Unter der Rubrik „Aus der Praxis ‒ für die Praxis“ greifen wir Kundenanfragen aus dem Bereich Jahresabschluss, Buchhaltung und Steuern auf, die ein Fachautor für uns beantwortet. Heute eine Frage zur Archivierung von elektronischen Eingangsrechnungen.
Archivierung elektronischer Eingangsrechnungen mittels E-Mail
Die Frage: Ist die Archivierung der Rechnung im PDF-Format auf der Festplatte des entsprechenden PCs bzw. auf einem externen Datenträger gemäß GoBD ausreichend?
Die Antwort: Um den Anforderungen der GoBD zu genügen, muss die Archivierung unveränderbar erfolgen. Dies ist bei der Speicherung einer PDF-Datei auf einem externen Datenträger nicht immer gewährleistet.
Die Anforderungen sind vom BMF konkretisiert worden (BMF-Schreiben v. 14.11.2014 (IV A 4 – S 0316/13/10003).
Rz | Inhalt des BMF-Schreibens | Hinweise |
| Allgemeine Anforderungen | ||
26 | Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit Unveränderbarkeit | Das ist für ein PDF der Fall, jedoch nicht für das Speichermedium, hier die allgemeine PC-Festplatte. |
27 | Diese Grundsätze müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweisbar erfüllt werden und erhalten bleiben. | |
| Unveränderbarkeit (§ 146 Absatz 4 AO, § 239 Absatz 3 HGB): | ||
58 59 | Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind (§ 146 Absatz 4 AO, § 239 Absatz 3 HGB). Veränderungen und Löschungen von und an elektronischen Buchungen oder Aufzeichnungen müssen daher so protokolliert werden, dass die Voraussetzungen des § 146 Absatz 4 AO (1Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. 2 Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.) bzw. § 239 Absatz 3 HGB erfüllt sind. | Die auf der normalen Festplatte gespeicherten Daten können jederzeit gelöscht oder geändert werden, ohne dass eine Protokollierung erfolgt oder dies nachvollzogen werden kann bzw. eine Änderungshistorie erstellt wird. |
| Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen: | ||
| 108 | Das zum Einsatz kommende DV-Verfahren muss die Gewähr dafür bieten, dass alle Informationen (Programme und Datenbestände), die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung), nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können. Bereits in den Verarbeitungsprozess eingeführte Informationen (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung) dürfen nicht ohne Kenntlichmachung durch neue Daten ersetzt werden. | Die Archivierung auf einer „normalen“ Festplatte, d.h. einer Festplatte (intern oder extern) die ausschließlich über das normale Betriebssystem (z.B. Windows, Explorer) betrieben wird, entspricht nicht den GoBD. |
| 109 | Das zum Einsatz kommende DV-Verfahren muss die Gewähr dafür bieten, dass alle Informationen (Programme und Datenbestände), die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung), nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können. Bereits in den Verarbeitungsprozess eingeführte Informationen (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung) dürfen nicht ohne Kenntlichmachung durch neue Daten ersetzt werden. | Benötigt wird ein separates Speichersystem, welches den genannten Anforderungen entspricht. |
Aufbewahrung: | ||
119 | Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z.B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format oder eingescannte Papierbelege). Dies gilt unabhängig davon, ob die Aufbewahrung im Produktivsystem oder durch Auslagerung in ein anderes DV-System erfolgt. | D.h. die Anforderung der Unveränderbarkeit kann auf einer normalen Festplatte nicht gewährleistet werden. |
Quelle: BMF, Schreiben v. 14.11.2014 – IV A 4 – S 0316/13/10003 (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD))
Hinweis: Alle Quellenangaben beziehen sich auf das BMF-Schreiben vom 14.11.2014.
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