GoBD: Von A wie Aufzeichnungen bis Z wie Zwangsgeld / 7 Elektronisches Fahrtenbuch

Bei Verwendung eines elektronischen Fahrtenbuchs ist Folgendes zu beachten:

• Auch ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch muss die Anforderungen an die Unveränderbarkeit nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gewährleisten.^[1] Ein mit einer Tabellenkalkulation geführtes elektronisches Fahrtenbuch ist damit nicht ordnungsgemäß und kann der Besteuerung nicht zugrunde gelegt werden.^[2]

  Dies begründet sich damit, dass bei einer solchen Führung des Fahrtenbuchs jederzeit noch inhaltliche Änderungen ohne entsprechende Dokumentation möglich sind.

• Ein elektronisches Fahrtenbuch muss folgende Inhalte aufweisen:

  • Datum
  • Km-Stand am Anfang der Fahrt
  • Km-Stand am Ende der Fahrt
  • Fahrtziel
  • Aufgesuchter Geschäftspartner (ersatzweise: genaue Bezeichnung der dienstlichen Verrichtung)
  • Alle Fahrten sind im Fahrtenbuch vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiederzugeben.
  • Privatfahrten sind lediglich mit dem Ende der vorherigen bzw. dem Beginn der nächsten dienstlichen Fahrt zu kennzeichnen.
• Bei steuerlichen und außersteuerlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten hat die Finanzverwaltung ein Datenzugriffsrecht auf entsprechende digitale Unterlagen.^[3] Somit besteht auch bei einem elektronischen Fahrtenbuch ein Datenzugriffsrecht für die Finanzverwaltung.
• Auch beim elektronischen Fahrtenbuch muss die maschinelle Auswertbarkeit gegeben sein.

• Wird ein Fahrtenbuch über ein Web-Portal geführt, gilt Folgendes:

  • Die nachträgliche Eintragung des Fahrtzwecks in einem Webportal ist zulässig.
  • Eintragende Person und der Zeitpunkt der nachträglichen Eintragung müssen im Webportal dokumentiert sein.
  • Sofern alle Fahrten automatisch bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst werden, gilt ein Nachtrag im Webportal innerhalb eines Zeitraums von bis zu 7 Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt als zeitnah und damit ordnungsgemäß.
  • Alle sonstigen nicht näher bezeichneten Fahrten sind dem privaten Bereich zuzuordnen.

• Abweichungen bei den Fahrtstrecken zwischen GPS-Ermittlung und Tachostand sind grundsätzlich unbedenklich.

  Der tatsächliche Tachostand sollte im Halbjahres- oder Jahresabstand dokumentiert werden. Damit wird späteren Problemen mit der Anerkennung des Fahrtenbuchs vorgebeugt.

[1] OFD Rheinland, Verfügung v. 18.2.2013, Kurzinformation LSt-Außendienst Nr. 2/2013.

[2] BFH, Urteil v. 16.11.2005, VI R 64/04.

[3] § 147 Abs. 6 AO.