GoBD: Von A wie Aufzeichnungen bis Z wie Zwangsgeld / 5.3 Vorzulegende Unterlagen

5.3.1 Allgemeines

Gegenstand der Prüfung sind alle nach außersteuerlichen und steuerlichen Vorschriften aufzeichnungspflichtigen und nach § 147 Abs. 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in Haupt-, Neben- und Vorsystemen, z. B.:

• Finanzbuchhaltung
• Anlagenbuchhaltung
• Lohnbuchführung
• Kassensysteme
• Warenwirtschaftssystem bei Bewertungen
• Fakturierung, Abrechnungssoftware
• Kostenstellenrechnung, z. B. bei Bewertungen
• Zeiterfassungssysteme
• Archivierung
• Verfahrensdokumentation
• Metadaten^[1]
• Stammdaten und Bewegungsdaten^[2]
• Verknüpfungen zwischen Tabellen innerhalb einer relationalen Datenbank^[3]

Enthalten elektronisch gespeicherte Datenbestände nicht aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, muss der Steuerpflichtige die Datenbestände so organisieren, dass der Prüfer nur auf die steuerrelevanten Daten zugreifen kann. Für versehentlich überlassene Daten besteht kein Verwertungsverbot.

Strukturinformationen

Zusätzlich muss noch eine Datensatzbeschreibung (z. B. Index.xml, GdPDU-Beschreibungsstandard, ... ) zur maschinellen Verwertbarkeit der Daten mitgeliefert werden.

Die Prüfsoftware des Finanzamts erkennt z.Zt. die gängigen Datenformate ASCII, EBCDIC, EXCEL, ACCESS, dBase, Lotus1-2-3, SAP/AIS und AS/400, sofern die notwendigen Strukturinformationen mitgeliefert werden. Nicht erkennbare Dateiformate müssen in lesbare Formate konvertiert werden.

Ebenso müssen die ggf. erforderlichen Kennwörter mitgeteilt werden.^[4]

[1] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 167.

[2] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 167.

[3] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 167.

[4] GoBD v. 28.11.2019, ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung.

5.3.2 Berufsgeheimnisträger

Ärzte, Anwälte oder Journalisten haben ein berufsbezogenes Auskunftsverweigerungsrecht.^[1] Sind in den gespeicherten Datenbeständen personenbezogene bzw. dem Berufsgeheimnis unterliegende Daten vorhanden, muss der Datenbestand so angepasst werden, dass der Prüfer nur auf die restlichen steuerrelevanten Daten des Steuerpflichtigen zugreifen kann. Dies kann z. B. durch geeignete Zugriffsbeschränkungen oder "digitales Schwärzen" der zu schützenden Informationen erfolgen.^[2]

Rechtsprechung:

• Allgemeines

  Auch Berufsgeheimnisträger sind zur Mitwirkung bei einer Außenprüfung verpflichtet.^[3][4]

• Apotheke

  Hat die Apotheke in einer Datei patientenbezogene Daten abgelegt, deren Herausgabe sie verweigern darf,^[5] kann sie diese aus der Datei entfernen. Ist ihr dies nicht möglich, kann sie den Zugriff auf die Datei mit den Einzeldaten nicht verweigern.^[6]

  Verwendet ein Einzelhändler (Apotheker) eine PC-Kasse, die die detaillierten Informationen in Bezug auf den einzelnen Verkaufsvorgang aufzeichnet und speichert, muss er dem Außenprüfer den diesbezüglichen Datenzugriff gewähren.^[7]

• Arzt

  Ein steuerpflichtiger Arzt muss die Voraussetzungen für steuerbefreite umsatzsteuerliche Leistungen darlegen (plastische Chirurgie). Soweit der Steuerpflichtige seine fehlende Mitwirkung auf die strafbewehrte^[8] ärztliche Schweigepflicht stützt, kann diese nicht dazu führen, dass die Voraussetzungen für die Steuerbefreiung gem. § 4 Nr. 14 Satz 1 UStG als erwiesen gelten.^[9]

[1] § 102 Abs. 1 Nr. 3 und Nr. 4 AO.

[2] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 172.

[3] § 200 Abs. 1 Satz 1 und Satz 2 AO.

[4] BFH, Urteil v. 16.12.2014, VIII R 52/12.

[5] § 102 Abs. 1 Nr. 3 Buchst. c AO.

[6] BFH, Urteil v. 16.12.2014, X R 42/13.

[7] BFH, Urteil v. 16.12.2014, X R 29/13 (nv).

[8] § 203 StGB.

[9] FG Köln, Urteil v. 28.2.2013, 15 K 4521/07; Nichtzulassungbeschwerde wurde durch den BFH, Beschluss v. 8.4.2014, V B 38/13 abgewiesen.