Gilt die geforderte Unveränderbarkeit der Daten auch für Rechnungen?

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gelten für alle Unternehmer im Sinne des Einkommensteuer- und Umsatzsteuerrechts.

Unveränderbarkeit der elektronischen Belege

Die Ablage der elektronischen Belege muss zwingend in ein DMS erfolgen, welches die Unveränderbarkeit und Historisierung garantiert.

Fragen und Antworten:

Frage 1: Gilt der Grundsatz der Unveränderbarkeit auch für elektronische Rechnungen oder nur für Buchungen und Aufzeichnungen? Wenn ja, welche Rechtsgrundlagen - außerhalb der GoBD - gelten hierfür?

Unter die Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen fällt alles, was zur Buchführung notwendig ist. Also auch Rechnungen als „Urbeleg“ für eine Buchung. Der § 146 Abs. 4 AO betrifft allgemein die Unveränderbarkeit der jeweiligen Buchung. Die Unveränderbarkeit von Belegen, elektronischen Rechnungen ergibt sich aus § 146 Abs. 5 AO. Dabei sind die GoBD einzuhalten, ebenso wie für das Handelsrecht.

Im BMF-Schreiben (v. 14.11.2014, IV A 4 – S 0316/13/10003) beziehen sich die GoBD bei der Unveränderbarkeit (Tzn. 56 bis 60 GoBD) ausdrücklich auf § 146 Abs. 4 AO und § 239 Abs. 3 HGB. Danach darf jede Aufzeichnung (z. B: Fixierung = Speicherung einer Rechnung) nur in der Weise verändert werden, dass diese Änderung nachvollziehbar ist.

Frage 2: Nach § 257 Abs. 3 S. 2 HGB können doch die auf Datenträger hergestellten Unterlagen statt auf dem Datenträger auch ausgedruckt aufbewahrt werden?

Eine entsprechende Aufbewahrung in Druckform ist nur möglich, wenn die Speicherung vorher GoBD-konform nach § 257 Abs. 3 S. 1 HGB erfolgt ist.

Gleiche Unveränderbarkeitskriterien wie für die Buchungen selbst!

Es ist darauf hinzuweisen, dass eine Rechnung der Beleg für eine Buchung ist und auch deshalb den gleichen Unveränderbarkeitskriterien wie die Buchung selbst unterliegt.