Fachbeiträge & Kommentare zu GoBD

Rz. 1 § 146 AO konkretisiert die steuerrechtlichen Anforderungen an die Führung von Büchern und sonstigen Aufzeichnungen. Die Regelung geht im Wesentlichen zurück auf § 162 RAO.[1] Die letzten wesentlichen Änderungen der Bestimmung sind durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen v. 22.12.2016[2] und das Jahressteuergesetz 2020 v. 21.12.20... mehr

Rz. 12 Die allgemeine Zeitdifferenz galt auch für die Buchung der Bargeschäfte. § 146 Abs. 1 S. 2 AO a. F. bestimmte lediglich, dass Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden sollen.[1] Nach dem ausdrücklichen Wortlaut handelte es sich um eine Sollvorschrift. Das Gesetz brachte damit zum Ausdruck, dass nicht in jedem Fall das tägliche Festhalten für eine... mehr

Rz. 19 Sonstige Unterlagen sind nach § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO nur insoweit aufzubewahren, als sie steuerlich von Bedeutung sind, also Aussagen oder Teilaussagen über steuerlich relevante Vorgänge enthalten[1], insbesondere zu Kontrollzwecken dienen können (s. Rz. 1). Im Zusammenhang mit der aufzubewahrenden Geschäftskorrespondenz (s. Rz. 16) und den Buchungsbelegen (s. Rz. 17) ... mehr

Das Schreiben stellt klar, dass elektronische, digitale oder digitalisierte Bewirtungsrechnungen und Eigenbelege anerkannt werden, sofern sie ordnungsgemäß signiert und unveränderbar aufbewahrt werden. Eigenbelege müssen zeitnah erstellt oder ergänzt und eindeutig mit der jeweiligen Bewirtungsrechnung verknüpft werden. Zudem muss das erstellte Dokument oder die Ergänzung der... mehr

Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist, dass der Unternehmer im Besitz einer Rechnung ist.[1] Dabei muss der Unternehmer grds. im Besitz der Originalrechnung sein.[2] Sofern eine solche Rechnung durch Verlust oder Vernichtung nicht mehr vorhanden ist, kann der Nachweis, dass eine Rechnung ausgestellt wurde, mit allen verfahrensrechtlich zulässigen Mitteln geführt werden.[3... mehr

Seit dem 1.1.2025 ist die Nutzung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) für bestimmte Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B) vorgeschrieben (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG i. d. F. des Wachstumschancengesetzes). Bestimmte Rechnungen wiederum sind ausgenommen, beispielsweise Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR Gesamtbetrag (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV). Das el... mehr

Das BMF ersetzte mit BMF-Schreiben v. 6.3.2025 (BStBl 2025 I S. 658) sein bisheriges Anwendungsschreiben zur Behandlung von Kryptowerten v. 10.5.2022 (BStBl 2022 I S. 668). Neu aufgenommen wurden insbesondere Regelungen zu Aufzeichnungs- und Erklärungspflichten (u. a. Anforderungen an von Steuerpflichtigen zu erbringende Nachweise, Anforderungen an die Dokumentation von Hand... mehr

Eine Buchführung ist ordnungsmäßig, wenn die für die kaufmännische Buchführung erforderlichen Bücher geführt werden, die Bücher förmlich in Ordnung sind und der Inhalt sachlich richtig ist.[1] Ein bestimmtes Buchführungssystem ist nicht vorgeschrieben; allerdings muss bei Kaufleuten die Buchführung den Grundsätzen der doppelten Buchführung entsprechen.[2] Im Übrigen muss die... mehr

Kommentar Die E-Rechnung hält seit dem 1.1.2025 schrittweise im deutschen Geschäftsverkehr Einzug. Das BMF hat sich nun dazu geäußert, wie sich die neue E-Rechnungspflicht auf die Nachweisführung bei der Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass auswirkt. Elektronische Rechnungen im B2B-Bereich Seit dem 1.1.2025 sind elektronische Rechnungen im B2B-Bereich (von Firma zu Firma) verpflichtend auszustellen, wenn leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sind. Es gibt al... mehr

