Ist die Rechnungsstellung in Word oder Excel GoBD-konform?

Unter der Rubrik „Aus der Praxis - für die Praxis“ greifen wir Kundenanfragen auf, die ein Fachautor für uns beantwortet. Heute eine Frage und deren Beantwortung zur Rechnungsstellung in Word oder Excel und ob dies GoBD-konform ist.

Word und Excel in der GoBD:

Bei der  Rechnungstellung mit Word/Excel - in dem Fall, in dem es sich nicht um eine bloße Vorlage handelt, die bei jeder Rechnung überschrieben wird, liegt eine elektronische Rechnung vor, die dem Grundsatz der Unveränderbarkeit unterliegt. Es ist praktisch nahezu immer der Fall, dass diese Rechnungen im Dateisystem abgelegt werden.

Fragen und Antworten:

Was kann der Unternehmer tun, um die Unveränderbarkeit zu erreichen?

Frage 1: Ist die Ablage in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder die  Online-Archivierung wirklich der einzige Weg, die Unveränderbarkeit sicher zu stellen?

Lt. Textziffer 110 des BMF-Schreibens (v. 14.11.2014, IV A 4 – S 0316/13/10003) genügt die Ablage von digitalen Belegen in ein normales Dateisystem nicht den Anforderungen der GoBD. Insoweit muss im täglichen Geschäft von einer liebgewordenen Gewohnheit an dieser Stelle Abschied genommen werden.

Im normalen Dateimanager (z.B. WINDOWS) kann eine unveränderbare Historisierung mit irgendwelchen Maßnahmen nicht hergestellt werden. Würde man z.B. einen Datumsstempel anbringen, käme man einer Historisierung sehr nahe. Diese Historisierungs-Datei selbst wäre aber wieder veränderbar.

Die Ablage der elektronischen Belege muss daher zwingend in ein DMS erfolgen welches die Unveränderbarkeit und Historisierung garantiert.

Zu der Frage, ob dieses System in der Hard- und Software des Anwenders oder in einer Cloud (Online) implementiert wird, treffen die GoBD keine Aussage. Beide Versionen sind also möglich.

Frage 2: Sind davon nicht nur solche Ausgangsrechnungen betroffen, die auch elektronisch (z.B. als Word-Anhang per Mail) versandt werden, also nicht solche, die nur in Word geschrieben werden, danach ausgedruckt und als Papierrechnung per Post versandt werden und nur intern als Word-Datei im System abgelegt werden?

Einschlägig ist hier das in Tz 120 der GoBD genannte Beispiel:

Wird eine Word- oder Excel-Rechnung als solche in einem „File-System“ (z.B. Windows – Dateimanager) gespeichert, gilt sie als elektronisches Dokument, welches unveränderbar abgespeichert werden muss. Auf den weiteren Verfahrensweg – Versand per Post oder E-Mail – kommt es dann nicht mehr an.

Damit gilt Folgendes:

Es existiert eine im Dateisystem abgespeicherte Maske oder Vorlage (Word oder Excel ... ).

Wird eine Rechnung mit einer solchen Word- oder Excel-Maske erstellt, ausgedruckt und in Papierform versandt, jedoch nicht abgespeichert dann gilt: Es liegt eine Rechnung in Papierform vor, die in Papierform aufbewahrt werden darf und muss. Wird diese Rechnung zusätzlich – „intern“ -  abgespeichert, liegt ein digitaler Beleg vor. Die ausschließliche Aufbewahrung in Papierform ist dann nicht mehr zulässig.

Frage 3: Heißt dies im Umkehrschluss, dass bei Rechnungen, die mit Word geschrieben und im Dateisystem abgelegt wurden, immer eine Ordnungswidrigkeit vorliegt, wenn die Rechnungen nicht in DMS oder in dem von Ihnen o.g. Produkt gespeichert werden.

Ja, sofern nicht der o.g. Sonderfall der ungespeicherten „Masken-Rechnung“ vorliegt.

Abschließend möchten wir noch hinzufügen, dass die GoBD konkrete Empfehlungen für eine praktische Umsetzung expressis verbis ausschließen, da – lt. Meinung BMF - die technischen Gegebenheiten einem raschen und stetigen Wandel unterliegen (vgl. Tz 10 GoBD).

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