Buchung von EC-Kartenumsätzen

Gelebte Praxis: Erst-Erfassung der Gesamtumsätze über das Kassenbuch

Regelmäßig werden EC-Kartenumsätze in der Buchführung folgendermaßen gebucht: Die täglichen Umsätze werden in der Tageslosung erfasst. Dabei werden jedoch häufig nicht nur bare Geschäftsvorfälle festgehalten, sondern es wird der Gesamtbetrag inklusive der bargeldlosen Geschäftsvorfälle (EC-Kartenzahlungen) im Kassenbuch aufgezeichnet und die EC-Zahlungen quasi als „Ausgabe“ wieder ausgetragen. Später wird dann der Gesamtbetrag entsprechend im Kassenkonto gebucht und die EC-Kartenumsätze über das Geldtransitkonto ausgebucht (durchlaufender Posten).

BMF sieht Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle im Kassenbuch als formellen Mangel

Aufgrund von Mitgliederanfragen zu diesem Vorgehen hat sich der Deutsche Steuerberaterverband e.V. (DStV) im Februar an das BMF gewandt, das nun in Abstimmung mit den obersten Finanzbehörden der Länder seine Rechtsauffassung zu diesen Praxisabläufen vorgetragen hat (Schreiben an den DStV v. 16.8.2017):

Danach sind bare und unbare Geschäftsvorfälle in der Regel getrennt zu buchen. Im Kassenbuch sind nur Bareinnahmen und Barausgaben zu erfassen. Die Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle im Kassenbuch stellt nach Auffassung des BMF einen formellen Mangel dar. Sie widerspricht dem Grundsatz der Wahrheit und Klarheit einer kaufmännischen Buchführung. Die steuerrechtliche Würdigung eines Sachverhalts hänge jedoch von den Umständen des Einzelfalls ab.

Um diesen Anforderungen zu genügen, müssten die EC-Kartenumsätze beispielsweise in einer Zusatzspalte bzw. einem extra Nebenbuch zum Kassenbuch erfasst werden.

DStV fordert Anerkennung der langjährigen kaufmännischen Übung

Nach Auffassung des DStV ist die Erst-Erfassung der Gesamtumsätze über das Kassenbuch praktikabel, vor allem aber werde die Umsatzsteuer korrekt erfasst. Dies sei für die Praxis besonders dann von Bedeutung, wenn die EC-Umsätze im Kassensystem nicht getrennt nach Steuersätzen (7 %/19 %) ausgewiesen werden, sondern nur die Gesamtumsätze.

Diesen Standpunkt hat der DStV gegenüber dem BMF adressiert und hierbei folgende weitere Argumente angeführt:

• Das Kassenbuch wird stets am Ende eines Tages geführt. Im selben Moment der Erfassung der Gesamtumsätze im Kassenbuch werden die EC-Kartenumsätze bereits wieder ausgetragen. Das Kassenbuch weist folglich unmittelbar im Zeitpunkt der Eintragung der Umsätze nebst Austragung der EC-Kartenumsätze den korrekten Tagesendbestand aus. Damit sind eine hohe Transparenz und ein hoher Informationsgehalt im Kassenbuch gewährleistet.
• Auch die Kassensturzfähigkeit ist jederzeit und innerhalb angemessener Zeit gegeben. Die im Vorwege getrennte Erfassung von Bar- und EC-Kartenzahlungen im Kassensystem ermöglicht eine jederzeitige Abstimmung. Die Geschäftsvorfälle sind fortwährend nachvollziehbar, die Erfassung der Umsatzsteuer ist sichergestellt.
• Schließlich sind auch die GoBD-Anforderungen nach Meinung des DStV erfüllt. Nach dem BMF-Schreiben zu den GoBD vom 14.11.2014 (Haufe Index 7480464) stellt die nicht getrennte Verbuchung von baren und unbaren Geschäftsvorfällen bei genügender Kennzeichnung ausdrücklich keinen Verstoß gegen die Grundsätze der Wahrheit und Klarheit dar (vgl. Rz. 55). Nach dem Verständnis des DStV liegt bei der Ausbuchung der EC-Kartenumsätze über das Geldtransitkonto verbunden mit der vorangegangenen Austragung der EC-Kartenumsätze aus dem Kassenbuch solch eine „genügende Kennzeichnung“ vor.
• Eine Erfassung der EC-Kartenumsätze in einer Zusatzspalte oder einem extra Nebenbuch zum Kassenbuch hingegen sei umständlich und für die Praxis mit deutlich erhöhtem Arbeitsaufwand verbunden. Auch die Verprobung der später auf dem Umsatzsteuerkonto gebuchten Steuerbeträge mit den Erlösen sei erschwert bzw. unmöglich. Dies gelte umso mehr, wenn unterschiedliche Steuersätze (z. B. 7 % und 19 % bei In-/Außerhaus-Umsätzen in der Gastronomie) zur Anwendung kommen.

Die strenge Auslegung von BMF und obersten Finanzbehörden belaste die Unternehmen unangemessen. Diesem Erfassungs- und Buchungsformalismus stehe kein entsprechender Mehrwert gegenüber.