Wo die Probleme sind:

  • Das richtige Konto
  • Art der Aufwendungen
  • Nachweispflichten
  • Vorsteuerabzug

1 So kontieren Sie richtig

 
Praxis-Wegweiser "Das richtige Konto"
Kontenbezeichnung SKR 03 SKR 04 Eigener Kontenplan Bilanz/GuV
Sonstiger Betriebsbedarf 4980 6850   Sonstige betriebliche Aufwendungen
abziehbare Vorsteuer 1576 1406   Sonstige Vermögensgegenstände
Bank/Kasse 1000/1200 1600/1800   Kassenbestand/Guthaben bei Kreditinstituten

So kontieren Sie richtig!

Betriebsbedarf ist ein allgemeiner Begriff, sodass ihm eine Vielzahl unterschiedlicher Aufwendungen zugeordnet werden können. Bestimmte Aufwendungen, die Sie keinem anderen Konto eindeutig zuordnen können, buchen Sie in Ihrer Buchführung auf das Konto "Sonstiger Betriebsbedarf" 4980 (SKR 03) bzw. 6850 (SKR 04).

 

Buchungssatz:

Sonstiger Betriebsbedarf/Abziehbare Vorsteuer

an Bank

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Dekorationsgegenstand

Herr Huber kauft für sein Unternehmen für 500 EUR zuzüglich 95 EUR Umsatzsteuer (19 %) Dekorationsgegenstände ein.

Bei den Dekorationsgegenständen handelt sich weder um Repräsentationskosten noch um Bürobedarf. Eine Zuordnung zu den Raumkosten scheidet ebenfalls aus. Da Herr Huber im Kontenrahmen auch kein Konto findet, das er verwenden könnte, verwendet er das Konto "Sonstiger Betriebsbedarf".

Buchungsvorschlag:

 
Konto SKR 03/04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03/04 Haben Kontenbezeichnung Betrag
4980/6850 Sonstiger Betriebsbedarf 500 1200/1800 Bank 595
1576/1406 Abziehbare Vorsteuer 19 % 95      
 

Praxis-Tipp für DATEV-Anwender: Vorsteuerschlüssel

Durch die Verwendung des Vorsteuerschlüssels "90" kann man die Kontierung bei Anwendung von DATEV vereinfachen. Durch den Schlüssel "90" wird automatisch das Vorsteuerkonto angesprochen.

Buchungsvorschlag:

 
Konto SKR 03/04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03/04 Haben Kontenbezeichnung Betrag
904980/906850 Sonstiger Betriebsbedarf 595 1200/1800 Bank 595

3 Was ist sonstiger Betriebsbedarf?

Die Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 sehen jeweils 2 "Sammelkonten" für Aufwendungen vor, die unter sachlichen Gesichtspunkten bei anderen Konten nicht unterzubringen sind. Das ist einmal das Konto "Sonstiger Betriebsbedarf" und zum andern das Konto "Sonstige betriebliche Aufwendungen" 4900 (SKR 03) bzw. 6300 (SKR 04).

Betriebsbedarf sind alle Dinge, die Sie für Ihren Betrieb benötigen, wie z. B. Fotoarbeiten, Schulungsvideos usw. Es handelt sich zumeist um Gegenstände, die nicht unter Bürobedarf fallen, wie Visitenkarten, Firmenschilder, Putzbedarf, Zubehörteile, z. B. Akkus.

Auf dem Konto 4980/6850 wird Aufwand erfasst, der nicht in die anderen Konten passt oder eine eher seltene Betriebsausgabe darstellt. Da dieses Konto gerne von Betriebsprüfern unter die Lupe genommen wird, sollte es keine großen Beträge ausweisen.

Das Konto "Sonstige betriebliche Aufwendungen" verwendet man eher für betriebliche Dienstleistungen, die keinem anderen Konto zugeordnet werden können. Eine verbindliche Regelung, dass Sie die Aufwendungen auf diese Weise aufzuteilen haben, gibt es allerdings nicht. Sie haben also weitgehend die Freiheit, welches Konto Sie für welche Aufwendungen verwenden.

 

Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Betriebsausflug, Anteil der Kosten, die auf den Unternehmer entfallen

Herr Huber veranstaltet einen Betriebsausflug, an dem er selbst teilnimmt. Die Kosten, die auf seine Teilnahme entfallen, betragen 107,10 EUR. Darin ist die Vorsteuer mit 17,10 EUR (= 19 %) enthalten. Die Kosten, die auf den Unternehmer entfallen, gehören nicht zu den Personalkosten. Außer den "Sammelkonten" gibt es kein passendes Konto für derartige Aufwendungen. Bei den Kosten für den Betriebsausflug handelt es sich nicht um Betriebsbedarf, sondern um sonstige betriebliche Aufwendungen.

Buchungsvorschlag:

 
Konto SKR 03/04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03/04 Haben Kontenbezeichnung Betrag
4900/6300 Sonstiger betrieblicher Aufwand 90,00 Bank 1200/1800 107,10
1576/1406 Abziehbare Vorsteuer 19 % 17,10      

Das Beispiel zeigt, dass man bei Aufwendungen für Dienstleistungen nicht das Konto "Sonstiger Betriebsbedarf" verwenden sollte. Andererseits können Sie vom Begriff her den Einkauf von Gegenständen und Material auch auf das Konto "Sonstige betriebliche Aufwendungen" buchen.

Das Konto "Sonstiger Betriebsbedarf" können Sie für unterschiedliche Kosten verwenden. Das bedeutet, dass das Finanzamt aus der Gewinn- und Verlustrechnung bzw. der Einnahmen-Überschuss-Rechnung nicht erkennen kann, welche Aufwendungen sich tatsächlich dahinter verbergen.

Vielfach werden auf dem Konto Aufwendungen "versteckt", bei denen unklar ist bzw. Zweifel bestehen, ob es sich um Betriebsausgaben handelt.

 

Kontrolle durch Betriebsprüfer

Bei einer Betriebsprüfung wird das Konto "Sonstiger Betriebsbedarf" regelmäßig vom Prüfer kontrolliert. Sie sollten daher nur die Aufwendungen buchen, bei denen sich eine Zuordnung zum Betrieb vertreten lässt. Nur wegen der Möglichkeit, dass ein Betriebsprüfer die betriebliche Verwendung anzweifeln könnte, sollten Sie nicht auf die Buchung als Betriebsbedarf verzichten. Im Zweifel wählen Sie die für Sie günstigere Lösung.

 

Praxis-Beispiel für Ihre Buc...

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