Fachbeiträge & Kommentare zu GoBD

Das amtliche Vollmachtsformular sieht die Möglichkeit vor, die Vollmacht auf die Entgegennahme von Steuerbescheiden und sonstigen Verwaltungsakten zu erweitern. Wird diese Option gewählt gilt folgendes: Bereits in der Rechtslage vor den elektronischen Verwaltungsakten konnten diese in verschiedener Form erteilt werden: "Ein Verwaltungsakt kann schriftlich, mündlich oder in an... mehr

Das Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2023/2226 soll die europäischen Vorgaben aus der DAC8-Richtlinie zum Melderahmen für Kryptowerte in nationales Recht umsetzen. Darin enthalten ist der Entwurf eines Kryptowerte-Steuertransparenzgesetzes, das eigene Sorgfalts-und Meldepflichten für Anbieter von Krypto-Dienstleistungen vorsieht. Benannt werden im Einzelnen die Inhal... mehr

Nach § 245 HGB ist der Jahresabschluss vom Kaufmann unter Angabe des Datums zu unterzeichnen. Sind mehrere persönlich haftende Gesellschafter vorhanden, so haben sie alle zu unterzeichnen. Nach Ansicht des Bundesministeriums der Justiz kann die Unterzeichnung des Jahresabschlusses schon heute durch die elektronische Form ersetzt werden. Die im Regierungsentwurf zum CSRD-Umse... mehr

Der Steuerberater hat eine Pflicht zur Führung der Handakten nach § 66 StBerG; Aufbewahrungspflicht für Handakten beträgt zehn Jahre – sofern Jahresabschlüsse darunter fallen und Bestandteil der Handakte sind, ergibt sich daraus eine Pflicht zur Aufbewahrung. Daneben ist zur Aufbewahrung zu raten (Haftungsfragen, Tätigkeitsnachweis etc.). mehr

Für aufbewahrungspflichtige Daten und Dokumente sollte keine Löschmöglichkeit vor dem Ende der Aufbewahrungsfrist vorhanden sein. Auch sollte keine automatisierte Löschung nach Ende der Aufbewahrungsfrist (z. B.: "stets alle Daten löschen, die älter als 11 Jahre sind") erfolgen. Vor dem Löschprozess sollte zwingend eine organisatorische Freigabe eingeholt werden, um dem Umsta... mehr

Es gibt keine gesetzliche Definition eines "digitalen Jahresabschlusses". Der Gesetzgeber plant (vgl. RegE CSRD-UmsG vom 3. September 2025), durch eine Änderung des § 245 HGB für den Jahresabschluss ausdrücklich die Schriftform vorzuschreiben. Damit soll § 126 Abs. 1 BGB Anwendung finden, sodass auch die Ersetzung der Schriftform durch die elektronische Form i. S. d. § 126a ... mehr

Diese angeführten Schritte erfolgen unter Umständen nicht zeitgleich. Zur (möglichen) zeitlichen Abfolge siehe Frage 33. Das Signaturdatum entspricht dem Zeitpunkt der Signatur, nicht notwendigerweise dem Erstellungs- oder Ausstellungsdatum des Dokumentinhalts (z. B. Jahresabschluss). Siehe hierzu Frage 50. mehr

Nachfolgende Zusammenstellung ist eine Sammlung häufiger Fragen rund um Aufbewahrung und Aufbewahrungspflichten. Sie enthält insbesondere Fragen und Antworten zu handels- und steuerrechtlichen Pflichten einschließlich der GoBD und rund um das Thema Lohn- und Gehaltsabrechnung. Sich darüber hinaus ergebende Aspekte, z. B. aus Berufsrecht, Fördermittelrecht o. ä., werden nur b... mehr

Ja, das ist möglich und berufsrechtlich zulässig. Nach der Verlautbarung der Bundessteuerberaterkammer zu den Grundsätzen für die Erstellung von Jahresabschlüssen vom März 2022 kann der Erstellungsbericht bei einem rein digitalen Prozess mit fortgeschrittener elektronischer Signatur versehen werden. Zugleich kann ein zusätzlicher Bericht in Papierform mit handschriftlicher U... mehr

Die EU-Verordnung eIDAS (Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste) regelt die Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen in Europa. Sie unterscheidet drei Arten: mehr