Gewinn/Verlust Einzelunternehmer → Zeilen 4-9 In den Zeilen 4 und 5 sind die Eintragungen für den ersten Gewerbebetrieb vorzunehmen. Insbesondere ist in der rechten Spalte von Zeile 5 der Gewinn bzw. der Verlust einzutragen. Wirtschafts-Identifikationsnummer Seit November 2024 wird die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) an wirtschaftlich Tätige vergeben. Dies umfasst n... mehr

Solange der Unternehmer keiner gesetzlichen Buchführungspflicht (§ 238 HGB; §§ 140, 141 AO, auch ausländische Vorschriften lt. BFH, Urteil v. 20.4.2021, IV R 3/20, BFH/NV 2021 S. 1256) unterliegt oder nicht freiwillig Bücher führt und Abschlüsse erstellt, kann er zwischen der Einnahmenüberschussrechnung und der Buchführung wählen und somit auch freiwillig Bücher führen. Einze... mehr

Der Wunsch, Massendaten platzsparend und fälschungssicher über die komplette Zeit der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vorzuhalten, ist nicht neu. Einige, auf Archivierung von Daten spezialisierte Unternehmen stellen Apotheken im Auftrag von Pharmagroßhändlern die angesammelten steuerlich relevanten Daten auf einer Archiv-CD/-DVD zur Verfügung. Dabei handelt es sich um Daten,... mehr

Die Ausführungen des BMF zur Aufbewahrung von E-Rechnungen fallen schon im Einführungsschreiben v. 15.10.2024 recht knapp aus (Tz. 60, 61) und wurden zudem durch das zweite Anwendungsschreiben v. 15.10.2025 nochmals verkürzt und angepasst: Grundsätzlich gilt umsatzsteuerlich, dass ein Unternehmer ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung 8 Jahre aufbewahren muss (§ 14b A... mehr

Überblick Worauf bei der Kassenführung von Apotheken besonders geachtet werden muss, damit sie betriebsprüfungsfest geführt wird, zeigt dieser Beitrag. Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung § 140, § 146 Abs. 1, § 146b Abs. 1, § 147 Abs. 1 u. Abs. 6 Abgabenordnung (AO) § 22 Umsatzsteuergesetz (UStG) Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen v. 22.1... mehr

Auch Apotheker haben das Recht, Auskünfte über Dinge, die ihnen ihre Kunden anvertraut haben oder die im Rahmen der Geschäftstätigkeit bekannt geworden sind, gegenüber den Finanzbehörden zu verweigern.[1] Sie dürfen auch die Vorlage von Unterlagen verweigern, aus denen sich entsprechende personenbezogene Daten ihrer Kunden ergeben. Gemeint sind neben der Identität der einzel... mehr

Das BMF 2025 ist ab dem Zeitpunkt seiner Veröffentlichung im Bundessteuerblatt I auf alle offenen Fälle anzuwenden. Es gibt eine Nichtbeanstandungsregelung für Kursbestimmungen. Kursbestimmungen nach den bisherigen Vorgaben sowie abweichende Aufzeichnungen außerhalb der GoBD-Regelungen werden für Veranlagungszeiträume bis einschließlich 2024 nicht beanstandet. Beraterhinweis ... mehr

Das BMF-Schreiben v. 11.3.2024[1] weist ausdrücklich darauf hin, dass die mithilfe eines Taxameters oder Wegstreckenzählers erstellten digitalen Unterlagen die Voraussetzungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)[2] erfüllen müssen. Soweit die komplette Speic... mehr

