GoBD – muss die Steuernummer des Kunden in den Daten erfasst werden?

Frage: Steuernummer beim Buchen erfassen?

Muss bei der Erfassung einer Buchung nach GoBD die Steuernummer des Leistungsempfängers mit erfasst werden, oder ist es ausreichend, wenn die ordnungsgemäße Rechnung i.S.d. UStG vorliegt?

Antwort: Das BMF-Schreiben zu den GoBD verweist auf die Umsatzsteuer!

Unterscheidung von zwei Fällen

1. Fall (Regelfall)

Die Steuernummer des Leistungsempfängers muss grundsätzlich nicht hinterlegt werden.

In Tz. 94 des BMF-Schreibens werden die zur Journalfunktion notwendigen Angaben aufgelistet. Dort sind zwar auch die Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer genannt. Allerdings wird hierbei auf Tz. 78 und die umsatzsteuerlichen Rechnungsangaben verwiesen.

In der einschlägigen Vorschrift § 14 Abs. 4 UStG ist im Regelfall nur die eigene Umsatzsteuernummer bzw. die eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf der Rechnung anzugeben. Diese ist in den allgemeinen Angaben zum Buchführenden ( Name, Anschrift, etc.) bereits erfasst. Weitere Angaben dazu sind in der Buchführung nicht notwendig.

2. Fall (Umsatzsteuerliche Sonderfälle)

In bestimmten Fällen z.B. der innergemeinschaftlichen Lieferung oder der „innergemeinschaftlichen“ Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 3a Abs. 2 UStG-Fälle) muss auf der Rechnung zusätzlich die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungsempfängers angegeben werden i.(§ 14a Abs. 1 und 3 UStG).

Hier findet der Hinweis auf Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in Tz. 94 des BMF-Schreibens Anwendung. In diesen Fällen ist die Steuernummer des Leistungsempfängers auch in der Buchführung anzugeben.

In der Praxis muss  die Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungsempfängers nicht bei jeder Buchung neben den Bewegungsdaten (Betrag, Steuersatz, usw.) mit eingegeben werden. Es ist ausreichend, wenn diese aus weiteren Daten der Buchführung ersichtlich ist (vgl. Verweis der Tz 91 auf Bereich 5.1 und dort Tz 89).

Steuernummer auf Personenkonto hinterlegen

Die Steuernummer gehört, in diesen Spezialfällen wie z.B. Name oder Anschrift zu den Stammdaten und sollte dort auf dem Personenkonto hinterlegt sein. Das Personenkonto ist mit der Personenkontonummer als eindeutiger Schlüssel identifizierbar.

Die Journalfunktion wird im Hinblick auf Angabe der Steuernummer oder USt-ID (Tz. 94) dann z.B. durch die Angabe der Personenkontonummer gewährleistet.