An Beweislast und Darlegungspflicht gibt es keine besonderen, über das Übliche hinausgehenden gesetzlichen Regelungen. Die Echtheit einer digital gespeicherten Unterschrift kann beispielsweise bewiesen werden durch: Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES), siehe auch Frage 49 Verwendung von Audit Trails mit IP-Adresse, Zeitstempel, Ort und Identitätsdaten Zert... mehr

Seit 2018 dürfen Unternehmenssteuererklärungen (ab VZ 2017) nur noch authentifiziert über das ELSTER-Verfahren (als sicheres Verfahren nach § 87aa Abs. 6 AO) an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Dabei hat der Steuerberater (Auftragnehmer nach § 87d AO) seinem Mandanten (Auftraggeber nach § 87d AO) die Daten in leicht nachprüfbarer Form zur Zustimmung zur Verfügung zu ... mehr

Die Finanzverwaltung hat referenzierte Belege im Rahmen des RABE-Verfahrens 15 Monate nach erfolgreicher Übermittlung im Zugriff. Für die referenzierten Belege (RABE) gelten die gleichen Anforderungen wie bei der Belegnachreichung (NACHDIGAL), bspw. maximal 20 Belege mit je 100 Seiten und max. 10 MB je Formularzeile. mehr

Grundsätzlich bestehen keine handels- und steuerrechtlichen Sonderregelungen hinsichtlich der Aufbewahrung und Archivierung im Zusammenhang mit Kryptowerten. Die allgemeinen Regelungen – insbesondere die in diesen FAQs unter 2. dargestellten Regelungen – sind zu beachten. Im Rahmen der allgemeinen (und ggf. einer nach § 90 Abs. 2 AO erweiterten) Mitwirkungspflicht obliegt dem... mehr

Was hinsichtlich des Datenschutzes zu tun ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Zum einen gibt es allgemeine Empfehlungen, die immer beachtet werden sollten, auch wenn hierzu keine expliziten vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen bestehen. Diese Regeln dienen dem Schutz des Unternehmens vor vermeidbaren Unannehmlichkeiten durch einen Datenmissbrauch durch Dritt... mehr

Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können auch auf Datenträgern geführt werden[1], soweit diese Form der Buchführung einschl. des dabei angewandten Verfahrens den GoB entspricht (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – GoBD).[2] Technische Vorgaben oder ... mehr

Überblick Eine Bilanz dient der Gegenüberstellung des Vermögens und des Kapitals zu einem Stichtag. Sie stellt zusammen mit der Gewinn- und Verlustrechnung den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens dar. Darüber hinaus dient sie der periodengerechten Erfassung des der Ertragsbesteuerung zugrunde zu legenden Gewinns. Für die Erstellung einer Bilanz sind wichtige handelsre... mehr

Nur der ordnungsmäßigen Buchführung kommt Beweiskraft zu.[1] Für die Einhaltung der GoB – und ggf. der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnung und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ist der Buchführungspflichtige verantwortlich. Das gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen organisatorischen und t... mehr

Bei der Beurteilung eines Buchführungsfehlers ist nicht auf die formale Bedeutung des Mangels, sondern auf dessen sachliches Gewicht abzustellen.[1] Wurden vorwiegend Bargeschäfte getätigt, können Mängel der Kassenführung den gesamten Aufzeichnungen die Ordnungsmäßigkeit nehmen.[2] Bei Fehlen von geordnet aufzubewahrenden Belegen ist eine Buchführung nicht ordnungsgemäß. Da z... mehr

Das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen v. 22.12.2016[1] dient der Sicherstellung der Unveränderbarkeit digitaler Grundaufzeichnungen, z. B. in elektronischen Registrierkassen. U. a. schützt es elektronische Aufzeichnungssysteme durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung und führt die Kassen-Nachschau (§ 146b AO) ein. Durch da... mehr

Die angewandten Buchführungs- und Aufzeichnungsverfahren müssen nachvollziehbar sein und durch einen Beleg nachgewiesen werden können.[1] Die Belegfunktion dient als notwendige Basis für die Beweiskraft der Buchführung.[2] Das gilt auch bei Einsatz eines DV-Systems. Unabhängig von der Art der Erfüllung der Beweiskraft der Buchführung muss ein Buchungsvorgang folgendes enthal... mehr