Überblick Dieser Beitrag informiert über die Besonderheiten bei der Kassenführung, die Inhaber von Taxibetrieben und Mietwagenunternehmen kennen und beachten müssen. Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung § 145 Abs. 1, § 146a Abs. 1 u. Abs. 2, § 146b Abs. 1 u. Abs. 2, § 147 Abs. 1 u. Abs. 3 Abgabenordnung (AO) § 3 Nr. 51 Einkommensteuergesetz (EStG) § 4 Nr. 17b, § 12 Abs. 2, ... mehr

Nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD)[1] ist das betriebliche Datenverarbeitungssystem in einer übersichtlich gegliederten Verfahrensdokumentation zu beschreiben. Die auch für Dritte verständlich abzufassende Beschreibung und Erläuterung des Datenverarbeitungsverfahrensablauf... mehr

Bereits in der Antike kannte man Geräte zur Fahrpreisermittlung. Eine mit zahlreichen Kugeln versehene Zahnradkonstruktion soll der Überlieferung zufolge immer nach einer bestimmten Wegstrecke eine Kugel in eine spezielle Vorrichtung abgegeben haben. Die zurückgelegte Strecke ergab sich danach aus der Anzahl der im Gefäß gelandeten Kugeln. Erste "moderne" Fahrpreisanzeiger wu... mehr

ISO-zertifizierte Audit-Trails, GoBD-konforme Archivierung und Vier-Augen-Prinzip sind in modernen Lösungen vorkonfiguriert. Prüfer können sämtliche Schritte chronologisch nachvollziehen, ohne Ordner zu wälzen. Zudem lösen integrierte Prüfregeln automatisch Alarme bei Unregelmäßigkeiten (etwa doppelte IBANs oder Rechnungsnummern) aus. Was gestern Wochen an Prüfungsvorbereitu... mehr

KMU wachsen oft in Sprüngen: neue Länder, weitere Produktlinien oder Standorte, zusätzliche Gesellschaften. In der manuell geprägten Welt skaliert die Finance-Organisation über Köpfe. Automatisierte Systeme hingegen skalieren technisch: Ob 100 oder 1.000 Buchungen – die Datenbank performt gleich. Damit bleibt das Team klein, die Prozesse schlank und die Fixkosten planbar. mehr

Welches Schmerzfeld hat die höchste Priorität? (z. B. Kreditorenprozess, Planung, Zahlungsfluss) Gibt es bereits Systeme, die integriert werden müssen? (ERP, Lohnbuchhaltung, CRM) Welche regulatorischen Anforderungen gelten? (GoBD, CSRD, Steuerrecht) Wie technologisch affin ist die Belegschaft? (Ein Tool ist nur so gut wie seine Nutzer) mehr

Im Teil I der Jahressteuererklärung [1] sind die abziehbaren Vorsteuerbeträge einzutragen. Der Teil der Vorsteuerbeträge kann in zwei Bereiche unterteilt werden: Zum einen die in § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 – 5 UStG enthaltenen gesetzlichen Vorsteuerabzugsgründe, zum anderen Sonderformen des Vorsteuerabzugs. mehr

Jedes Projekt birgt Risiken. Bei der Einführung von KI in so sensiblen Bereichen wie der Buchhaltung, ist ein proaktives Risikomanagement unerlässlich. mehr

Kommentar Zum 1.1.2025 ist die Regelung zur verpflichtenden E-Rechnung in Kraft getreten. Unter Berücksichtigung der Übergangsregelungen besteht seitdem bei steuerbaren Leistungen zwischen inländischen Unternehmern, die auch nicht nach § 4 Nr. 8 ff. UStG steuerfrei sind, die Verpflichtung, mit einer Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format abzurechnen (E-Rechnu... mehr

Rz. 1 Stand: EL 144 – ET: 11/2025 Die Aufzeichnungspflichten für den Bereich der > Lohnsteuer ergeben sich im Wesentlichen aus § 41 EStG iVm § 4 LStDV zum > Lohnkonto . Zu Aufzeichnungserleichterungen vgl § 4 Abs 3 LStDV, > R 41.1 LStR, > Lohnkonto Rz 27, > Rabatte Rz 69. Aufzeichnungen sind auch in elektronischer Form auf Datenträgern zulässig, wenn das dabei angewendete Verf... mehr

