Fachbeiträge & Kommentare zu GoBD

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Rz. 193 Abbruchkosten: Für vertragliche Verpflichtungen zum Abbruch von Gebäuden auf fremdem Grund und Boden besteht Rückstellungspflicht.[1] Die Rückstellungsbildung erfolgt als sog. unechte Ansammlungsrückstellung bzw. Verteilungsrückstellung.[2] Für öffentlich-rechtliche Verpflichtungen ist analog zu verfahren, soweit mit einer hinreichenden Wahrscheinlichkeit der Inanspr...mehr

• 2021 Direktanspruch in der Umsatzsteuer / § 163 AO / § 227 AO Der EuGH hat mit Urteil v. 15.3.2007, C-365/05 entschieden, dass ein aufgrund seiner Unternehmenstätigkeit zum Vorsteuerabzug berechtigter Leistungsempfänger, der eine zu Unrecht geschuldete, aber in einer Rechnung ausgewiesene USt gezahlt hat, insoweit im Wege eines Direktanspruchs einen entsprechenden Rückersta...mehr

Groß/Lamm, Datenzugriffsrecht auf freiwillig geführte Aufzeichnungen, StC 2010, 27. Krain, Elektronische Buchführung und Datenzugriff, StuB 2010, 98. Pump, Die offene Ladenkasse mit Kassenbericht im bargeldintensiven Betrieb und § 22 UStG – Unterschätzte Probleme der Einzelaufzeichnungen, StBp 2017, 150. Pump, Die Kassenführung im bargeldintensiven Betrieb am Beispiel des Frise...mehr

Überblick Der Arbeitgeber muss vom Arbeitslohn die Lohnsteuer und die übrigen Abzugsbeträge einbehalten und an das Finanzamt bzw. den Beitrag zur Sozialversicherung an die Krankenkasse abführen. Die ordnungsgemäße Einbehaltung und Abführung der Steuerabzugsbeträge wird vom Finanzamt überprüft. Im Fall einer Lohnsteuer-Außenprüfung besteht insbesondere für den Arbeitgeber eine...mehr

Rz. 72 Stand: 6/01 – 02/2025 Rechnungen, ob in Papierform oder in elektronischer Form, unterliegen den Aufbewahrungsregelungen des § 14b UStG. Demnach sind Rechnungen acht Jahre (bis zum 31.12.2024: zehn Jahre; vgl. § 14 Rz. 9a) aufzubewahren (vgl. die Kommentierung zu § 14b UStG) und unterliegt ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht als Ordnungswidrigkeit den Bußgeldvors...mehr

Rz. 17 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Grundsätzlich gelten im Bereich der umsatzsteuerlichen Aufzeichnungspflichten dieselben Ordnungsgrundsätze wie in den §§ 140ff. AO. Einzelheiten hierzu können dem Abschn. 22.1 UStAE entnommen werden. Für die umsatzsteuerlichen Aufzeichnungen gelten ebenfalls die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnung...mehr

Rz. 9 Stand: 6/01 – 02/2025 Nach § 14b Abs. 1 S. 1 UStG ist der Unternehmer verpflichtet, ein Doppel der Rechnungen, die er selber oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, acht Jahre (bis zum 31.12.2024: zehn Jahre) aufzubewahren (Ausgangsrechnungen). Dies gilt auch für vom Unternehmer erhaltene Rechnungen (Eingangsrechnungen) und für vom Leist...mehr

Alvermann/Wollweber, Der Anspruch auf Erteilung einer USt-Identifikationsnummer, UStB 2009, 261. Bachstein, Die EU-konforme Rechnung?, IWB 2013, 144. Becker, Stellungnahme zu den Schlussanträgen des Generalanwalts in den Rechtssachen "Geissel" und "Butin", MwStR 2017, 610 ff. Becker, Hat die Rechnung als Voraussetzung des Vorsteuerabzugs ausgedient? Auswirkungen der EuGH-Urteil...mehr

