Unter der Rubrik „Aus der Praxis für die Praxis“ greifen wir Kundenanfragen auf, die ein Fachautor für uns beantwortet. Heute eine Frage und deren Beantwortung zu den GoBD und ob die Steuernummer des Kunden im Journal erfasst werden muss.
Frage: Steuernummer beim Buchen erfassen?
Muss bei der Erfassung einer Buchung nach GoBD die Steuernummer des Leistungsempfängers mit erfasst werden, oder ist es ausreichend, wenn die ordnungsgemäße Rechnung i.S.d. UStG vorliegt?
Antwort: Das BMF-Schreiben zu den GoBD verweist auf die Umsatzsteuer!
Unterscheidung von zwei Fällen
1. Fall (Regelfall)
Die Steuernummer des Leistungsempfängers muss grundsätzlich nicht hinterlegt werden.
In Tz. 94 des BMF-Schreibens werden die zur Journalfunktion notwendigen Angaben aufgelistet. Dort sind zwar auch die Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer genannt. Allerdings wird hierbei auf Tz. 78 und die umsatzsteuerlichen Rechnungsangaben verwiesen.
In der einschlägigen Vorschrift § 14 Abs. 4 UStG ist im Regelfall nur die eigene Umsatzsteuernummer bzw. die eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf der Rechnung anzugeben. Diese ist in den allgemeinen Angaben zum Buchführenden ( Name, Anschrift, etc.) bereits erfasst. Weitere Angaben dazu sind in der Buchführung nicht notwendig.
2. Fall (Umsatzsteuerliche Sonderfälle)
In bestimmten Fällen z.B. der innergemeinschaftlichen Lieferung oder der „innergemeinschaftlichen“ Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 3a Abs. 2 UStG-Fälle) muss auf der Rechnung zusätzlich die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungsempfängers angegeben werden i.(§ 14a Abs. 1 und 3 UStG).
Hier findet der Hinweis auf Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in Tz. 94 des BMF-Schreibens Anwendung. In diesen Fällen ist die Steuernummer des Leistungsempfängers auch in der Buchführung anzugeben.
In der Praxis muss die Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungsempfängers nicht bei jeder Buchung neben den Bewegungsdaten (Betrag, Steuersatz, usw.) mit eingegeben werden. Es ist ausreichend, wenn diese aus weiteren Daten der Buchführung ersichtlich ist (vgl. Verweis der Tz 91 auf Bereich 5.1 und dort Tz 89).
Steuernummer auf Personenkonto hinterlegen
Die Steuernummer gehört, in diesen Spezialfällen wie z.B. Name oder Anschrift zu den Stammdaten und sollte dort auf dem Personenkonto hinterlegt sein. Das Personenkonto ist mit der Personenkontonummer als eindeutiger Schlüssel identifizierbar.
Die Journalfunktion wird im Hinblick auf Angabe der Steuernummer oder USt-ID (Tz. 94) dann z.B. durch die Angabe der Personenkontonummer gewährleistet.
Im Standardfall muss die Steuernummer des Leistungsempfängers weder auf der Rechnung noch in der Buchführung angegeben werden.
Unser Praxisfall betrifft umsatzsteuerliche Sonderfälle z.B. innergemeinschaftliche Lieferungen. Nur hier muss die USt-ID des Leistungsempfängers sowohl auf der Rechnung als auch in der Buchführung genannt sein.
Wir bitten die missverständliche Formulierung zu entschuldigen und haben die News entsprechend überarbeitet.
Gruss
CM
Nicht alle buchenden Unternehmer haben eine OPOS Buchführung wo man mal schnell die Steuernummer des Kunden hinterlegen könnte. Ich kenne kein Buchführungsprogramm das ein Erfassungsfeld für die Steuernummer des Kunden im Buchungssatz anbieten würde. Führt denn dann die fehlende Steuernummer des Kunden aus formellen Gründen auch zur Nichtigkeit der Buchführung mit der Folge der Schätzung ? Wie bei den formellen Fehlern in Kassenaufzeichnungen ! Entweder hat die Finanzverwaltung ein Rad ab - oder Haufe hat nicht richtig recherchiert.........
Praktisch ist das doch gar nicht zu bewältigen, das kann doch niemand ernsthaft glauben. Da bin ich mal auf die ersten gerichtlichen Auseinandersetzungen gespannt.....
"Könnte man darauf verzichten, könnte die Frage auch lauten: Kann z.B. auf weitere in Tz. 94 genannte Anforderungen (Umsatzsteuersatz, Steuerschlüssel oder Umsatzsteuerbetrag) verzichtet werden, da auch diese Angaben aus einer ordnungsmäßigen Rechnung ersichtlich sind?" Warum denn das ? Steuersatz, etc. muss doch wohl der Rechnungsaussteller veranlassen, die Steuernummer des Leistungsempfängers muss er erfragen. Das sind doch zwei Paar Schuhe. Wie kann man das miteinander vergleichen?