Grundsätzlich gilt: Rechtsquellen: Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten kommen aus AO, StAbwG sowie Einzelsteuergesetzen, z. B. UStG, EStG. § 140 AO: Außersteuerliche Pflichten (v. a. HGB/GoB) gelten auch steuerlich. Aufbewahrungspflichten: Alle für die Besteuerung wichtigen Unterlagen – analog und elektronisch (Daten, Datensätze, eDokumente). Auch Nachweise, wie die Ordnungs... mehr

Da auch die Inhalte einer Personalakte in die Jahre kommen, sollte bei der Übernahme alter Akten in ein neues System geprüft werden, welche Dokumente übernommen werden müssen. Mit einer solchen Überprüfung können gleich mehrere Ziele erreicht werden: Zum einen kann für mehr Datenschutz gesorgt werden, weil die Löschpflicht erfüllt wird. Zum anderen entstehen weniger Kosten fü... mehr

Rz. 49 Die Buchführung auf Datenträgern ist nach § 239 Abs. 4 HGB zulässig; als Datenträger kommen infrage: Mikrofilm oder andere Bildträger und EDV-Datenträger. Rz. 50 Bei der Mikrofilm-Buchführung erfolgt die Dokumentation der Buchführung nicht in Papierform, sondern auf Mikrofilm; diese Form der Buchführung spielt in der heutigen Praxis keine wesentliche Rolle mehr. E-Rechnun... mehr

Rz. 27 Der Kaufmann muss die Eintragungen in seinen Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen zeitgerecht vornehmen.[1] Rz. 28 Was noch zeitgerecht ist, schreibt das Gesetz nicht ausdrücklich vor. Bei der Auslegung des Begriffs "zeitgerecht" ist deshalb auf den Sinn und Zweck der Vorschrift abzustellen. Die zeitgerechte Buchführung soll sicherstellen, dass der Kaufma... mehr

Rz. 48 Bei der Belegbuchführung handelt es sich meist um eine Sammlung von Belegdoppeln, die so geordnet werden, dass die Belegsammlung zum einen die Journalfunktion und zum andern auch die Kontenfunktion erfüllt. Dazu wird der Beleg einmal nach der zeitlichen Ordnung (Journal) und das Doppel nach einer sachlichen Ordnung (Sachkonto, Kontenfunktion) abgelegt. Die Belegbuchfü... mehr

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Rz. 19 Nach § 241a Satz 2 HGB muss eine kaufmännische Buchführung nach §§ 238–241 HGB bereits dann eingerichtet werden, wenn die Umsatz- und Jahresüberschussgrenzen schon am ersten Abschlussstichtag überschritten werden. Rz. 20 Die Vorschrift stellt ausdrücklich auf den Jahresüberschuss – nicht auf den Einnahmenüberschuss – ab. Der Gesetzgeber lässt jedoch einen überschlägige... mehr

Lohnkonten und die für den Lohnsteuerabzug bedeutsamen dazugehörigen Unterlagen müssen sechs Jahre aufbewahrt werden. Die Fristberechnung beginnt zum 01.01. des Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt. Soweit die Angaben im Lohnkonto im Rahmen des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs geführt werden, beträgt die Aufbewahrungsfrist zwölf Jahre. Die auf... mehr

Die Risiken in der Nutzung der digitalen Technik sind in der öffentlichen Wahrnehmung durch Sicherheitsbedenken geprägt. Diese zu lösen, ist Aufgabe der IT, sicher auch in Zusammenhang mit den Menschen, die sich entsprechend sicher verhalten müssen. Darüber hinaus gibt es spezielle Risiken, die in der Buchhaltung bei der Nutzung vor allem externer digitaler Schnittstellen be... mehr

