19.01.2016 | Top-Thema Elektronische Rechnungen: So gelingt Ihnen die Einführung

Elektronische Rechnungen: Checkliste zur Einführung

Kapitel
Elektronische Rechnungen: Es gibt verschiedene Lösungen.
Bild: Haufe Online Redaktion

Wie kann man bestenfalls elektronische Rechnungen einführen? Wir stellen Ihnen die einzelnen Verfahren vor und geben Ihnen eine Checkliste für die Einführung zur Hand.

EDI-Verfahren

EDI ist ein in der Wirtschaft verwendetes System zur sicheren elektronischen Datenübermittlung. Hier werden die Daten zwischen den Beteiligten direkt ausgetauscht. Sowohl auf Sender- wie auch auf Empfängerseite müssen die Datenverarbeitungsanlagen gemeinsam, gegenseitig abgestimmt werden.

eRechnung: Elektronische Signatur

Bei diesem Verfahren wird neben dem Dokument noch ein Übertragungscode versandt. Dadurch werden die Echtheit des Absenders und Unversehrtheit des Inhalts garantiert. Zum Nachweis müssen Dokument und Übertragungscode so abgespeichert werden, dass sie einander zugeordnet werden können! Um bei der Übertragung nicht von außen mitgelesen werden zu können, sollte das Dokument (=Rechnung) selbst noch verschlüsselt werden. Die Methode ist vornehmlich für Massenverfahren geeignet.

Elektronische Rechnungen als E-Mail oder DE-Mail

Steuerlich ist der Rechnungsversand mit E-Mail nun möglich, sofern der Empfänger zustimmt. Rechnung und E-Mail sind zu archivieren. Datensicherheit i. S. d. Datenschutzgesetzes ist mit der einfachen E-Mail nicht gegeben, kann aber mit der DE-Mail sichergestellt werden.

eRechnungen als Fax

Auch eine von Computer-Fax zu Computer-Fax gesandte Rechnung stellt eine elektronische Rechnung i. S. d. UStG dar. Eine von Standard-Telefax an Standard-Telefax oder von Computer-Telefax/Fax-Server an Standard-Telefax übermittelte Rechnung gilt als Papierrechnung.

Das ZUGFeRD-Verfahren

Die AWV (Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V., Eschborn), gefördert durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie, hat im Juni 2014 eine neue Plattform zum Erstellen und Archivieren von elektronischen Rechnungen entwickelt.

Das mit dem Kürzel «ZUGFeRD» (= Zentraler User Guide des Forums elektronischer Rechnung Deutschland) bezeichnete Format hat folgende Eigenschaften:

  • Die Rechnungen bestehen hier immer aus einer ausdruckbaren, für das menschliche Auge lesbaren PDF-Datei und einer einheitlich strukturierten elektronischen XML-Datei (mit auswertbaren Datenfelder), die der PDF-Datei angefügt wird.
  • Diese „Hybridrechnung“ kann per E-Mail versandt werden.
  • Sowohl beim Aussteller, wie beim Rechnungsempfänger kann die Rechnung optional ausgedruckt werden. Die XML-Datei kann in das Rechnungswesen eingespielt werden.
  • Bilaterale Absprachen zwischen den beteiligten Parteien sind aufgrund der verwendeten XML-Codierung nicht notwendig.
  • Will der Empfänger lediglich eine Rechnung in Papierform, so kann dieser auch mit dem herkömmlichen Papierverfahren bedient werden; wird die E-Rechnung mit E-Mail versandt, kann sie der Empfänger ausdrucken. Die XML-Datei ist nach wie vor vorhanden, wird aber nicht weiter ausgewertet.
  • Verarbeitung und Archivierung sind problemlos. Das verwendete PDF/A-Format (ISO-Norm 19005-3:2012) lässt auch eine Volltextsuche zu.
  • Nach Angaben der AWV ist das Verfahren herstellerunabhängig.
  • Betriebswirtschaftlich ist die Methode ab Einmalrechnungen und bis zu ca. 700 Rechnungen pro Monat sinnvoll.

Im Internet beschreibt die AWV das Verfahren sowie die technische Umsetzung (XML-Standard), nennt Programmanbieter und Nutzer.

Kostenvergleich Papier und Elektronik

Der Buchführungsdienstleister DATEV hat in Zusammenwirken mit der IHK Südlicher Oberrhein einen Vergleich der Prozesskosten beim elektronischen und papierhaften Ein- und Ausgang von Rechnungen dargestellt:

Drucken, Kuvertieren, Verschicken

3,90 EUR

0,00 EUR

Zahlung oder Mahnung

0,50 EUR

0,40 EUR

Zahlungsabgleich, Cashmanagement

4,50 EUR

3,00 EUR

Archivierung

2,20 EUR

0,80 EUR

Transaktionskosten

 

0,30 EUR

Gesamt

11,10 EUR

4,50 EUR

Quelle: IHK Südlicher Oberrhein, 5. November 2015 Elektronische Rechnungsabwicklung – So sparen Sie Geld!

Empfangen, Zuordnen

1,10 EUR

0,00 EUR

Erfassen

3,00 EUR

0,00 EUR

Prüfen, Bestellabgleich

4,00 EUR

1,20 EUR

Reklamation bearbeiten

2,50 EUR

2,00 EUR

Zahlung, Cashmanagement

4,80 EUR

2,00 EUR

Archivierung

2,20 EUR

0,80 EUR

Transaktionskosten

 

0,40 EUR

Gesamt

17,60 EUR

6,40 EUR

Quelle: IHK Südlicher Oberrhein, 5. November 2015 Elektronische Rechnungsabwicklung – So sparen Sie Geld!

Checkliste: Anforderungen bei der Einführung zur Erstellung elektronischer Rechnungen

Punkte, die bei der Einführung eines Systems zu Erstellung elektronischer Rechnungen beachten  werden sollten:

Steuerlich

  • Echtheit der Rechnungsherkunft (Authentifizierung)
  • Unversehrtheit des Inhalts
  • Archivierung über einen Zeitraum von zehn Jahren
    dazu Vorhalten entsprechender Soft- und Hardware
  • Übereinstimmung mit GoBD und Handelsrecht

Betriebswirtschaftlich

  • Akzeptanz bei Geschäftspartnern
    - weiterhin Möglichkeit zur Erstellung einer Rechnung in Papierform
  • In- und Auslandskompatibilität
  • Einbindung in EDV des Betriebes
    - bestehende Möglichkeiten des hauseigenen Systems prüfen
    - Implementierung allgemein
    - Zusammenspiel mit Fibu
    - Archivierung
  • Implementierungsaufwand
    - Anbindung an hauseigenes System
    - Kosten
  • Handling
  • Optimierung von Verfahrensabläufen
    (schnellere Verbuchung und Zahlung, Reduzierung der Fehlerquellen, ...)
  • Kosteneinsparung bei Wegfall von Rechnungen in Papierform
    (Personal, Büromaterial, Archivierung)
  • Datenschutz

Hier finden Sie weitere Informationen zu dem Thema elektronische Rechnungen:

> Elektronische Rechnungen: Übermittlung, Nachweispflichten, Aufbewahrung und Archivierung

> Elektronische Rechnung – Vorteile und Rahmenbedingungen

> Elektronische Rechnungen: Was Sie beachten müssen

> Elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Datenformat


Alle Informationen zum Thema "ZUGFeRD" finden Sie auf dieser Themenseite.

Schlagworte zum Thema:  Elektronische Rechnung, ZUGFeRD, Digitale Rechnung, Rechnung

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