3. Buchungen, Belegwesen und Belegsicherung

Ordnungsmäßigkeit der Buchungen (Rz. 55)

Rz. 55 betrifft die Ordnungsmäßigkeit der Buchungen. Die GoBD stellen hierbei klar, dass eine kurzzeitige gemeinsame Erfassung von baren und unbaren Tagesgeschäften im Kassenbuch dann nicht zu beanstanden ist, wenn die ursprünglich im Kassenbuch erfassten unbaren Tagesumsätze gesondert kenntlich gemacht werden und nachvollziehbar unmittelbar nachfolgend wieder aus dem Kassenbuch auf ein gesondertes Konto aus- bzw. umgetragen werden. Die Kassensturzfähigkeit der Kasse muss zudem weiterhin gegeben sein. 

Belegwesen (Rz. 64)

Rz. 64 stellt durch einen eingefügten Absatz ausdrücklich klar, dass Korrektur- bzw. Stornobuchungen auf die ursprüngliche Buchung rückbeziehbar sein müssen. Dies sollte in einer ordnungsgemäßen Buchhaltung eine Selbstverständlichkeit sein.

Belegsicherung (Rz. 68)

Zur Belegsicherung bestimmt Rz. 68 nunmehr, dass dies nicht mehr nur durch die Vergabe eines Barcodes erfolgen kann, sondern auch durch die bildliche Erfassung der Papierbelege. Dies umfasst insbesondere die Erfassung durch ein Smartphone. Insofern sind hier die Ausführungen in Rz. 130 von Bedeutung, auf die verwiesen wird.

Erfassungsgerechte Aufbereitung der Buchungsbelege (Rz. 76)

Umfassend neu gefasst sind die Ausführungen in Rz. 76, die die Vorgehensweise in den Fällen von solchen Rechnungen und Buchungsbelegen, die auf elektronischem Wege eingegangen sind, betreffen. In diesen Fällen ist die Aufbewahrung der tatsächlich weiterverarbeiteten Formate (bezeichnet als buchungsbegründender Beleg) ausreichend zur Erfüllung der Anforderungen der GoBD, sofern diese über die höchste maschinelle Auswertbarkeit verfügen. In diesem Fall erfüllt das Format mit der höchsten maschinellen Auswertbarkeit mit seinem vollständigen Dateninhalt die Belegfunktion und muss mit seinem vollständigen Inhalt gespeichert werden. Ist dies nicht der Fall, sind beide Formate – also die bildliche Urschrift und der Datensatz – aufzubewahren. Dies gilt auch für solche Meldungen, die ohne eine bildliche Urschrift ausgestellt werden (z. B ein monatlicher Kontoauszug im CSV oder XML). Eine zusätzliche Archivierung der Kontoauszüge im PDF-Format oder als Papierausdruck kann entfallen, wenn die Belegfunktion durch die strukturierten Kontoumsatzdaten entfällt.

Ebenfalls neu sind die Ausführungen zum Einsatz eines Fakturierungsprogramms. Dabei müssen keine bildhaften Kopien der Ausgangsrechnungen gespeichert und aufbewahrt werden, wenn die vorstehend benannten Voraussetzungen erfüllt sind und zudem jederzeit auf Anforderung ein Rechnungsdoppel generiert werden kann. An diese Erstellung eines Rechnungsdoppels stellen die GoBD folgende Anforderungen:

• Stammdaten werden laufend historisiert; dies betrifft Debitoren, Warenwirtschaft usw.
• Die AGB werden ebenfalls historisiert und sind aus der Verfahrensdokumentation ist ersichtlich, welche AGB bei der Erstellung der Originalrechnung galten.
• Das Originallayout des verwendeten Geschäftsbogens wird als Muster gespeichert und Änderungen historisiert. Auch hier muss aus der Verfahrensdokumentation ersichtlich sein, welches Format bei der Erstellung der Originalrechnung verwendet wird.
• Schließlich sind die Daten des Fakturierungsprogramms in maschinell auswertbarer Form und unveränderbar aufzubewahren. 

Der Begriff der Historisierung ist hierbei im Bereich des Steuerrechts ungewohnt. Historisieren von Daten bedeutet, dass die zeitliche Entwicklung der Daten bei Speicherung in einer Datenbank festgehalten wird.

Hinweis: Anlässlich der neuen GoBD 2020 hat die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) gemeinsam mit dem Deutschen Steuerberaterverband e.V. (DStV) eine Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen veröffentlicht.

Elektronische Aufbewahrung (Rz. 130, Rz. 135)

Die Ausführungen zur Digitalisierung von Belegen wurden an aktuelle Entwicklungen angepasst. In Rz. 130 wird jetzt klargestellt, dass neben einem Scannen auch ein Abfotografieren von Belegen mittels eines Smartphones zulässig ist. Voraussetzung ist hierbei, dass die Anforderungen der GoBD ansonsten erfüllt werde. Die Erfassung im Ausland ist unschädlich, wenn die Belege im Ausland entstanden sind und dort direkt erfasst werden.

Bei einer Umwandlung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format sind nach Rz. 135 grundsätzlich beide Versionen zu archivieren. Beide Versionen sind derselben Aufzeichnungen zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten sowie die konvertierte Version ist kenntlich zu machen.  An dieser Stelle führen die neuen GoBD allerdings insofern eine Erleichterung ein, als auf die Aufbewahrung der Ursprungsfassung unter den folgenden Voraussetzungen verzichtet werden kann:

• Es wurde keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen.
• Bei der Konvertierung gehen keine aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren.
• Die ordnungsgemäße Konvertierung wurde in einer Verfahrensdokumentation dokumentiert.
• Die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff werden nicht eingeschränkt.

Bildliche Erfassung von Papierdokumenten (Rz. 136)

Die Erfassung mittels eines Smartphones darf nach Rz. 136 auch im Ausland geschehen, wenn die Belege im Ausland entstanden sind oder dort empfangen wurden. Die Ausführungen decken sich mit denen in Rz. 130 (s.o). Im Fall einer Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland gemäß § 146 Abs. 2a AO wird es darüber hinaus nicht beanstandet, wenn die Ursprungsbelege in Papier zu diesem Zweck an den Ort der elektronischen Buchführung verbracht werden. Die bildliche Erfassung hat dann zeitnah zur Verbringung der Papierbelege in das Ausland zu erfolgen. Auf die Verlagerung der elektronischen Buchführung in das Ausland, die nach § 146 Abs. 2a AO unter gewissen Voraussetzungen zulässig ist, gehen die GoBD dabei weiterhin nur ganz am Rande ein.

Lesbarmachung von elektronischen Unterlagen (Rz. 157)

Wird von der Möglichkeit einer Erfassung nach Rz. 130 Gebrauch gemacht, muss der Steuerpflichtige diese so digitalisierten Unterlagen über ein Datenverarbeitungssystem per Bildschirm lesbar machen. Neu ist hier nur der Verweis Rz. 130.

Kapitel 4: Weitere wichtige Änderungen der GoBD

BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 - S 0316/19/10003 :001