Unter der Rubrik „Aus der Praxis - für die Praxis“ greifen wir Kundenanfragen auf, die ein Fachautor für uns beantwortet. Heute eine Frage und deren Beantwortung zur Rechnungsstellung in Word oder Excel und ob dies GoBD-konform ist.
GoBD konforme Renungserstellung in Word und Excel
Bei der Rechnungstellung mit Word/Excel - in dem Fall, in dem es sich nicht um eine bloße Vorlage handelt, die bei jeder Rechnung überschrieben wird, liegt eine elektronische Rechnung vor, die dem Grundsatz der Unveränderbarkeit unterliegt. Es ist praktisch nahezu immer der Fall, dass diese Rechnungen im Dateisystem abgelegt werden.
Fragen und Antworten:
Was kann der Unternehmer tun, um die Unveränderbarkeit zu erreichen?
Frage 1: Ist die Ablage in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder die Online-Archivierung wirklich der einzige Weg, die Unveränderbarkeit sicher zu stellen?
Lt. Textziffer 110 des BMF-Schreibens (v. 14.11.2014, IV A 4 – S 0316/13/10003) genügt die Ablage von digitalen Belegen in ein normales Dateisystem nicht den Anforderungen der GoBD. Insoweit muss im täglichen Geschäft von einer liebgewordenen Gewohnheit an dieser Stelle Abschied genommen werden.
Im normalen Dateimanager (z.B. WINDOWS) kann eine unveränderbare Historisierung mit irgendwelchen Maßnahmen nicht hergestellt werden. Würde man z.B. einen Datumsstempel anbringen, käme man einer Historisierung sehr nahe. Diese Historisierungs-Datei selbst wäre aber wieder veränderbar.
Die Ablage der elektronischen Belege muss daher zwingend in ein DMS erfolgen welches die Unveränderbarkeit und Historisierung garantiert.
Zu der Frage, ob dieses System in der Hard- und Software des Anwenders oder in einer Cloud (Online) implementiert wird, treffen die GoBD keine Aussage. Beide Versionen sind also möglich.
Frage 2: Sind davon nicht nur solche Ausgangsrechnungen betroffen, die auch elektronisch (z.B. als Word-Anhang per Mail) versandt werden, also nicht solche, die nur in Word geschrieben werden, danach ausgedruckt und als Papierrechnung per Post versandt werden und nur intern als Word-Datei im System abgelegt werden?
Einschlägig ist hier das in Tz 120 der GoBD genannte Beispiel:
Wird eine Word- oder Excel-Rechnung als solche in einem „File-System“ (z.B. Windows – Dateimanager) gespeichert, gilt sie als elektronisches Dokument, welches unveränderbar abgespeichert werden muss. Auf den weiteren Verfahrensweg – Versand per Post oder E-Mail – kommt es dann nicht mehr an.
Damit gilt Folgendes:
Es existiert eine im Dateisystem abgespeicherte Maske oder Vorlage (Word oder Excel ... ).
Wird eine Rechnung mit einer solchen Word- oder Excel-Maske erstellt, ausgedruckt und in Papierform versandt, jedoch nicht abgespeichert dann gilt: Es liegt eine Rechnung in Papierform vor, die in Papierform aufbewahrt werden darf und muss. Wird diese Rechnung zusätzlich – „intern“ - abgespeichert, liegt ein digitaler Beleg vor. Die ausschließliche Aufbewahrung in Papierform ist dann nicht mehr zulässig.
Frage 3: Heißt dies im Umkehrschluss, dass bei Rechnungen, die mit Word geschrieben und im Dateisystem abgelegt wurden, immer eine Ordnungswidrigkeit vorliegt, wenn die Rechnungen nicht in DMS oder in dem von Ihnen o.g. Produkt gespeichert werden.
Ja, sofern nicht der o.g. Sonderfall der ungespeicherten „Masken-Rechnung“ vorliegt.