Ausstellung von Rechnungen, Angabe von Rechnungspflichtangaben in anderen Amtssprachen der EU: Für bestimmte Rechnungsangaben können nach § 14 und § 14a UStG anstelle der deutschen Begriffe auch Formulierungen verwendet werden, die in anderen Amtssprachen für die Rechnungsangaben nach Art. 226 MwStSystRL der jeweiligen Sprachfassung verwendet werden. Das BMF gibt hierzu eine... mehr

Zunächst sollen die grundsätzlichen Regelungen zu Rechnungen und zur Rechnungspflicht beschrieben werden. Diese Grundsätze gelten auch bisher schon. Sie gelten für alle Rechnungen und damit auch für E-Rechnungen. Hinweis Rechtsgrundlagen zu Rechnungen und E-Rechnungen: Die Regelungen zu Rechnungen, auch zu E-Rechnungen, sind in §§ 14 bis 14b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) ent... mehr

Bei der Archivierung sind die GoBD anzuwenden. Diese Grundsätze wurden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) mit einem Schreiben vom 14.11.2014 veröffentlicht und sind seit dem 1.1.2015 in Kraft. Die GoBD beinhalten mehrere zentrale Grundsätze, die bei der Führung und Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen beachtet werden müssen: Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit... mehr

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) Bitkom-Leitfaden Backup & Restore Auf der Bitkom-Website kann ein Leitfaden Risk Assessment & Datenschutz-Folgenabschätzung heruntergeladen werden, der zu den Vorgaben in Art. 32 und 35 DSGVO erarbeitet wurde. mehr

Die Aufbewahrungspflicht kann auch für E-Mails gelten. Die Dauer richtet sich nach dem Inhalt der E-Mail und nach den üblichen steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen. Bei E-Mail-Diensten aus der Cloud sind zusätzlich die Vorgaben des EU Data Act zur Datenrückgewähr und Portabilität (Art. 5, 6) sowie die TOMs nach Art. 32 DSGVO und NIS2-Sicherheitsanforderungen zu beachten. Ei... mehr

Für Unterhaltungsgeräte, das sind Spielautomaten ohne Gewinnmöglichkeit, gibt es derzeit keine gesetzliche Verpflichtung, nach der diese Geräte eine genormte VDAI-Schnittstelle zur Erzeugung eines Auslesestreifens vorweisen müssen (VDAI = Verband der Deutschen Automatenindustrie e. V.). Eine Vielzahl der Unterhaltungsgeräte verfügt jedoch bereits über eine entsprechende tech... mehr

Inwieweit die verschärften Anforderungen des sog. "Kassengesetzes" auf Geldspielgeräte und andere Automaten anwendbar sind, ist derzeit immer noch strittig. Nach aktuellem Stand der Kassensicherungsverordnung [1] gehören Geldgewinnspielgeräte nicht zu den elektronischen Aufzeichnungssystemen i. S. d. § 146a AO. Dies hat zur Folge, dass die für die Zeit seit 2020 geforderte ze... mehr

Überblick Dieser Beitrag informiert über die Besonderheiten bei der Kassenführung, die Spielhallenbetreiber und Automatenaufsteller beachten müssen. Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung § 140, § 141, § 146 Abs. 1, Abs. 2c u. Abs. 5, § 146a Abs. 1, § 147 Abs. 1, Abs. 2 u. Abs. 6, § 158 Abs. 1, § 200a Abgabenordnung (AO) § 8 Nr. 1 GewStG § 13, § 20 Verordnung über Spielgeräte... mehr

Eine mit einer elektronischen Registrierkasse vergleichbare Journaldatenaufzeichnung ist nach Herstellerangaben mit der aktuellen Gerätegeneration möglich. Für den Aufsteller besteht keine Möglichkeit, seine (Alt-) Geräte, die bislang nur zu Tagessalden zusammengefasste Umsätze aufzeichnen, – sofern noch in Gebrauch – technisch nachzurüsten. Gemäß den rechtlichen Anforderunge... mehr

Auch Spielhallenbetreiber und Automatenaufsteller müssen gem. den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)[1] ihr Datenverarbeitungssystem in einer übersichtlich gegliederten Verfahrensdokumentation beschreiben. Diese muss verständlich und für einen sachverständige... mehr

