News Einstieg in die wirklich honorierte Beratung
GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation)

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), wurden mit dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) am 14.11.2014 veröffentlicht und gelten in Deutschland für Veranlagungsjahre, die nach dem 31.12.2014 beginnen. Dadurch werden die Konformitätsanforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen konkretisiert.
Die Regelungen gelten für sämtliche Aufzeichnungen steuerrelevanter Daten. Sie lösen die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) ab. Verstöße gegen GoBD-Regelungen führen nicht zwangsläufig zu Konsequenzen, soweit die geforderte Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt wurde. Sofern jedoch die Buchhaltung verworfen wird, ist mit nicht unerheblichen Hinzuschätzungen zu rechnen.
News Hilfestellung
GoB: HGB nimmt Kaufmann in die Pflicht
Bücher und Aufzeichnungen werden zunehmend in elektronischer Form geführt. Selbiges gilt für die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen.
Der Kaufmann wird nach dem §§ 238 ff. HGB dazu verpflichtet, die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) bei der Führung seiner Bücher einzuhalten. Diese handelsrechtlichen GoB stellen einen unbestimmten Rechtsbegriff dar, der vor allem durch Rechtsnormen und Rechtsprechung geprägt ist und enthalten sowohl formelle als auch materielle Anforderungen an die Buchführung. Materiell ordnungsmäßig sind Bücher und Aufzeichnungen, wenn die Geschäftsvorfälle nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet in ihrer Auswirkung erfasst und anschließend gebucht sowie verarbeitet sind.
Die GoB sind auch für die steuerlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nutzbar und ergeben sich aus §§ 145 bis 147 AO (Abgabenordnung) sowie aus den Einzelsteuergesetzen (z. B. Umsatzsteuer- oder Einkommensteuergesetz).
GoBD vs. GDPdU
Bei oberflächlicher Betrachtung der GoBD erscheinen die Neuerung nicht sehr einschneidend. Viele Regelungen zur GoBD-Konformität finden sich bereits in den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU – BMF, Schreiben vom 14.09.2012, BStBl 2012 I S. 930). Weitreichende Normierungen finden sich sogar bereits in den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme, kurz: GoBS (BMF, Schreiben vom 07.11.1995, BStBl 1995 I S. 738). Tatsächlich stehen die einzelnen Verwaltungsanweisungen nicht in Konkurrenz zueinander, sondern ergänzen sich und bauen aufeinander auf. Letztlich lösen die GoBD die bislang gültigen GDPdU sowie die GoBS ab.
GoBD konform: Elektronische Aufbewahrung
Im Unternehmen entstandene oder eingegangene aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Unterlagen – unabhängig davon ob physisch oder elektronisch – sind in jener Form aufzubewahren in dem sie empfangen wurden. Sie dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Eine Umwandlung in ein anderes Format ist zulässig, sofern die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und inhaltliche Veränderungen ausgeschlossen sind. Eine ausschließliche Aufbewahrung in ausgedruckter Form ist nicht zulässig. Für die Dauer der Aufbewahrungsfrist muss eine Unveränderbarkeit gewährleistet sein. Es ist jedoch nicht zu beanstanden, wenn ein Unternehmer elektronisch erstellte und in Papierform versandte Briefe nur in Papierform aufbewahrt. Eine Veränderung in der Weise, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist, ist auszuschließen. So sind E-Mails mit der Funktion von Handels-Geschäftsbriefen sowie von Buchungsbelegen in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig.
Die handelsrechtliche Aufbewahrungsfrist beträgt grundsätzlich zehn Jahre. Für empfangene Handelsbriefe gilt jedoch eine verkürzte Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Steuerlich gelten grundsätzlich die gleichen Fristen. Zu beachten ist jedoch, dass die Aufbewahrungsfrist nicht abläuft, soweit und solange die Unterlagen für die Steuerfestsetzung von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.
Jedes elektronische Dokument ist mit einem eindeutigen und nachvollziehbaren Index zu versehen. Während der gesamten Aufbewahrungsfrist muss eine Verknüpfung mit dem jeweiligen Index gewährleistet werden. Jedes Dokument muss unter dem zugeteilten Index auch verwaltet werden. Sofern der Unternehmer jedoch stichhaltig nachweisen kann, dass eine Verwaltung auch ohne Index erfolgreich möglich ist, so ist die Buchführung grundsätzlich nicht zu beanstanden. Jegliche nachträgliche Bearbeitung von elektronischen Dokumenten durch die Indexierung oder Buchungsvermerken darf die Lesbarmachung des Originalzustandes nicht beeinflussen.
