Unter der Rubrik aus der Praxis – für die Praxis greifen wir Kundenanfragen zu wichtigen Fragen aus dem Bereich des Rechnungswesens auf und geben die Antworten. Heute zum Thema E-Mails: Wie werden diese im Posteingangs bzw. Postausgangsbuch richtig erfasst und aufbewahrt?
Die Fragen:
- Ist es erforderlich E-Mails im Posteingangs –bzw. Postausgangsbuch zu erfassen?
- Reicht es aus, das E-Mail Datum als Beleg für Posteingang- bzw. Postausgang einzutragen?
- Wie steht es mit der Anerkennung eines Posteingangs- bzw. Postausgangsbuchs in Zusammenhang mit der E-Mail Archivierung?
Die E-Mail im Posteingangs- und Postausgangsbuch
Grundsätzliches zur Aufbewahrung von E-Mails
Erhaltene und versandte Geschäftsbriefe sind Teil der Buchführung bzw. Aufzeichnungen. Diese Buchführungen und Aufzeichnungen müssen den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD, BMF 14.11.2014, IV A 4 - S 0316/13/10003, BStBl 2014 I S. 1450) entsprechen.
Dazu muss auch der Postein- bzw. ausgang in entsprechender Form erfasst werden, um die Beweiskraft der Buchführung und Aufzeichnungen sicherzustellen. Nur dann kann das erklärte Ergebnis der Besteuerung zugrunde gelegt werden.
E-Mails sind in zwei Kategorien einzuteilen:
- Hat die E-Mail die Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefes bzw. eines Buchungsbeleges in elektronischer Form, ist sie wie ein Papierschriftstück zu behandeln und aufzubewahren.
- Dient eine E-Mail nur als „Transportmittel”, z.B. für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so muss sie nicht aufbewahrt werden (vgl. Papierbriefumschlag). Ist es für Beweiszwecke (z.B. vor Gericht) notwendig, den genauen Ein- oder Ausgang nachzuweisen, sind grundsätzlich auch E-Mail mit reiner „Transportmittelfunktion“ aufzubewahren (vgl. „Datum des Poststempels“).
Die Aufbewahrung muss grundsätzlich in der Form des Eingangs bzw. Ausgangs erfolgen. D.h. Elektronische Belege, müssen als solche unverändert abgespeichert werden. Eine Speicherung in einem modifizierten Format (z.B. Umformatierung von E-Mailformat in PDF) ist nicht gestattet.
Auch um die Einhaltung von Fristen sicherzustellen, sind Aufzeichnungen im Postbuch wichtig.
Aufbau eines Posteingangs- und Postausgangsbuches
Um den Nachweis über die Einhaltung von Fristen und Terminen zu erbringen und die Beweiskraft der Buchführung bzw. Aufzeichnungen sicherzustellen sollten E-Mails – ebenso wie Geschäftsbriefe mit folgenden Mindestangaben erfasst werden:
- Laufende Nummer (als Ordnungskriterium)
- Erfassungsdatum
- Datum des Ein- / Ausgangs
- Absender / Empfänger / Durchschriften
- Betreff
- Anlagen
- Bemerkung, z.B. innerbetrieblicher Bearbeiter, Abteilung, ….
- Termin
- Archivierung, z. B. Ort, Format - als Ablagekriterium
Datum und Uhrzeit aufzeichnen
Beim konventionellen papierbehafteten Geschäftsverkehr war es sicher ausreichend, nur das Eingangs- oder Ausgangsdatum zu erfassen; die Post kam i.d.R. nur einmal am Tag. Heute wird der Geschäftsverkehr elektronisch - z.B. via E-Mails – abgewickelt. Hier kommt es u.U. auch darauf an, wann eine E-Mail bzw. ein Dokument als E-Mail-Anhang ein- bzw. ausgegangen ist (Handlungsablauf, Beweiskette). Es ist daher ratsam, bei der Erfassung von E-Mails auch die Uhrzeit des Ein- und Abgangs in den Postbüchern aufzuzeichnen.