Geldspielgeräte sind nach den Ausführungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)[1] Bestandteile des betrieblichen Datenverarbeitungssystems. Da mit Geldspielgeräten Bareinnahmen aufgezeichnet werden, gehören sie vergleichbar den Registrierkassen unstrittig z... mehr

Bei einem Geldspielgerät werden die Vorgänge durch ein elektronisches Zählwerk erfasst. Diese Daten werden im sog. VDAI-Protokoll (Verband der Deutschen Automatenindustrie e. V.) gespeichert (sog. "Kassenstreifen") und können über eine Schnittstelle mit entsprechenden Lesegeräten ausgelesen werden. Sind digitale Daten vorhanden, ist es nicht zulässig diese zu löschen und stat... mehr

Als Warenautomaten werden Geräte bezeichnet, mit denen (Heiß- und Kalt-) Getränke, Süßigkeiten, Snacks und sonstige Lebensmittel verkauft werden. Der Kunde bezahlt mit Bargeld oder je nach Gerät mit einer Bankkarte. In Deutschland werden über 600.000 Warenautomaten betrieben, mit denen ein Umsatz von über 3,3 Mrd. EUR erzielt wird. Moderne Automaten verfügen über eine elektro... mehr

Steuerliche Bemessungsgrundlage ist der nach Ablauf eines bestimmten Zeitraums mittels Zählwerk ermittelte Kasseninhalt abzüglich der darin enthaltenen Umsatzsteuer. Bei Geldspielgeräten mit Gewinnmöglichkeit wird auf den Auslesestreifen ein Saldo (1) und ein Saldo (2) dargestellt. Die Salden werden nach folgendem Schema ermittelt: Entwicklung von Saldo (1) und Saldo (2) mehr

Die auf dem "langen Ausdruck" befindlichen Statistikdaten gehören zu den sonstigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen.[1] Sie geben u. a. Aufschluss über die Veränderungen im Bestand der Röhren bzw. Hopper und zeichnen damit steuerlich bedeutsame Beträge auf. Diese für die Besteuerung zweifellos relevanten Daten werden oft fälschlicherweise als Statistikdaten bezeichnet, we... mehr

Zulässig ist auch die Nachweisführung durch ein elektronisches Fahrtenbuch, das alle Fahrten automatisch mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst. Der Arbeitnehmer muss den dienstlichen Reisezweck bzw. den besuchten Geschäftspartner persönlich ergänzen. Es gelten dem Grundsatz nach dieselben Regeln wie für handschriftlich geführte Fahrtenbücher.[1] Auch beim elektronis... mehr

Für Lohnkonten gilt ein Aufbewahrungszeitraum von 6 Jahren.[1] Für die Fristberechnung ist dabei auf den Beginn des Kalenderjahres abzustellen, das auf die zuletzt eingetragene Entgeltzahlung folgt. Dasselbe gilt für die Sammelkonten, wenn der Arbeitgeber auf die Führung von Einzelkonten verzichtet, weil der Arbeitslohn pauschal versteuert wird. Die Lohnbuchhaltung für das J... mehr

Überblick Dieser Beitrag informiert darüber, welche Besonderheiten es bei der Kassenführung in der bargeldintensiven Gastronomiebranche gibt, z. B. wie sich die Betriebsprüfung in diesem Bereich gewandelt hat, weshalb die offene Ladenkasse noch genutzt werden kann oder was hinsichtlich von Bewirtungsbelegen beachtet werden muss. Außerdem wird auf die Einzelaufzeichnungspflic... mehr

Rz. 28 Der Buchführungspflichtige hat die freie Wahl hinsichtlich des gewählten Buchführungssystems.[1] Allerdings muss es sich zumindest um eine kaufmännische Buchführung also um die "einfache" oder "doppelte" Buchführung, handeln, die eine Gewinnermittlung zulässt. Die "kameralistische" Buchführung, die im Wesentlichen nur einen Nachweis der Einnahmen und Ausgaben darstel... mehr

Rz. 37 Die Finanzbehörde hat, wenn Unterlagen i. S. v. § 147 Abs. 1 AO mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, gem. § 147 Abs. 6 AO das Recht, die Buchführung des Stpfl. durch Datenzugriff zu prüfen.[1] Diese Prüfungsmethode ist mit der Einführung neben die Möglichkeit der herkömmlichen Prüfung getreten und heute nahezu als der Normalfall anzusehen.[2]... mehr