GoBD konforme Datenverarbeitungssysteme
Bei Datenverarbeitungssystemen wird nach den GoBD zwischen Hauptsystem sowie Vor- und Nebensystem unterschieden, mit denen Daten und Dokumente erfasst oder erzeugt werden. Zu den Vor- und Nebensystemen gehören dabei die Kassen bzw. die Registrier- und PC-Kassensysteme. Das eingesetzte Kassensystem muss gewährleisten, dass alle Informationen, die einmal in den Geschäftsprozess eingeführt werden, nicht mehr verändert werden können. Ein Export der elektronischen Grundaufzeichnungen aus einem Kassensystem in ein Officeprogramm ist damit ein nach den GoBD unzulässiger Vorgang, da die Daten unprotokolliert editiert und anschließend über eine Datenschnittstelle reimportiert werden können. Jegliche Zuwiderhandlung führt zur Ordnungswidrigkeit der elektronischen Bücher. Die Kasse als sog. Vor-/Nebensystem muss somit revisionssicher sein.
GoBD konforme Software
Eine allgemeingültige Aussage darüber, welche Hard- und Software GoBD-konform sind lässt sich aus den GoBD nicht ableiten. Dazu sind die Vielzahl und die unterschiedliche Ausgestaltung sowie Kombination der DV-Systeme zu sehr ausgeprägt. Eine konkrete Handlungsempfehlung für die Nutzung einer speziellen Software für die Erfüllung außersteuerlicher oder steuerlicher Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten kann somit nicht getroffen werden.
E-Rechnungen
Die erhaltenen Rechnungen müssen vom Empfänger in ihrem Ursprungsformat gespeichert werden. Die GoBD stellen klar, dass bei Daten und Dokumenten auf deren Inhalt und deren Funktion abzustellen ist, nicht auf die Bezeichnung. Dient eine E-Mail nur als Transportmittel für eine eRechnung und enthält somit keine anderen weitreichenden aufbewahrungspflichtigen Informationen oder Angaben, so ist diese selbst nicht aufbewahrungspflichtig. Gedanklich entspricht solch eine E-Mail einem Papierumschlag.
ZUGFeRD
Die elektronische Rechnung, sog. E-Rechnung, im ZUGFeRD-Datenformat ermöglicht den Austausch von Daten ohne vorherige Absprache der involvierten Partner über das Datenformat. Dies stellt eine enorme Erleichterung gegenüber ansonsten genutzten Datenaustauschverfahren dar. ZUGFeRD steht dabei für „Zentrale User Guideline Forum elektronische Rechnung Deutschland“. Als Container wird eine pdf/A3-Datei genutzt. In diese Datei werden strukturierte XML-Daten eingebunden. Damit gibt es kein Entweder-oder, also analog oder digital, sondern es gibt ein „Sowohl-als-auch“, ein maschinenlesbares Dokument, das als PDF auch immer menschenlesbar ist, wie die analoge Rechnung auf Papier.
Das FeRD-„E-Rechnungsformat“ ermöglicht es,
- Rechnungsdaten in strukturierter Weise in einer PDF-Datei zu übermitteln und diese
- ohne weitere Schritte auszulesen und
- vollständig automatisiert zu verbuchen.
Dieses Datenformat für eRechnungen ist eindeutig als GoBD-konform anzuerkennen. Die maschinelle Auswertbarkeit erfüllt dazu alles Voraussetzungen.
GoBD 2017
Die GoBD gelten für Veranlagungszeiträume, die nach dem 31.12.2014 beginnen. Deshalb ist nach dem Anlaufen der ersten Betriebsprüfungen feststellbar, dass diese vermehrt einen weiteren Schwerpunkt auf der Prüfung der GoBD-konformen Buchhaltung legen werden. Ein ganzheitlicher Blick auf die Anforderungen an die elektronisch gestützten Geschäftsprozesse ist somit unumgänglich.
- GWG-Grenzen 2017
- 1%-Regelung-Berechnung bei umsatzsteuerpflichtigem Unternehmer
- Pflichtangaben in einer Rechnung
- Kostendeckelung mit der 1%-Regelung und sachgerechte Schätzung
- Verpflegungsmehraufwand: Was wird erstattet
- Was bei Geschenke an Geschäftsfreunde zu beachten ist
- Welche Unterlagen können 2018 vernichtet werden
- GWG-Merkmale und GWG-Berechnungen
- Trinkgeld als Betriebsausgabe geltend machen und buchen
- Fahrtkostenerstattung bei Arbeitnehmern
- Bewirtung eigener Arbeitnehmer zu 100 % als Betriebsausgaben abziehbar
- Fahrtenbuchmethode für umsatzsteuerpflichtige und ohne vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer
- Umsatzsteuervorauszahlung bei regelmäßig wiederkehrende Ausgaben
- Was ist beim Vorsteuerabzug und der Umsatzsteuer zu beachten
- Steuerfreie Erholungsbeihilfen für Arbeitnehmer
- Austausch einzelner Teile und Nachrüsten eines PCs
- Umsatzsteuerliche Behandlung einer Weiterbelastung von Fremdkosten
- Die wichtigsten Fragen und Fallen
- Kosten bei der Anschaffung der Homepage
- Kassenführung: Bei Einnahmen-Überschuss-Rechnung kein Kassenbuch erforderlich
08.03.2018 | News OFD Karlsruhe