Abschließend möchten wir noch hinzufügen, dass die GoBD konkrete Empfehlungen für eine praktische Umsetzung expressis verbis ausschließen, da – lt. Meinung BMF - die technischen Gegebenheiten einem raschen und stetigen Wandel unterliegen (vgl. Tz 10 GoBD).
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Rechnungsstellung: Wann die Korrektur einer Rechnung als rückwirkend eingestuft wird
Nach Abs. 3 S. 2 können die auf Datenträger hergestellten Unterlagen (z.B. die Handelsbriefe) statt auf dem Datenträger auch ausgedruckt aufbewahrt werden.
HGB § 257 (3) 1 Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht.
Abschließend ist noch darauf hinzuweisen, dass eine Rechnung (wie bei der Antwort zu Ihrer ersten Rückfrage vom 26.3.2017 erwähnt) der Beleg für eine Buchung ist und auch deshalb den gleichen Unveränderbarkeitskriterien wie die Buchung selbst unterliegt.
Die Rechnungen sind Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe i.S.d. § 147 Abs. 1 HGB auf die im Weiteren ab. 5 und 6 anzuwenden sind. Dor ist aber in dem Zusammenhang eine Unveränderbarkeit nicht gefordert.
Die Unveränderbarkeit ist in § 146 Abs. 4 AO (entsprechend § 29 HGB) nur für Buchungen und Aufzeichnungen gefordert.
der Autor hat zu Ihrem Kommentar Stellung bezogen:
"§ 146 AO spricht in Abs. 1 von Buchführung und sonstigen erforderlichen Aufzeichnungen (d.h. alles was zur Buchführung notwendig ist); darunter fallen auch Rechnungen als "Urbeleg" für eine Buchung.
Wie Sie richtig bemerken, betrifft § 146 Abs. 4 AO die Unveränderbarkeit der jeweiligen Verbuchung. Die Unveränderbarkeit von Belegen (z.B. Rechnungen) ergibt sich aus § 146 Abs. 5 AO:
AO § 146 (5) 1 Die Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen (z.B. Rechnungen) können auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen;
Dabei sind die GoBD einzuhalten. Auch im Handelsrecht müssen an dieser Stelle die GoBD beachtet werden (vgl. § 239 Abs. 4 S 1 HGB und § 257 Abs. 3 S 1 HGB für die Aufbewahrung).
Im BMF-Schreiben beziehen sich die GoBD bei der Unveränderbarkeit in Tzn. 56 bis 60 GoBD ausdrücklich auf § 146 Abs. 4 AO und § 239 Abs. 3 HGB. Danach darf jede Aufzeichnung (z.B. Fixierung = Speicherung einer Rechnung) nur in der Weise verändert werden, dass diese Änderung nachvollziehbar ist."
ein PDF ist grundsätzlich gut, für die Speicherung reicht das PDF-Format jedoch nicht aus.
Maßgebend für das Finanzamt ist hier die Frage, ob abgespeichert (digitaler Beleg) oder nur gedruckt (Papierbeleg) wird.
Wird ein Beleg mit einem Office-Programm (WORD, EXCEL, OpenOffice, ... ) erstellt und abgespeichert, gilt er als digitaler Beleg und muss in einem GoBD-konformen DMS abgespeichert werden. Ein normaler Dateimanager (Windows, Mac, ... ) reicht hier nicht aus, da:
- die Dateien jederzeit aufgerufen und verändert werden können.
- weder die Aufrufe noch die Änderungen vom System protokolliert werden.
- die Löschungen ganzer Dateien möglich sind.
- die Zeitstempel manipuliert werden können.
- die Finanzschnittstelle fehlt.
Insofern sind Sie gezwungen eine entsprechende Anschaffung zu tätigen.
Dies ist explizit auch in der Abgabenordnung in § 147 Abs. 6 Satz 4 (bis 29.12.2016 Satz 3) vermerkt: "Die Kosten trägt der Steuerpflichtige".
Danke für die Hilfe.