Rz. 63 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Nach § 146 Abs. 5 AO können Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen. Es muss insbesondere sichergestellt sein, dass die Daten während der Dauer der Aufbewa...mehr

Rz. 13 Stand: 6/01 – 02/2025 Die Rechnungen müssen für den gesamten Zeitraum der Aufbewahrung lesbar sein (§ 14b Abs. 1 S. 2 UStG). Durch das StVereinfG 2011 wurde § 14b Abs. 1 S. 2 UStG neu formuliert und verweist auf § 14 Abs. 3 S. 1 UStG (bis 31.12.2024 § 14 Abs. 1 S. 2 UStG). Erforderlich ist daher, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Le...mehr

Adam, Die doppelte Berichtigung der Umsatzsteuer bei Eröffnung des Insolvenzverfahrens, UR 2020, 492. Feil/Greisl/Kupke, Aktuelle Entwicklungen bei der umsatzsteuerlichen Behandlung von Gutscheinen, BB 2012, 3113. Ebbinghaus/Hinz, Unternehmenssanierung und Umsatzsteuer unter Erhalt des Rechtsträgers, UR 2014, 249. Englisch, Das neue MwSt-Sonderregime für Gutscheine, ifst-Schrif...mehr

Rz. 60 Die Vorschrift des § 14 Abs. 3 UStG in der ab dem 1.1.2025 geltenden Fassung des Wachstumschancengesetzes v. 27.3.2024[1] hat einerseits die zuvor wortlautidentische Regelung über die Gewährleistung der Echtheit der Herkunft der Rechnung, der Unversehrtheit ihres Inhaltes und ihre Lesbarkeit aus § 14 Abs. 1 S. 2 bis 6 UStG in § 14 Abs. 3 S. 1 bis 5 UStG unverändert üb...mehr

Vgl. Nr. 1.14 des AEAO zu § 146a. Aufgrund des Risikos des Verlusts der Daten (z.B. aufgrund eines Diebstahls oder Defekts der TSE) sind die Daten einer TSE regelmäßig zu sichern (vgl. Rz. 103 ff GoBD).mehr

Eine Kasse ohne entsprechende TSE-Anbindungsmöglichkeit darf ab dem 1. Januar 2020 nicht mehr in den Verkehr gebracht werden. Wenn eine TSE-Anbindungsmöglichkeit besteht, der Steuerpflichtige diese aber nicht nutzt, ist das nicht das Risiko des Herstellers. Verantwortlich für den ordnungsgemäßen Einsatz der TSE ist der Steuerpflichtige (vgl. Tz. 21 der GoBD).mehr

Im Fall eines Systemwechsels oder einer Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus einem Produktivsystem darf von einer Aufbewahrung bislang verwendeter Hard- und Software nur dann abgesehen werden, wenn eine maschinelle Auswertbarkeit der Daten nebst Stammdaten und Verknüpfungen durch das neue oder ein anderes System uneingeschränkt gewährleistet ...mehr

Die Mitteilung nach § 146a Absatz 4 AO ist grundsätzlich nicht aufbewahrungspflichtig. Eine Ausnahme kann gelten, sofern die Mitteilung nach § 146a Absatz 4 AO als Teil der Verfahrensdokumentation nach Rz. 151 ff der GoBD verwendet wird. In diesem Fall ist sie gemäß § 147 Absatz 1 Nummer 1 AO in Verbindung mit § 147 Absatz 3 Satz 1 AO zehn Jahre aufzubewahren.mehr

Rz. 334a Kryptowährungen haben enorm in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen. Diese virtuellen Währungen sind digital dargestellte Werteinheiten, die von keiner Zentralbank oder öffentlichen Stelle emittiert oder garantiert werden und damit nicht den gesetzlichen Status einer Währung oder von Geld besitzen, aber von natürlichen oder juristischen Personen als Tauschmitte...mehr

