprozess eingeführt werden, nicht mehr verändert werden können. Ein Export der elektronischen Grundaufzeichnungen aus einem Kassensystem in ein Officeprogramm ist damit ein nach den GoBD unzulässiger Vorgang, da die Daten unprotokolliert editiert und anschließend über eine Datenschnittstelle reimportiert werden können. Jegliche Zuwiderhandlung führt zur Ordnungswidrigkeit der elektronischen Bücher. Die Kasse als sog. Vor-/Nebensystem muss somit revisionssicher sein.
GoBD konforme Software
Eine allgemeingültige Aussage darüber, welche Hard- und Software GoBD-konform sind lässt sich aus den GoBD nicht ableiten. Dazu sind die Vielzahl und die unterschiedliche Ausgestaltung sowie Kombination der DV-Systeme zu sehr ausgeprägt. Eine konkrete Handlungsempfehlung für die Nutzung einer speziellen Software für die Erfüllung außersteuerlicher oder steuerlicher Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten kann somit nicht getroffen werden.
E-Rechnungen
Die erhaltenen Rechnungen müssen vom Empfänger in ihrem Ursprungsformat gespeichert werden. Die GoBD stellen klar, dass bei Daten und Dokumenten auf deren Inhalt und deren Funktion abzustellen ist, nicht auf die Bezeichnung. Dient eine E-Mail nur als Transportmittel für eine eRechnung und enthält somit keine anderen weitreichenden aufbewahrungspflichtigen Informationen oder Angaben, so ist diese selbst nicht aufbewahrungspflichtig. Gedanklich entspricht solch eine E-Mail einem Papierumschlag.
ZUGFeRD
Die elektronische Rechnung, sog. E-Rechnung, im ZUGFeRD-Datenformat ermöglicht den Austausch von Daten ohne vorherige Absprache der involvierten Partner über das Datenformat. Dies stellt eine enorme Erleichterung gegenüber ansonsten genutzten Datenaustauschverfahren dar. ZUGFeRD steht dabei für „Zentrale User Guideline Forum elektronische Rechnung Deutschland“. Als Container wird eine pdf/A3-Datei genutzt. In diese Datei werden strukturierte XML-Daten eingebunden. Damit gibt es kein Entweder-oder, also analog oder digital, sondern es gibt ein „Sowohl-als-auch“, ein maschinenlesbares Dokument, das als PDF auch immer menschenlesbar ist, wie die analoge Rechnung auf Papier.
Das FeRD-„E-Rechnungsformat“ ermöglicht es,
- Rechnungsdaten in strukturierter Weise in einer PDF-Datei zu übermitteln und diese
- ohne weitere Schritte auszulesen und
- vollständig automatisiert zu verbuchen.
Dieses Datenformat für eRechnungen ist eindeutig als GoBD-konform anzuerkennen. Die maschinelle Auswertbarkeit erfüllt dazu alles Voraussetzungen.
GoBD 2017
Die GoBD gelten für Veranlagungszeiträume, die nach dem 31.12.2014 beginnen. Deshalb ist nach dem Anlaufen der ersten Betriebsprüfungen feststellbar, dass diese vermehrt einen weiteren Schwerpunkt auf der Prüfung der GoBD-konformen Buchhaltung legen werden. Ein ganzheitlicher Blick auf die Anforderungen an die elektronisch gestützten Geschäftsprozesse ist somit unumgänglich.
