Fachbeiträge & Kommentare zu GoBD

Der strukturierte Teil der E-Rechnung muss unverändert in seiner ursprünglichen Form gem. § 14b UStG acht Jahre lang aufbewahrt werden und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllen. Falls zusätzliche Dokumente, wie Buchungsvermerke, die für die Besteuerung relevant sind, mit der E-Rechnung übersandt wurden, müssen auch diese unverändert und in ihrer ursprünglichen F...mehr

Für diesen Bereich ordnet die Finanzverwaltung die Berücksichtigung der allg. steuerlichen und außersteuerlichen Buchführung- und Aufzeichnungspflichten gem. §§ 140, 141, 143-147 AO an.[11] Über diese Vorschriften kommen somit auch die handelsrechtlichen Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB)[12] und die steuerlichen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrun...mehr

Für Veranlagungszeiträume bis einschl. 2024 wird nicht beanstandet, wenn Aufzeichnungen nicht den neuen Vorgaben in Kapitel III des BMF-Schreibens entsprechen.[28] Aber Achtung: Dies gilt nur für Aufzeichnungspflichten außerhalb des Anwendungsbereichs der GoBD, also für den privaten Bereich. Im betrieblichen Bereich sind die Neuregelungen auf alle offenen Fälle anzuwenden.mehr

Für diesen Bereich ordnet die Finanzverwaltung zunächst die Geltung der oben unter 1. beschriebenen Mitwirkungspflichten an.[18] Hier wird auch noch einmal die Bedeutung von Steuerreports für die Veranlagung hervorgehoben.[19] Zur Überprüfung der Steuerreports behält sich die Finanzverwaltung vor, weitere Daten und Unterlagen anzufordern.[20] Hierzu zählt das BMF-Schreiben b...mehr

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Weitere Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist, dass der Unternehmer im Besitz einer Rechnung ist.[1] Dabei muss der Unternehmer grundsätzlich im Besitz der Originalrechnung sein.[2] Sofern eine solche Rechnung durch Verlust oder Vernichtung nicht mehr vorhanden ist, kann der Nachweis, dass eine Rechnung ausgestellt wurde, mit allen verfahrensrechtlich zulässigen Mitteln g...mehr

Vgl. Nr. 1.14 des AEAO zu § 146a. Aufgrund des Risikos des Verlusts der Daten (z.B. aufgrund eines Diebstahls oder Defekts der TSE) sind die Daten einer TSE regelmäßig zu sichern (vgl. Rz. 103 ff GoBD).mehr

Die Mitteilung nach § 146a Absatz 4 AO ist grundsätzlich nicht aufbewahrungspflichtig. Eine Ausnahme kann gelten, sofern die Mitteilung nach § 146a Absatz 4 AO als Teil der Verfahrensdokumentation nach Rz. 151 ff der GoBD verwendet wird. In diesem Fall ist sie gemäß § 147 Absatz 1 Nummer 1 AO in Verbindung mit § 147 Absatz 3 Satz 1 AO zehn Jahre aufzubewahren.mehr

Eine Kasse ohne entsprechende TSE-Anbindungsmöglichkeit darf ab dem 1. Januar 2020 nicht mehr in den Verkehr gebracht werden. Wenn eine TSE-Anbindungsmöglichkeit besteht, der Steuerpflichtige diese aber nicht nutzt, ist das nicht das Risiko des Herstellers. Verantwortlich für den ordnungsgemäßen Einsatz der TSE ist der Steuerpflichtige (vgl. Tz. 21 der GoBD).mehr

Im Fall eines Systemwechsels oder einer Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus einem Produktivsystem darf von einer Aufbewahrung bislang verwendeter Hard- und Software nur dann abgesehen werden, wenn eine maschinelle Auswertbarkeit der Daten nebst Stammdaten und Verknüpfungen durch das neue oder ein anderes System uneingeschränkt gewährleistet ...mehr

Überblick Nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) muss jeder Kaufmann bzw. Gewerbetreibende Bücher führen. Hierzu gehört auch, dass für jede Buchung ein Beleg vorliegen muss. Zu den Belegen zählen Fremd-, Eigen- und Ersatz- bzw. Notbelege. Die GoBD ergänz...mehr