In den seltensten Fällen ist ein GmbH-Geschäftsführer selbst ein solcher "Steuer-Profi", dass er die gesamten steuerlichen Pflichten, die seine GmbH-Geschäftsführung mit sich bringt, eigenständig erledigen kann und gleichzeitig die GmbH und sich selbst auch auf anstehende Änderungen von Steuergesetzen oder solchen Gesetzesänderungen, die steuerliche Wirkungen zeitigen, vorbe...mehr

Einnahmen sind grundsätzlich einzeln aufzuzeichnen,[1] das gilt auch für Bareinnahmen. Ausnahmen gibt es bei einer Vielzahl von einzelnen Geschäften mit geringem Wert, z. B. für Einzelhändler, die Waren an unbekannte Kunden gegen Barzahlung verkaufen. Einzelheiten sind auch dem BMF-Schreiben v. 19.6.2018 zu entnehmen.[2] Auch wenn eine Verpflichtung zur Führung eines Kassenbu...mehr

Umsatzsteuerlich gilt nach § 14b Absatz 1 UStG, dass ein Unternehmer ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufzubewahren hat. Bei einer E-Rechnung ist zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Für Zwecke der Umsatzsteuer gilt, dass alleine wegen einer Speicherung und Archivierung von-R...mehr

Nach § 14b Abs. 1 UStG hat der Unternehmer ein Doppel der Rechnung, die er selbst (oder ein Dritter in seinem Namen oder für seine Rechnung) ausgestellt oder erhalten hat, aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist[1] beträgt 8 Jahre nach Schluss des Ausstellungsjahrs.[2] Die Rechnungen müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum die gesetzlichen Anforderungen an Echtheit der ...mehr

2.1. Welche Aspekte in Bezug auf die Aufbewahrung ergeben sich im Zusammenhang mit einer E-Rechnung? Umsatzsteuerlich gilt nach § 14b Abs. 1 UStG, dass ein Unternehmer ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufzubewahren hat, sofern eine steuerrechtliche Relevanz der Rechnung nicht eine längere Aufbewahrung erforderlich macht (z. B. aufgrund eines Vorsteuer...mehr

Ordnungssystem: Jede Rechnung wird im Zuge der Nachverarbeitung in einem festgelegten, nachvollziehbaren Ordnungssystem abgelegt, um eine jederzeitige Auffindbarkeit zu gewährleisten. Als Indexsystem kann ein numerisches, alphabetisches oder alphanumerisches System verwendet werden. Aufbewahrungssystematik: Die Rechnungen werden nach einem klaren System aufbewahrt, das zum Be...mehr

Wenn bei der Verbuchung die digitale Rechnung mit dem Buchungssatz verknüpft und die Buchung festgeschrieben wird, diese Rechnung im E-Rechnungsformat vom Lieferanten an den Mandanten übersandt und anschließend vom Mandanten an den Steuerberater übermittelt wurde, gelten die nachstehenden Erwägungen. Um eine GoBD-konforme Archivierung zu erreichen, muss bei einer elektronisc...mehr

Prüfung der Aufbewahrungsfristen: Die Löschung digitaler Archivbestände erfolgt nicht vor Ablauf der festgelegten Aufbewahrungsfristen. Dabei werden die Besonderheiten bei der Aufbewahrung von Dokumenten im Zusammenhang mit Anlagevermögen beachtet (siehe GoBD, Rz. 81). Autorisation und Durchführung: Die Löschung muss ausschließlich von den dafür zuständigen Mitarbeitern autor...mehr

E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder Buchungsbelegs sind in elektronischer Form unveränderbar aufzubewahren. Soweit eine E-Mail jedoch ausschließlich als reines Transportmittel (analog dem Briefumschlag) dient, um die angehängte elektronische Rechnung zu übermitteln, ist diese grundsätzlich nicht zusätzlich aufzubewahren. Die Aufbewahrungspflicht...mehr