Die OFD Karlsruhe hat ein Merkblatt herausgegeben, das einen Überblick verschaffen soll, um häufige Fehlerquellen in der Kassenbuchführung zu erkennen und zu vermeiden. mehr
08.12.2017 | News DStV

In Betrieben mit überwiegendem Bargeldverkehr nutzen Kunden häufig die Möglichkeit, ihre Zahlungen bargeldlos mit EC-Karte abzuwickeln. Das BMF hat sich zur Buchung dieser EC-Kartenumsätze in der Kassenführung geäußert und die bisherige Praxis infrage gestellt. Der Deutsche Steuerberaterverband (DStV) fordert dagegen deren Anerkennung.mehr
22.05.2017 | News Download

Die GoBD werden im Zusammenwirken zwischen Finanzverwaltungen von Bund und Ländern, Wirtschaftsverbänden und den steuerberatenden Berufen abgestimmt und definieren die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen an den IT-Einsatz bei der Buchführung sowie sonstigen Aufzeichnungen.mehr
11.05.2017 | News Download

Die GoBD werden im Zusammenwirken zwischen Finanzverwaltungen von Bund und Ländern, Wirtschaftsverbänden und den steuerberatenden Berufen abgestimmt und definieren die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen an den IT-Einsatz bei der Buchführung sowie sonstigen Aufzeichnungen.mehr
10.05.2017 | News FG-Kommentierung – Kassenführung GoBD

Die ordnungsgemäß geführte Kasse ist besonders bei bargeldintensiven Branchen im Fokus der Betriebsprüfer. Werden Mängel festgestellt, schätzt der Prüfer Umsatzerlöse hinzu und es kommt zu Steuernachzahlungen. Das Finanzgericht Münster stellt dar, welche Mängel es geben kann.mehr
03.05.2017 | News Download

