Auch der neueste Entwurf der "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" berücksichtigt viele der von der Wirtschaft und Verbänden geforderten Änderungen nicht. Trotzdem plant das BMF eine Veröffentlichung der GoBD wohl noch in diesem Sommer.
Die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme), die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und die Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung werden in den GoBD zusammengefasst. Das Erfassen von Belegen innerhalb einer bestimmten Frist, Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher, Aufbewahrungspflichten und noch vieles mehr sollen dort geregelt werden.
Was hat sich geändert?
Die meisten Änderungen im Vergleich zu vorherigen Entwürfen sind redaktioneller Art, teilweise wurde einfach nur Text in ein anderes Kapitel verschoben, Fließtext in eine Liste umgewandelt, eine andere Formulierung gewählt oder eine Klarstellung eingefügt.
Darüber hinaus gibt es aber natürlich auch gewichtigere Veränderungen:
Rz. 19: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
In den bisherigen Entwürfen waren Bücher und Aufzeichnungen nur dann materiell ordnungsmäßig, wenn „alle Geschäftsvorfälle nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet … erfasst und anschließend gebucht bzw. verarbeitet“ wurden. In dem aktuellen Entwurf der GoBD hat das BMF das Wort „alle“ gestrichen und damit die Anforderungen an die materielle Ordnungsmäßigkeit ein wenig abgeschwächt.
Rz. 21: Verantwortlichkeit
Hier wurde am Ende der Satz gestrichen: „Der Steuerpflichtige hat sich darüber zu informieren, ob das in seinem Unternehmen eingesetzte DV-System den GoBD entspricht…“.
Rz. 47: Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
Für die Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen gibt es eine Frist von zehn Tagen. Die entsprechende Textpassage wurde zwar umformuliert, das Ergebnis bleibt aber so ziemlich das Gleiche, wenn man die vorherige und jetzige Version vergleicht:
Vorherige Version: „Länger als etwa zehn Tage darf ein unbarer Geschäftsvorfall grundsätzlich grundbuchmäßig nicht unerfasst bleiben.“
Jetzige Version: „Eine Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen innerhalb von zehn Tagen ist unbedenklich.“
Rz. 77: Erfassungsgerechte Aufbereitung der Buchungsbelege
Jeder Geschäftsvorfall muss belegt, erfasst und verbucht werden. Welche Inhalte ein solcher Beleg haben muss, findet sich in den GoBD übersichtlich dargestellt. Ein Buchungstext ist nicht mehr zwingend erforderlich; eine hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls genügt.
Rz. 81: Aufbewahrungsfrist
In früheren Entwürfen der GoBD war vorgesehen, dass die Aufbewahrungsfrist für einen Anschaffungsbeleg erst mit Ablauf der steuerlichen Nutzungsdauer beginnt. Diese Verschärfung wurde ersatzlos gestrichen – und das ist auch gut so. Denn eine solche erweiterte Aufbewahrungsfrist hätte nicht zum angestrebten Bürokratieabbau beigetragen (der u. a. durch verkürzte Aufbewahrungsfristen erreicht werden soll), sondern eher das Gegenteil bewirkt.
Wichtig: Die gesetzlichen Vorschriften zu den Aufbewahrungspflichten im HGB und in der AO sind natürlich weiterhin zu beachten. Dass die GoBD jetzt nicht mehr auf Aufbewahrungsfristen hinweisen, ändert daran nichts. |
Rz. 94: Verbuchung im Journal
Zur Erfüllung der Journalfunktion und zur Ermöglichung der Kontenfunktion sind bei der Buchung bestimmte Angaben zu erfassen oder bereit zu stellen. Welche das sind, wird jetzt in einer vollständigen Liste dargestellt.
Rz. 119 und 133: (Elektronische) Aufbewahrung
Neu ist: Elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe dürfen nur in Papierform aufbewahrt werden, wenn eine elektronische Aufbewahrung nicht zumutbar ist.
Erfreulicherweise erläutert die Finanzverwaltung anhand einiger Beispiele, wann eine Aufbewahrung zumutbar ist und wann nicht. Wird z. B. eine Rechnung mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellt und ausgedruckt und wird anschließend bei Erstellung einer neuen Rechnung die entsprechende Dokumentenvorlage überschrieben, soll eine elektronische Aufbewahrung nicht zumutbar sein. Werden die Briefe jedoch in elektronischer Form z. B. in einem File-System gespeichert, ist die elektronische Aufbewahrung zumutbar.