Regelmäßiger Abruf: E-Rechnungen werden regelmäßig abgerufen, entweder per E-Mail, über ein spezielles E-Mail-Postfach, eine elektronische Schnittstelle, einen zentralen Speicherort oder ein Internetportal. Der Abruf sollte täglich oder mehrmals täglich erfolgen. Dokumentation: Der Abruf und Eingang der E-Rechnungen wird dokumentiert, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleist...mehr

Umsatzsteuerlich gilt nach § 14b Abs. 1 UStG, dass ein Unternehmer ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufzubewahren hat, sofern eine steuerrechtliche Relevanz der Rechnung nicht eine längere Aufbewahrung erforderlich macht (z. B. aufgrund eines Vorsteuerberichtigungszeitraums von zehn Jahren bei Grundstücken und Gebäuden). Der strukturierte Teil einer ...mehr

Ja. Beim Versand und Empfang von E-Rechnungen sollten zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die gewährleisten, dass eine E-Rechnung nicht abgefangen und manipuliert werden kann bzw. dass die DSGVO eingehalten wird. Als vorteilhaft können sich Plattformlösungen erweisen. Die Versandart E-Mail sollte daher bis zur Einführung einer Übermittlungspflicht der E-Rechnung an die F...mehr

Mit dem Wachstumschancengesetz (BGBl. I 2024 Nr. 108) wurde in Deutschland zum 1. Januar 2025 die elektronische Rechnung für inländische B2B-Rechnungen verpflichtend eingeführt. Seitdem gilt für alle Unternehmen in Deutschland eine gesetzliche Empfangspflicht für elektronische Rechnungen. Die Ausstellung von E-Rechnungen ist im Jahr 2026 noch freiwillig. Ab dem 1. Januar 202...mehr

2.2.1 Welche Daten gehören zu den "steuerrelevanten Daten"? Die Finanzverwaltung gibt keine Definition von sog. "steuerrelevanten Daten". Sofern in einem der genannten Systeme Daten mit Belegfunktion anfallen, die einzeln oder in Summe Niederschlag in der Buchführung finden, kann von einer Aufbewahrungspflicht ausgegangen werden. Neben den außersteuerlichen und steuerlichen Bü...mehr

Hierzu ist eine Einzelfallbetrachtung notwendig, d. h. von welchem System auf welches System die Migration durchgeführt wird. Dabei sind Softwareherstellervorgaben und die mit dem/den Softwarehersteller(n) getroffenen vertraglichen Regelungen zu beachten.mehr

Wie lange müssen welche Unterlagen im Handels- und Steuerrecht aufbewahrt werden? Es ist nach den aufzubewahrenden Unterlagen zu differenzieren. Die Aufbewahrungsfristen betragen zehn Jahre für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständ...mehr

E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs sind entsprechend den GoBD in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig. Dient die E-Mail jedoch lediglich als Transportmittel und enthält keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so fällt die E-Mail selbst – in Analogie zum Briefumschlag – auch nicht unter die Aufbewa...mehr

Die Finanzverwaltung gibt keine Definition von sog. "steuerrelevanten Daten". Sofern in einem der genannten Systeme Daten mit Belegfunktion anfallen, die einzeln oder in Summe Niederschlag in der Buchführung finden, kann von einer Aufbewahrungspflicht ausgegangen werden. Neben den außersteuerlichen und steuerlichen Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen ...mehr

Nein. Der reine Ausdruck einmal in elektronischer Form vorliegender Dokumente entspricht nicht den Vorgaben der GoBD. GoBD-Leitfaden der AWV, Version 2.2 - Abschnitt: 4.1 Anforderungen an die Aufbewahrung, S. 101mehr

Im Grundsatz ist diese Frage mit "ja" zu beantworten. Mit den GoBD vom 28. November 2019 (Rz. 55) lässt das BMF erstmals zu, dass bare und unbare Geschäftsvorfälle kurzzeitig gemeinsam im Kassenbuch festgehalten werden können. Es ist eine Regelung, die Kleinunternehmer entlasten soll, da dies in der bisherigen Praxis ohnehin schon vorzufinden ist. Jedoch muss eine Trennung n...mehr