Die GoBD werden im Zusammenwirken zwischen Finanzverwaltungen von Bund und Ländern, Wirtschaftsverbänden und den steuerberatenden Berufen abgestimmt und definieren die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen an den IT-Einsatz bei der Buchführung sowie sonstigen Aufzeichnungen.mehr
1
19.04.2017 | News Aus der Praxis - für die Praxis

Unter der Rubrik „Aus der Praxis - für die Praxis“ greifen wir Kundenanfragen auf, die ein Fachautor für uns beantwortet. Hier erfahren Sie, ob die geforderte Unveränderbarkeit der Daten auch für elektronische Rechnungen gilt. mehr
06.04.2017 | News Aus der Praxis – für die Praxis

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), gelten ab dem 1.1.2015 für Deutschland. Dadurch werden die Konformitätsanforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen konkretisiert. Die Regelungen gelten für sämtliche Aufzeichnungen steuerrelevanter Daten. Dabei ist fraglich, ob die Übertragung der Rechnungen in das DATEV-System ausreicht.mehr
27.03.2017 | News Elektronische Buchführung im Ausland

Die Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland muss beantragt werden und ist nur in ein Land möglich, mit dem Deutschland ein Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) abgeschlossen hat.mehr
23.03.2017 | News Elektronische Rechnungen

Viele Unternehmen sind schon dazu übergegangen, ihre Rechnungen elektronisch zu erstellen und zu versenden. Das Bayerische Landesamt hat sich kürzlich dazu geäußert, welche Anforderungen die elektronischen Rechnungen erfüllen müssen.mehr
20.03.2017 | News Aus der Praxis - für die Praxis

Unter der Rubrik „Aus der Praxis - für die Praxis“ greifen wir Kundenanfragen auf, die ein Fachautor für uns beantwortet. Hier erfahren Sie, ob die GoBD für alle Freiberufler gelten.mehr
3
09.03.2017 | News Aus der Praxis - für die Praxis - GoBD

Unter der Rubrik „Aus der Praxis - für die Praxis“ greifen wir Kundenanfragen auf, die ein Fachautor für uns beantwortet: Ist der Rechnungsversand einer PDF-Datei und deren Speicherung GoBD-konform?mehr
7
09.01.2017 | News Aus der Praxis - für die Praxis - GoBD

Unter der Rubrik „Aus der Praxis - für die Praxis“ greifen wir Kundenanfragen auf, die ein Fachautor für uns beantwortet. Heute eine Frage und deren Beantwortung zur Rechnungsstellung in Word oder Excel und ob dies GoBD-konform ist.mehr
24.10.2016 | News Aus der Praxis - Für die Praxis

Heute in unserer Rubrik "Aus der Praxis - Für die Praxis": Die GoBD geben die Unveränderbarkeit bzw. die Protokollierung von Änderungen bei den Stammdaten vor. Müssen in der Buchhaltungssoftware grundsätzlich die Stammdaten protokolliert werden?mehr
6
13.09.2016 | News Aus der Praxis – für die Praxis

Unter der Rubrik „Aus der Praxis für die Praxis“ greifen wir Kundenanfragen auf, die ein Fachautor für uns beantwortet. Heute eine Frage und deren Beantwortung zu den GoBD und ob die Steuernummer des Kunden im Journal erfasst werden muss.mehr
27.06.2016 | Top-Thema

Unabhängig von der Art der Gewinnermittlung besteht für den Unternehmer die Verpflichtung, Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben durch Belege nachzuweisen. Allerdings gibt es für die Bilanzierung und die Einnahmen-Überschuss-Rechnung unterschiedliche Regelungen, wie die Einnahmen und Ausgaben aufzuzeichnen sind. Die Aussage des BFH ist eindeutig: Wer seinen Gewinn mithilfe einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt, ist nicht verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen.mehr
13.06.2016 | News Aus der Praxis – für die Praxis