Rz. 131: Elektronische Aufbewahrung
Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z. B. PDF). Diese Regel wurde insoweit ergänzt, dass eine Umwandlung in ein anderes Format zulässig ist, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt und keine inhaltliche Veränderung vorgenommen wird.
Rz. 168: Datenträgerüberlassung (Z3)
Hier hat das BMF ausdrücklich klargestellt, dass eine Mitnahme der Datenträger aus der Sphäre des Steuerpflichtigen nur in Abstimmung mit dem Steuerpflichtigen erfolgen sollte.
Rz. 181: Zertifizierung und Software-Testate
Bei der Auswahl eines Softwareprodukts können Zertifikate und Testate Dritter als Entscheidungskriterium dienen. Diese Aussage hat das BMF neu eingefügt. Allerdings entfalten diese Zertifikate bzw. Testate gegenüber der Finanzbehörde keine Bindungswirkung.
Augenfällig sind darüber hinaus die neu eingefügten Beispiele.
Die Reaktionen auf den neuen Entwurf
Wirtschaft und Verbände halten eine Modernisierung der Regeln zur digitalen Buchführung angesichts der schnellen Entwicklung in den letzten Jahren seit langem für dringend geboten (z. B. DStV, Stellungnahme v. 2.5.2013). Allerdings können sie sich mit den vom BMF vorgelegten GoBD nicht wirklich anfreunden und haben sich zu den Vorversionen kritisch bis ablehnend geäußert – und bei dem nun vorliegenden Entwurf ist das leider nicht anders.
Besonderer Anstoß wird an dem Passus in Rz. 156 genommen. Danach kann die Finanzbehörde vom Steuerpflichtigen verlangen, dass dieser auf seine Kosten die aufzubewahrenden, elektronischen Unterlagen ganz oder teilweise ausdruckt. Angesichts immer weiter gehender Verpflichtungen von Steuerberatern und Unternehmen, steuerlich relevante Daten elektronisch zu übermitteln, ist diese Regelung in den GoBD nicht wirklich nachvollziehbar.
Darüber hinaus wird das Fehlen von Übergangsfristen kritisiert. Die Unternehmen bräuchten ausreichend Zeit, um die Anforderungen der GoBD, die über die der GoBS bzw. GDPdU hinausgehen, umsetzen zu können (Deutsche Kreditwirtschaft, Schreiben v. 15.4.2014).
Und letztlich wird bemängelt, dass die GoBIT (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim IT-Einsatz), die in mehrjähriger Arbeit von der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. (AWV) erstellt wurden, kaum bis keinen Eingang in die GoBD gefunden haben (z. B. Verband elektronische Rechnung, Beitrag v. 19.5.2014; DATEV, News v. 4.7.2013) und dass deshalb die GoBD mehr die Belange der Finanzbehörde berücksichtigt als die der Unternehmen.
Fazit und Ausblick
Grundsätzlich sind die GoBD zwar zu begrüßen. Problematisch bleiben aber vor allem die zahlreichen unbestimmten Rechtsbegriffe, die es in der Praxis baldmöglichst zu klären gilt. Darüber hinaus fehlen bei einigen Regeln die Konsequenzen bzw. Folgen, wenn der Betriebsprüfer einen Verstoß gegen die GoBD feststellt. Auch wird an manchen Stellen ein Regelfall beschrieben, es aber leider versäumt, auf die Ausnahmen einzugehen. Die Verweise auf viele alte BFH-Urteile, teilweise aus den 60er Jahren des letzten Jahrhunderts, hinterlassen darüber hinaus nicht den Eindruck, dass in den GoBD tatsächlich der aktuelle Stand der Technik dargestellt wird.
Trotz aller Bedenken hinsichtlich der Praxistauglichkeit und der Kritik aus Wirtschaft und von Verbänden scheint die Finanzverwaltung aber ernst zu machen. Geplant ist ein Inkrafttreten wohl im Sommer 2014. Man darf gespannt sein, wann es das erste Anwendungsschreiben geben wird.