Unter der Rubrik „Aus der Praxis - für die Praxis“ greifen wir Kundenanfragen auf, die ein Fachautor für uns beantwortet: Ist der Rechnungsversand einer PDF-Datei und deren Speicherung GoBD-konform?
Im Zusammenhang mit der Einhaltung der GoBD wird oft nur von der Rechnungsstellung in Office-Programmen (z.B. Word und Excel) gesprochen, die nicht GoBD-konform ist.
Die Fragen: PDF-Dokument per E-Mail - Rechnungsverwaltung?
Reicht ein PDF-Dokument, das dann per Mail versendet wird, auch nicht aus? Wird man gezwungen ein Programm zu kaufen, das die Rechnungen verwaltet?
Die Antworten: Nur ein spezielles DMS kann die in den GoBD geforderten Spezifikationen erfüllen
Das PDF-Format ist grundsätzlich gut für die vom Finanzamt geforderte „Unveränderbarkeit“. Für eine GoBD-konforme Speicherung reicht das PDF-Format alleine jedoch nicht aus.
Maßgebend für das Finanzamt ist hier die Frage: Wird gespeichert (digitaler Beleg) oder nur gedruckt (Papierbeleg)?
Hier gilt:
Wird ein Beleg mit einem Office-Programm (WORD, EXCEL, OpenOffice, usw.) erstellt und gespeichert, gilt er als digitaler Beleg und muss in einem GoBD-konformen Datei-Management-System (DMS) gespeichert werden. Ein normaler Dateimanager (Windows, Mac usw.) reicht hier nicht aus, denn:
- Dateien können jederzeit aufgerufen und verändert werden.
- Weder die Aufrufe noch die Änderungen werden vom System protokolliert.
- Löschungen ganzer Dateien sind möglich.
- Zeitstempel können manipuliert werden.
- Die Finanzamtsschnittstelle fehlt.
Nur ein spezielles DMS kann die in den GoBD geforderten Spezifikationen erfüllen.
Praxis-Hinweis: Anschaffung eines Datei-Management-Systems notwendig
Da die Speicherung im normalen Dateimanager nicht ausreicht, ist man gezwungen eine entsprechende Anschaffung zu tätigen.
Dies ist explizit auch in der Abgabenordnung in § 147 Abs. 6 Satz 4 (bis 29.12.2016 Satz 3) vermerkt: "Die Kosten trägt der Steuerpflichtige".
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Ist die Rechnungsstellung in Word oder Excel GoBD-konform?
folgend die Antwort zu Ihrer Frage nach einem DMS-System:
Tatsächlich planen wir, ein entsprechendes Produkt anzubieten.
Der Status ist, dass wir vor dem geplanten Verkaufsstart mit interessierten Kunden Produkttests machen. Dies wird mit Beginn der nächsten Woche gestartet.
Gerne können wir weitere Interessenten in diese Produkttests einbinden, damit diese sich einen guten Einblick in die Lösung verschaffen können. Wir begleiten und unterstützen die Produkttester als besonderen Service direkt und aktiv. Zu einem späteren Kauf verpflichtet dies natürlich nicht.
Sollten Sie daran Interesse haben senden Sie uns bitte unter feedback@archivierung.lexware.de
eine E-Mail, wir setzen uns gerne mit Ihnen in Verbindung.
Wir planen aktuell, mit dem Frühjahr in den Verkauf für die erste Kundengruppe zu gehen und spätestens Mitte des Jahres in die generelle Verfügbarkeit zu wechseln.
zunächst die Antwort auf Ihre Fachfrage, zu der unser Autor folgende Anmerkungen hat:
Die Vorgehensweise in der Firma ist nicht ganz eindeutig beschrieben. Es sind verschiedene Szenarien denkbar:
1. Die Rechnungen werden in WORD oder in EXCEL geschrieben, im normalen Windows-Dokumentenmanager gesichert und dann an den StBer weitergegeben.
Folge: Die unveränderbare "Speicherkette" ist unterbrochen. Das Verfahren ist nicht GoBD-konform (vgl Tzn. 108 und 110 GoBD).
2. Auf dem Rechner der Firma ist ein GoBD-konformes DATEV-Modul installiert. Die Rechnungen werden in diesem Modul geschrieben und gespeichert. Die Daten werden dann GoBD-konform (z.B. mit Verschlüsselung, Kennwort etc. ) an den StBer weitergeleitet.
Folge: Hier ist die Unveränderbarkeit garantiert, da die Daten (=Rechnungen) in einem GoBD-konformen System erstellt worden sind und der weitere Verarbeitungsweg (Buchen usw.) wiederum GoBD-konform erfolgt. Ein zusätzliches DMS auf dem Rechner der Firma ist insoweit nicht erforderlich.
Zu beachten ist in diesem Zusammenhang noch die Aufbewahrung der Rechnungen, die ebenfalls in einem GoBD-konformen Archiv erfolgen muss.
Und wo bekommt man ein DMS-System? Nicht bei Haufe? Warum nicht?