Rz. 1 Einerseits ist § 22 UStG eine sehr umfangreiche Vorschrift, andererseits weitestgehend unbekannt. Zwar wird vorgeschrieben, dass jeder Unternehmer nach § 22 Abs. 1 UStG verpflichtet ist, zur Feststellung der Steuer und der Grundlagen ihrer Berechnung Aufzeichnungen zu machen, jedoch erfüllen die meisten Unternehmer diese Vorgabe bereits aufgrund anderer Rechtsvorschrif...mehr

Die allgemeinen Grundsätze, die für buchführungspflichtige Unternehmer gelten, ergeben sich aus §§ 238–263 HGB (Handelsgesetzbuch). Danach muss die Buchführung kaufmännisch ausgestaltet sein. Ein bestimmtes System ist nicht erforderlich und wird auch nicht vorgeschrieben. Der Kaufmann ist verpflichtet, in den Büchern seine Handelsgeschäfte und die Lage des Vermögens ersichtli...mehr

Rz. 28 Der Buchführungspflichtige hat die freie Wahl hinsichtlich des gewählten Buchführungssystems.[1] Allerdings muss es sich zumindest um eine kaufmännische Buchführung also um die "einfache" oder "doppelte" Buchführung, handeln, die eine Gewinnermittlung zulässt. Die "kameralistische" Buchführung, die im Wesentlichen nur einen Nachweis der Einnahmen und Ausgaben darstell...mehr

Rz. 11 Nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO sind Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Bilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen aufzubewahren.[1] Rein private Unterlagen[2] sind also nicht aufzubewahren, es sei denn, die Sonderbestimmung des § 147a AO [3] greift ein. Unterlagen i. S. ...mehr

Rz. 37 Die Finanzbehörde hat, wenn Unterlagen i. S. v. § 147 Abs. 1 AO mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, gem. § 147 Abs. 6 AO das Recht, die Buchführung des Stpfl. durch Datenzugriff zu prüfen.[1] Diese Prüfungsmethode ist mit der Einführung neben die Möglichkeit der herkömmlichen Prüfung getreten und heute nahezu als der Normalfall anzusehen.[2]...mehr

Rz. 1 § 147 AO ist eine besondere Ordnungsvorschrift für die Aufbewahrung von Buchführungs- und Aufzeichnungsunterlagen. Die entsprechende Vorgängerbestimmung war § 162 Abs. 8 und 9 RAO.[1] Die Pflicht zur Aufbewahrung ist notwendiger Bestandteil der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht[2], da anderenfalls deren Zweck, einen Überblick über die Geschäftsvorfälle, die Ertrag...mehr

Rz. 25 Die Aufbewahrung der Unterlagen hat geordnet zu erfolgen.[1] Ein bestimmtes Ordnungssystem ist nicht vorgeschrieben. Ausreichend ist jede sich aus den Belangen des Unternehmens ergebende Systematik, sodass – folgend aus dem Grundsatz der Übersichtlichkeit[2] – ein sachkundiger Dritter in angemessener Zeit die für die Überprüfung erforderlichen Belege und Geschäftspapi...mehr

Rz. 28 Durch § 147 Abs. 2 AO wird der technischen Entwicklung auf dem Gebiet der Datenverarbeitung auch für das Gebiet der Aufbewahrung Rechnung getragen. Die Beweiskraft der gespeicherten oder verfilmten Unterlagen[1] wird durch diese Vorschrift gesetzlich anerkannt. Hierdurch wird den Unternehmen, insbesondere bei umfangreichem Anfall von Geschäftsunterlagen, eine Möglichk...mehr

Rz. 4 Nach § 146 Abs. 1 S. 1 AO sind Buchungen und Aufzeichnungen vollständig vorzunehmen.[1] Die Vorschrift kodifiziert damit einen wesentlichen Grundsatz ordnungsmäßiger Buchführung.[2] Sämtliche Geschäftsvorfälle müssen aus dem Buchführungswerk lückenlos[3] ersichtlich und verfolgbar sein. Es dürfen keine Geschäftsvorfälle fehlen, auch nicht, wenn sie erfolgsneutral sind....mehr

Rz. 22 Dem Erfordernis der "geordneten" Buchung ist genügt, wenn die Geschäftsvorfälle nicht nach der Zeitfolge gebucht oder abgelegt werden[1], sondern irgendein sinnvolles Ordnungsmerkmal gewählt wird.[2] Hierdurch wird insbesondere Raum für die DV-gestützte Buchführung[3] geschaffen.[4] Gewahrt werden muss jedoch der Grundsatz der Übersichtlichkeit[5], wonach ein sachvers...mehr