Völlig losgelöst von IT- und datenbasierten Fragestellungen sollte zunächst darauf abgestellt werden, den sachlichen Umfang der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen anhand der unternehmensspezifischen Besonderheiten auszuloten (inhaltliche Sichtweise). Über eine Art "IT-Übersetzung" sind daran anschließend die betroffenen DV-Systeme und Formate zu identifizieren, die den inne...mehr

Es gibt keine allgemeinverbindliche Liste der steuerrelevanten Daten und Dokumente. Die Gründe dafür liegen zum einen in der Vielzahl unterschiedlicher Systeme in den heutigen, heterogenen IT-Landschaften, zum anderen aber auch im unternehmensspezifischen Einsatz der betrieblichen Hard- und Software. Hilfestellung gibt die AWV-Veröffentlichung "Aufbewahrungspflichten und -fr...mehr

Grundsätzlich sind im Unternehmen entstandene oder dort in digitaler Form eingegangene aufzeichnungs-/aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze und elektronische Dokumente unverändert aufzubewahren und dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Sie müssen für Zwecke des maschinellen Datenzugriffs durch die Finanzverwaltung vorgehalten werden. Das gilt ni...mehr

Bei der Vorgabe der inhaltlichen Übereinstimmung ist auf die aufbewahrungspflichtigen Inhalte abzustellen. Ausgenommen davon sind insbesondere (sofern ihnen keine Beweisfunktion zum Nachweis der Echtheit zukommt): Formatierungsinformationen wie Layout, Zeichensätze, Schriftfarbe; Hintergrundbilder und andere grafische Gestaltungselemente bei intern erstellten Dokumenten; Firmen...mehr

Dies erfüllt die Anforderungen an die Unveränderbarkeit laut GoBD nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten. Entsprechend erfordert dies ergänzende Maßnahmen, wie z. B. eine Kombination aus regelmäßigen Sicherungen, Zugriffsschutzmechanismen, Kopien auf nur einmal beschreibbaren Datenträgern, Entzug von Schreibrechte...mehr

Die Gemeinsamen Grundsätze (GG) nach § 9a BVV für die Entgeltunterlagen nach § 8 BVV und die Beitragsabrechnung nach § 9 BVV i. d. F. vom 1. April 2022 enthalten sozialversicherungsrechtliche Spezialregelungen. Diese beziehen sich jedoch insbesondere auf das Vorhalten und die Vorlage von Unterlagen bei Prüfungen durch die Sozialversicherungsbehörden. Sie ersetzen die GoBD ni...mehr

Die Aufbewahrung der konvertierten Version ist nach der Neufassung der GoBD vom 28. November 2019 ausreichend, soweit keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen wurde, bei der Konvertierung keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren gehen, die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde nicht eingeschränkt werden...mehr

Steuerlich relevante Belege fallen unter Unterlagen nach § 257 Abs. 1 HGB bzw. § 147 Abs. 1 AO. Diese können grundsätzlich in digitaler Form aufbewahrt werden, wenn dies in GoBD-konformer Weise erfolgt. Die BStBK bietet hier eine Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen an. Bei Vorliegen und Einhaltung der in der Muster-Verfahrensdokumentation beschriebenen Pro...mehr

Neben den Daten in Form von Datensätzen und den elektronischen Dokumenten sind auch alle zur maschinellen Auswertung der Daten und elektronischen Dokumente sowie im Rahmen des Datenzugriffs notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form aufzubewahren. GoBD-Leitfaden der AWV, Version 2.2 - Abschnitt: 4.1 Anforderungen an die Aufbewahrung, S. 92mehr

Ja, die Anforderungen machen keinen Unterschied zwischen maschinell auswertbaren Daten und sonstigen elektronischen Daten. GoBD-Leitfaden der AWV, Version 2.2 - Abschnitt: 4.1 Anforderungen an die Aufbewahrung, S. 101mehr