GoBD: Vollständige und zeitnahe Aufzeichnungen

Geschäftsvorfälle sind vollzählig und lückenlos aufzuzeichnen. Dabei besteht grundsätzlich auch eine Pflicht, die Geschäftsvorfälle einzeln aufzuzeichnen.

Vollständigkeit der Aufzeichnungen (Rz. 39)

In Rz. 39 der GoBD hat das BMF wie bereits in der vorherigen Fassung Ausführungen dazu getroffen, wann ausnahmsweise einmal von dieser Pflicht zur Einzelaufzeichnung abgewichen werden darf.  Diese Ausnahmen sind jedoch jetzt enger formuliert als zuvor, insbesondere aufgrund der gesetzlichen Neuregelung in § 146 Abs. 1 Satz 1 AO. Die Bestimmungen gelten auch für Dienstleistungen.

Die Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalles ist nur dann nicht zumutbar, wenn es technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist, die einzelnen Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen, was der Steuerpflichtige nachzuweisen hat. Durch § 146 Abs. 1 Satz 1 AO ergibt sich nunmehr, dass die Einzelaufzeichnungspflicht nicht gilt, wenn eine offene Ladenkasse statt eines elektronischen Systems verwendet wird. Dies ist nach wie vor zulässig. Wird allerdings ein elektronisches System verwendet, gilt stets eine Pflicht zur Einzelaufzeichnung. Der Verweis auf das BMF-Schreiben vom 5.4.2004 (Haufe Index 1141439), das die Verbuchung von Bargeschäften im Einzelhandel zum Gegenstand hat, ist gestrichen worden, da dieses keine Bedeutung mehr hat.

Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (Rz. 48 und 50)

Nach der alten Fassung sollten gemäß Rz. 48 die Kasseneinnahmen und Kassenausgaben gemäß § 146 Abs. 1 Satz 2 AO täglich festgehalten werden, die neue Fassung der Rz 48 spricht davon, dass dieses zu erfolgen hat. Die Neuregelung ergibt sich aus der Neufassung des § 146 Abs. 1 Satz 2 AO. Aus einer Soll-Formulierung ist damit eine Pflicht geworden.

Eine weitere Verschärfung findet sich in Rz. 50, der die Verbuchung von Geschäftsvorfällen nicht in laufender Weise, sondern nur periodenweise betrifft. Eine solche periodenweise Erfassung ist nunmehr nur noch unter folgenden Voraussetzungen nicht zu beanstanden:

  • Die Geschäftsvorfälle werden vorher zeitnah (Bargeschäfte täglich, unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von 20 Tagen) in Grundbüchern festgehalten.
  • Es muss durch organisatorische Vorkehrungen sichergestellt werden, dass die Unterlagen bis zu ihrer Erfassung nicht verloren gehen; dies kann durchlaufende Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Rechnungen, durch Ablage in besonderen Mappen und Ordnern oder durch elektronische Grundbuchaufzeichnungen geschehen.
  • Die Vollständigkeit der Geschäftsvorfälle muss zudem im Einzelfall gewährleistet sein.
  • Es erfolgt zeitnah eine Zuordnung, z.B durch Kontierung, mindestens aber die Zuordnung ob es sich um einen privaten oder betrieblichen Vorgang handelt.

> Kapitel 3: Buchungen, Belegwesen und Belegsicherung

BMF, Schreiben v. 11.7.2019, IV A 4 - S 0316/19/10003 :001, veröffentlicht am 18.7.2019

Schlagworte zum Thema:  GoBD, Abgabenordnung