GoBD-Schreiben soll neu gefasst werden

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) hat die Finanzverwaltung im BMF-Schreiben vom 14.11.2014 (Haufe Index 7480464) erläutert. Dieses soll jetzt neu gefasst werden.

Entwurf sieht Erleichterungen vor

Der BMF-Entwurf vom 5.10.2018 enthält lt. DStV insbesondere folgende Erleichterungen:

• Die Digitalisierung von Belegen mittels mobiler Endgeräte (z. B. Smartphones) wird explizit anerkannt. Dies soll auch im Ausland zulässig sein (Rn. 130).
• Bei der Konvertierung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in unternehmenseigene Formate (sog. Inhouse-Formate) müssen unter bestimmten Voraussetzungen nicht mehr beide Versionen aufbewahrt werden (Rn. 135).
• Künftig soll es genügen, wenn die Änderungen einer Verfahrensdokumentation versioniert sind und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorgehalten wird. Bisher wird im Falle einer Änderung dagegen die Versionierung der gesamten Verfahrensdokumentation inkl. Änderungshistorie verlangt (Rn. 154).

Kritik und Verbessserungsvorschläge

Der DStV begrüßt die Erleichterungen, gleichzeitig äußert er aber auch Kritik an dem Entwurf. Dies betrifft insbesondere die folgenden Punkte:

Die Buchung der unbaren Geschäftsvorfälle soll bis zum Ablauf des folgenden Monats erfolgen. Bislang ist lediglich die Erfassung durch geordnete Belegablage bis zum Ablauf des Folgemonats erforderlich. Durch die Änderung würden die buchhalterischen Abläufe insbesondere bei umsatzsteuerlichen Monatszahlern mit Dauerfristverlängerung und Quartalszahlern zusätzlich erschwert. Der DStV fordert daher, diese geplante Änderung zu verwerfen. Außerdem plädiert er dafür, die Buchungsfrist verbindlich mit den für das Unternehmen maßgeblichen umsatzsteuerlichen Fristen in Einklang zu bringen:

• Die Buchungsfrist sollte generell um einen Monat verlängert werden (auf das Ende des Zweitfolgemonats), um Unsicherheiten bei Monatszahlern mit Dauerfristverlängerung endgültig auszuräumen.
• Für Quartals- und Jahreszahler sollte eine Ausnahme von dem vorgenannten Grundsatz geschaffen werden, sodass diese rechtssicher quartalsweise bzw. jährlich buchen können.

Nutzung von Office-Anwendungen

Der BMF-Entwurf verlangt nach wie vor eine Unveränderbarkeit der elektronisch erzeugten Unterlagen. Diese ist beim Einsatz der in Unternehmen weit verbreiteten Office-Anwendungen kaum zu erreichen, wenn die Dokumente lediglich in einem gewöhnlichen Dateimanager gespeichert werden. Die Implementierung von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) könne kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) nicht abverlangt werden. Der DStV hat daher das BMF gebeten, klarzustellen, wie sich Revisionssicherheit von aufbewahrungspflichtigen Office-Dokumenten auch ohne Einsatz eines DMS gewährleisten lässt.

Verfahrensdokumentation: Ausnahme für kleine Unternehmen gefordert

Unverändert ist in dem Entwurf auch das Erfordernis einer Verfahrensdokumentation geblieben. Deren Fehlen allein soll zwar keinen formellen Mangel darstellen, der zu einer Verwerfung der Buchführung führen könnte. Dennoch wird in vielen Unternehmen sicherheitshalber eine Dokumentation angefertigt. Da deren Ausarbeitung (inklusive Vor- und Nebensystemen) aufwendig und kostenintensiv sein kann und die Umsetzung die Unternehmen vor immense Herausforderungen stellt, regt der DStV eine Ausnahmeregelung für kleine Unternehmen an. Bei diesen seien die betrieblichen Abläufe und Strukturen regelmäßig so überschaubar, dass ein zusätzlicher Dokumentationsaufwand entbehrlich erscheine.