Rz. 26 Auch § 146 Abs. 4 AO konkretisiert den Grundsatz der Übersichtlichkeit.[1] Buchungen oder Aufzeichnungen dürfen nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.[2] Für das Handelsrecht ergibt sich dieser Grundsatz aus § 239 Abs. 3 HGB. Bei einer manuellen Buchung oder Aufzeichnung sind demgemäß Radierungen, Durchstreich...mehr

Rz. 19 Sonstige Unterlagen sind nach § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO nur insoweit aufzubewahren, als sie steuerlich von Bedeutung sind, also Aussagen oder Teilaussagen über steuerlich relevante Vorgänge enthalten[1], insbesondere zu Kontrollzwecken dienen können (s. Rz. 1). Im Zusammenhang mit der aufzubewahrenden Geschäftskorrespondenz (s. Rz. 16) und den Buchungsbelegen (s. Rz. 17) ...mehr

Rz. 7 Nach § 146 Abs. 1 S. 1 AO sind die Buchungen zudem zeitgerecht vorzunehmen, um die Übersichtlichkeit der Buchführung[1] zu sichern. Gleiches gilt nach § 239 Abs. 2 HGB.[2] Jede Buchung muss dabei in zeitlich möglichst nahem Abstand an den Geschäftsvorfall erfolgen.[3] Dieses Erfordernis hat verschiedene Zielrichtungen: Zum einen sollen Geschäftsvorfälle buchmäßig nicht ...mehr

Rz. 8 Welche zeitliche Differenz zwischen Geschäftsvorfall und Buchung bzw. bei der DV-gestützten Buchführung der Erfassung noch gerechtfertigt erscheint, richtet sich nach den Verhältnissen des Einzelfalls[1], insbesondere nach dem Zweck der zeitnahen Buchung, bezogen auf den jeweiligen Geschäftsvorfall[2], aber auch nach der technischen Organisation der Buchführung und nac...mehr

Rz. 1 § 146 AO konkretisiert die steuerrechtlichen Anforderungen an die Führung von Büchern und sonstigen Aufzeichnungen. Die Regelung geht im Wesentlichen zurück auf § 162 RAO.[1] Die letzten wesentlichen Änderungen der Bestimmung sind durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen v. 22.12.2016[2] und das Jahressteuergesetz 2020 v. 21.12.20...mehr

Rz. 12 Die allgemeine Zeitdifferenz galt auch für die Buchung der Bargeschäfte. § 146 Abs. 1 S. 2 AO a. F. bestimmte lediglich, dass Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden sollen.[1] Nach dem ausdrücklichen Wortlaut handelte es sich um eine Sollvorschrift. Das Gesetz brachte damit zum Ausdruck, dass nicht in jedem Fall das tägliche Festhalten für eine...mehr

Für Lohnkonten gilt ein Aufbewahrungszeitraum von 6 Jahren.[1] Für die Fristberechnung ist dabei auf den Beginn des Kalenderjahres abzustellen, das auf die zuletzt eingetragene Entgeltzahlung folgt. Dasselbe gilt für die Sammelkonten, wenn der Arbeitgeber auf die Führung von Einzelkonten verzichtet, weil der Arbeitslohn pauschal versteuert wird. Die Lohnbuchhaltung für das J...mehr

Überblick Der Arbeitgeber muss vom Arbeitslohn die Lohnsteuer und die übrigen Abzugsbeträge einbehalten und an das Finanzamt bzw. den Beitrag zur Sozialversicherung an die Krankenkasse abführen. Die ordnungsgemäße Einbehaltung und Abführung der Steuerabzugsbeträge wird vom Finanzamt überprüft. Im Fall einer Lohnsteuer-Außenprüfung besteht insbesondere für den Arbeitgeber eine...mehr

In § 147 AO ist geregelt, welche Vorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen beachtet werden müssen. Wird die elektronische Buchführung in eine Cloud ausgelagert, sind insbesondere die Einhaltung der Aufbewahrungsfrist nach § 147 Abs. 2 AO, die Verpflichtung zur Lesbarmachung von elektronischen Unterlagen nach § 147 Abs. 5 AO und die Ermöglichung des Datenzugriffs auf d...mehr

Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit der elektronischen Bücher und der sonstigen elektronischen Aufzeichnungen trägt ausschließlich der Steuerpflichtige. Dies gilt auch, wenn die Buchführung oder die Aufbewahrung ausgelagert werden.[1] 4.2.9.1 Verstöße gegen die Ordnungsvorschriften für die Buchführung nach § 146 AO Durch das JStG 2020 wurde in § 146 AO ein neuer Abs. 2...mehr

Begriff Mit der Buchführung halten Unternehmer alle – wirtschaftlichen und rechtlichen – Geschäftsvorfälle ihres Unternehmens im Geschäftsjahr zahlenmäßig fest. Dazu gehören vor allem die Geschäfte mit Kunden, Lieferanten und Banken. Am Jahresende muss die Buchführung die Aufstellung einer Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung ermöglichen. In der Buchführung werden all...mehr

Das Schreiben der Finanzverwaltung fasst die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine IT-gestützte Buchführung praxisgerecht zusammen und soll so für die für Unternehmen wichtige Rechtsklarheit sorgen.[1] Das BMF-Schreiben aus 2019 gilt zwingend für Besteuerungszeiträume, die nach dem 31.12.2019 enden. Die Änderungen der GoBD sind nur punktuell. Die Struktur des bisherigen ...mehr

Die Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung gewährleistet die sachliche Richtigkeit der Buchungen:[1] Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann.[2] Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung un...mehr

Schrifttum: Abele, Einschränkung des Anwendungsbereichs des Zeitreihenvergleichs bei Schätzungen, BB 2015, 1968; Beyer, Anmerkung zu einer Entscheidung des BGH, Beschluss vom 6.4.2016 (1 StR 523/15) – Zu den Voraussetzungen einer Schätzung im Steuerstrafverfahren, NZWiSt 2016, 357; Beyer, Betriebsprüfung: Grenzen für Sicherheitszuschläge, DB 2018, 985; Beyer, Kritische Anmerk...mehr

Zahlungen mit Kreditkarten führen immer zu 2 zeitlich unterschiedlichen Belegen (Zahlungsquittung und Abrechnung des Kreditinstituts bzw. Abbuchung vom Bankkonto). Daher muss der Unternehmer sicherstellen, dass er den steuerlich "wirksamen" Vorgang (Betriebseinnahme oder Betriebsausgabe) nur einmal verbucht. Lt. Finanzverwaltung sind unbare Zahlungen immer in separaten Konte...mehr

Begriff Verrechnungskonten sind Hilfskonten aus buchungstechnischen Gründen, die sich immer wieder ausgleichen. Der Begriff "Verrechnungskonto" wird nicht konsequent einheitlich verwendet. Auch Zwischen- oder Interimskonten beinhalten die gleiche Funktion. Buchungen werden lediglich für eine bestimmte Zeit auf dem Verrechnungskonto erfasst. Verrechnungskonten müssen regelmäß...mehr

Nach § 14b Abs. 1 UStG hat der Unternehmer ein Doppel der Rechnung, die er selbst (oder ein Dritter in seinem Namen oder für seine Rechnung) ausgestellt oder erhalten hat, aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist[1] beträgt 8 Jahre nach Schluss des Ausstellungsjahrs.[2] Die Rechnungen müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum die gesetzlichen Anforderungen an Echtheit der ...mehr

Rz. 8 Für die Einhaltung der GoB bzw. GoBD sind der Buchführungspflichtige bzw. die in §§ 34–35 AO genannten Personen verantwortlich.[1] Bei einer atypisch stillen Gesellschaft trifft z. B. die Pflicht, Bücher zu führen und Jahresabschlüsse zu fertigen, allein den Geschäftsinhaber, nicht den stillen Gesellschafter.[2] Die im Auftrag des stillen Gesellschafters gefertigte Buc...mehr

Rz. 7 Der Beteiligte hat hinsichtlich der Art und Weise der Buchführung bzw. Aufzeichnungen Gestaltungsfreiheit.[1] Die Buchführungsform muss formell und materiell allerdings den GoB[2] entsprechen. Dies gilt gleichfalls, soweit sich der Beteiligte zur Aufgabenbewältigung der elektronischen Datenverarbeitung (DV) bedient, wie dies heute regelmäßig der Fall ist.[3] Rz. 7a Mit ...mehr