Unter der Rubrik aus der Praxis – für die Praxis greifen wir Kundenanfragen zu wichtigen Fragen aus dem Bereich des Rechnungswesens auf und geben die Antworten. Heute zum Thema E-Mails: Wie werden diese im Posteingangs bzw. Postausgangsbuch richtig erfasst und aufbewahrt?mehr
12.04.2016 | Top-Thema

Im BMF-Schreiben vom 14.11.2014 werden die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-Buchhaltung und der Datenzugriff erstmals einheitlich in einem Dokument beschrieben. Der "alte" Buchhaltergrundsatz "keine Buchung ohne Beleg" gilt weiterhin auch uneingeschränkt für moderne DV-Buchhaltungssysteme. Aus den klassischen Papierbelegen wurden Abbildungen in elektronischer Form. In diesem Beitrag wird aufgezeigt, wie Sie mit Belegen in papier- und elektronischer Form umgehen müssen, wie eine elektronische Ablage ordnungsgemäß geführt wird und welche Fehler Sie vermeiden sollten.mehr
05.04.2016 | Top-Thema

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchhaltung und DV-Buchhaltung sind durch das BMF, Schreiben v. 14.11.2014, IV A 4-S 0316/10003, 2014/0353090, zusammenfassend geregelt worden. Mit dieser Verwaltungsanweisung endet für den Praktiker das „ewige“ Suchen anhand unterschiedlicher Quellen. In diesem BMF-Schreiben sind alle zum Zeitpunkt der Abfassung gültigen Vorschriften sowie die dazugehörige Rechtsprechung zum Thema „Führung von Büchern und zur herkömmlichen und elektronischen Archivierung der Geschäftsunterlagen“ zentral wiedergegeben und interpretiert worden.mehr
19.01.2016 | Top-Thema

Lesen Sie in diesem Top-Thema, worauf es beim Einführen eines Systems zur Erstellung elektronischer Rechnungen ankommt, was es mit dem ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronischer Rechnung Deutschland) auf sich hat und welche Punkte Sie unbedingt beachten müssen. Eine Checkliste gibt Ihnen Sicherheit bei der Einführung.mehr
09.12.2015 | Top-Thema

Sie erhalten im Folgenden einen kurzen Überblick u. a. über Änderungen im Steuerrecht, relevante Schreiben der Finanzverwaltung und wichtige Urteile etc. die Sie bei der Bearbeitung der Buchhaltung ab 2016 und für den Jahresabschluss 2015 (Abstimmungsarbeiten) kennen müssen.mehr
23.10.2015 | News Deutscher Steuerberaterverband e. v. (DStV)

Der DStV hat eine Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage nach den Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) veröffentlicht.mehr
18.09.2015 | News Aus der Praxis - für die Praxis

Unter der Rubrik „Aus der Praxis für die Praxis“ greifen wir Kundenanfragen auf, die ein Fachautor für uns beantwortet. Heute eine Frage und deren Beantwortung zur Verfahrensdokumentation beim Digitalisieren von Rechnungen.mehr
07.05.2015 | News BMF

Mit BMF-Schreiben vom 14.11.2014 ("Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff"), wurden die BMF-Schreiben vom 7.11.1995 (GoBS) und vom 16.7.2001 (GDPdU) mit Wirkung zum 1.1.2015 außer Kraft gesetzt.mehr
- Rechnung
- Elektronische Rechnung
- Buchhaltung
- Digitale Rechnung
- Kassenführung
- Buchführung
- Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
- Umsatzsteuer
- Aufbewahrung
- Software
- Beleg
- Bilanzierung
- Archivierung
- Grundbuch
- Kanzleimarketing
- Kanzleimanagement
- Künstlersozialabgabe
- Vorsteuerabzug
- Jahreswechsel
- Lohnbuchhaltung
- Aufbewahrung von Unterlagen
- ZUGFeRD
- Barzahlung
- Checkliste
- Insolvenzgeldumlage
- DATEV
- Sozialversicherung
- Rechnungswesen
- Doppelte Haushaltsführung
- Kontoauszüge