Rz. 11 Nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO sind Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Bilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen aufzubewahren.[1] Rein private Unterlagen[2] sind also nicht aufzubewahren, es sei denn, die Sonderbestimmung des § 147a AO [3] greift ein. Unterlagen i. S.... mehr

Rz. 1 § 147 AO ist eine besondere Ordnungsvorschrift für die Aufbewahrung von Buchführungs- und Aufzeichnungsunterlagen. Die entsprechende Vorgängerbestimmung war § 162 Abs. 8 und 9 RAO.[1] Die Pflicht zur Aufbewahrung ist notwendiger Bestandteil der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht[2], da anderenfalls deren Zweck, einen Überblick über die Geschäftsvorfälle, die Ertrag... mehr

Rz. 28 Durch § 147 Abs. 2 AO wird der technischen Entwicklung auf dem Gebiet der Datenverarbeitung auch für das Gebiet der Aufbewahrung Rechnung getragen. Die Beweiskraft der gespeicherten oder verfilmten Unterlagen[1] wird durch diese Vorschrift gesetzlich anerkannt. Hierdurch wird den Unternehmen, insbesondere bei umfangreichem Anfall von Geschäftsunterlagen, eine Möglich... mehr

Rz. 4 Nach § 146 Abs. 1 S. 1 AO sind Buchungen und Aufzeichnungen vollständig vorzunehmen.[1] Die Vorschrift kodifiziert damit einen wesentlichen Grundsatz ordnungsmäßiger Buchführung.[2] Sämtliche Geschäftsvorfälle müssen aus dem Buchführungswerk lückenlos[3] ersichtlich und verfolgbar sein. Es dürfen keine Geschäftsvorfälle fehlen, auch nicht, wenn sie erfolgsneutral sind.... mehr

Rz. 22 Dem Erfordernis der "geordneten" Buchung ist genügt, wenn die Geschäftsvorfälle nicht nach der Zeitfolge gebucht oder abgelegt werden[1], sondern irgendein sinnvolles Ordnungsmerkmal gewählt wird.[2] Hierdurch wird insbesondere Raum für die DV-gestützte Buchführung[3] geschaffen.[4] Gewahrt werden muss jedoch der Grundsatz der Übersichtlichkeit[5], wonach ein sachvers... mehr

Rz. 26 Auch § 146 Abs. 4 AO konkretisiert den Grundsatz der Übersichtlichkeit.[1] Buchungen oder Aufzeichnungen dürfen nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.[2] Für das Handelsrecht ergibt sich dieser Grundsatz aus § 239 Abs. 3 HGB. Bei einer manuellen Buchung oder Aufzeichnung sind demgemäß Radierungen, Durchstreich... mehr

Rz. 25 Die Aufbewahrung der Unterlagen hat geordnet zu erfolgen.[1] Ein bestimmtes Ordnungssystem ist nicht vorgeschrieben. Ausreichend ist jede sich aus den Belangen des Unternehmens ergebende Systematik, sodass – folgend aus dem Grundsatz der Übersichtlichkeit[2] – ein sachkundiger Dritter in angemessener Zeit die für die Überprüfung erforderlichen Belege und Geschäftspapi... mehr

Rz. 7 Nach § 146 Abs. 1 S. 1 AO sind die Buchungen zudem zeitgerecht vorzunehmen, um die Übersichtlichkeit der Buchführung[1] zu sichern. Gleiches gilt nach § 239 Abs. 2 HGB.[2] Jede Buchung muss dabei in zeitlich möglichst nahem Abstand an den Geschäftsvorfall erfolgen.[3] Dieses Erfordernis hat verschiedene Zielrichtungen: Zum einen sollen Geschäftsvorfälle buchmäßig nicht ... mehr

Rz. 8 Welche zeitliche Differenz zwischen Geschäftsvorfall und Buchung bzw. bei der DV-gestützten Buchführung der Erfassung noch gerechtfertigt erscheint, richtet sich nach den Verhältnissen des Einzelfalls[1], insbesondere nach dem Zweck der zeitnahen Buchung, bezogen auf den jeweiligen Geschäftsvorfall[2], aber auch nach der technischen Organisation der Buchführung und nac... mehr