Rz. 15 Die Darstellung der Geschäftsvorfälle und der Vermögenslage muss nach § 145 Abs. 1 S. 1 AO [1] so gestaltet sein, dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit einen Überblick verschaffen kann.[2] Diese Formulierung findet sich auch in § 238 Abs. 1 S. 2 HGB.[3] Im Hinblick auf die Kompliziertheit des Buchführungswesens ist für den Grundsatz der Übe...mehr

Rz. 14 Der Zweck der Buchführung, einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Vermögenslage des Unternehmens zu geben (s. Rz. 13), erfordert zwangsläufig die Übersichtlichkeit des Buchführungswerks.[1] § 145 Abs. 1 S. 2 AO bestimmt, dass die einzelnen Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgbar sein müssen.[2] Die Verfolgbarkeit muss vom Beleg...mehr

Rz. 4 Die in §§ 145–147 AO getroffenen Regelungen enthalten einzelne kodifizierte GoB, wie sie auch nach §§ 238ff. HGB für die nach dem Handelsrecht Aufzeichnungs- und Buchführungspflichtigen gelten.[1] Sie sind uneingeschränkt maßgeblich für jedes Buchführungssystem und jede Buchführungsform.[2] Die Bedeutung dieser kodifizierten GoB beschränkt sich aber nicht nur auf die f...mehr

Rz. 12 § 145 Abs. 2 AO gibt die allgemeine Grundlage für die an Aufzeichnungen zu stellenden Anforderungen.[1] Die technische Durchführung der Aufzeichnungen hat sich an dem Zweck zu orientieren, den diese für die Besteuerung erfüllen sollen.[2] Der Aufzeichnungspflichtige hat für zweckentsprechende Gestaltung Sorge zu tragen. Darüber hinaus können aber, soweit nicht weitere...mehr

Zu den typischen Anwendungsbeispielen des Process Mining zählen u. a. Analysen der Abläufe im Kundendienst hinsichtlich Geschwindigkeit der Abarbeitung, Fehlerquoten, etc. Daneben können durch die Analyse der Abläufe im Einkauf und der Finanzbuchhaltung geprüft werden, in welchen Fällen von den vorgegebenen Abläufen inklusiver interner Kontrollen abgewichen wird oder wie häu...mehr

Wie im vorstehenden Kapitel ausgeführt, unterliegt der Kaufmann nach HGB der Buchführungspflicht (§§ 238-241a HGB). Wer nach handelsrechtlichen Vorschriften buchführungspflichtig ist, ist nach § 140 AO ebenso steuerrechtlich buchführungspflichtig oder gemäß den nach § 141 AO geregelten Schwellenwerten. Steuerrechtlich sind dann die Vorschriften der §§ 140-148 AO zu beachten....mehr

Bevor jemand in die Selbstständigkeit startet, ein Gewerbe anmeldet (z. B. angehender WEG-Verwalter als Einzelunternehmen) oder eine eintragungspflichtige Personen-/Kapitalgesellschaft gründet, bedarf es auch der Abklärung, ob die neue Firma bzw. das neu gegründete Gewerbe der gesetzlich vorgeschriebenen Buchführungspflicht unterliegen. Antworten hierzu ergeben sich (neben d...mehr

Im Gegensatz zur Unternehmensbuchhaltung, deren Vorschriften im HGB und den Steuergesetzen gesetzlich verankert sind und die eine doppelte Buchführung verlangt (siehe oben Kap. C.I.2.1), enthält das WEG keine konkreten Vorgaben zur Buchführung der zu verwaltenden Wohnungseigentümergemeinschaften (= Objektverwaltung). Wesentliche Grundlagen einer ordnungsmäßigen Verwaltung si...mehr

Umsatzsteuerlich gilt nach § 14b Absatz 1 UStG, dass ein Unternehmer ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufzubewahren hat. Bei einer E-Rechnung ist zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Für Zwecke der Umsatzsteuer gilt jedenfalls bei Unternehmen innerhalb der Umsatzgrenzen des §...mehr

Rz. 72 Stand: 6/01 – 02/2025 Rechnungen, ob in Papierform oder in elektronischer Form, unterliegen den Aufbewahrungsregelungen des § 14b UStG. Demnach sind Rechnungen acht Jahre (bis zum 31.12.2024: zehn Jahre; vgl. § 14 Rz. 9a) aufzubewahren (vgl. die Kommentierung zu § 14b UStG) und unterliegt ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht als Ordnungswidrigkeit den Bußgeldvors...mehr