Mit der E-Rechnung kommt eine weitere Aufgabe auf Unternehmer zu. Die E-Rechnungen sind nach den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) zu archivieren.[30] Dies bedeutet, dass alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, Datensätze, elektronischen Do... mehr

Die Bundesregierung hat sich mit Blick auf den Wettbewerb entschieden, kein eigenes zertifiziertes E-Rechnungs-Programm bereitzustellen. Mit der Einführung der E-Rechnung sind daher eine Reihe von kostenlosen und kostenpflichtigen Angeboten entstanden. Die Lösungen unterscheiden sich wesentlich in ihrem Leistungsumfang, der Art der Vorgehensweise (Online oder Offline) sowie ... mehr

Zusammenfassung Das Bundesfinanzministerium hat die sogenannten GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form) angepasst. Die neuen Regeln gelten ab dem 14. Juli 2025. Zahlreiche Anpassungen Ein wichtiger Grund für die Änderung ist die Pflicht zur elektronischen Rechnung (E-Rechnung) im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen in ... mehr

Das Bundesfinanzministerium hat die sogenannten GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form) angepasst. Die neuen Regeln gelten ab dem 14. Juli 2025. mehr

Ein wichtiger Grund für die Änderung ist die Pflicht zur elektronischen Rechnung (E-Rechnung) im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen in Deutschland ab 2025. Neu ist beispielsweise: Nur der strukturierte Datenteil (z.B. XML) einer E-Rechnung muss aufbewahrt werden. Der PDF-Teil ist nur nötig, wenn er zusätzliche steuerlich relevante Infos enthält. Eingehende elektronische Hand... mehr

Rn. 430 Stand: EL 183 – ET: 08/2025 Der StPfl kann den geldwerten Vorteil der Kfz-Nutzung zu privaten Zwecken einschließlich der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie für Fahrten nach § 9 Abs 1 S 3 Nr 4a S 3 EStG mit den auf diese Fahrten tatsächlich entfallenden Kfz-Aufwendungen ermitteln. Die Bewertung des Nutzungsvorteils iRd § 8 EStG auf der Grundlage... mehr

Auch der Freigabeprozess lässt sich mit einfachen Mitteln digitalisieren, ganz ohne komplexe Workflow-Software oder teure Lösungen. Entscheidend ist, dass die Freigabe eindeutig, nachvollziehbar und revisionssicher erfolgt. Die Freigabe kann z. B. erfolgen durch: eine E-Mail-Antwort, in der die Freigabe schriftlich bestätigt wird ("Freigegeben durch NN am 2025-06-01"), einen Zu... mehr

Bei aller Praxisnähe und Vereinfachung darf eines nicht aus dem Blick geraten: die gesetzlichen Anforderungen an die digitale Aufbewahrung von Rechnungen. Laut § 147 AO und § 14b UStG sind Rechnungen über 10 Jahre im originären Format aufzubewahren. Das bedeutet: Eine E-Mail-Rechnung muss in genau der Form gespeichert werden, in der sie eingegangen ist, ein Ausdruck allein r... mehr

Rz. 17 Nach § 14b Abs. 1 S. 2 UStG müssen die aufzubewahrenden Rechnungen für den gesamten Aufbewahrungszeitraum die Anforderungen des § 14 Abs. 3 S. 1 UStG erfüllen.[1] D.h. sowohl der Rechnungsaussteller als auch der Rechnungsempfänger müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist i. S. d. § 14b Abs. 1 S. 1 und S. 3 UStG die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unverse... mehr

Rz. 46 Verstößt ein Unternehmer gegen die Aufbewahrungspflichten des § 14b Abs. 1 S. 1 bis S. 4 UStG, begeht er eine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 2 UStG. Die Ordnungswidrigkeit kann mit einem Bußgeld von bis zu 5.000 EUR geahndet werden (§ 26a Abs. 3 a. E. UStG). Rz. 47 Verstößt ein Nichtunternehmer gegen seine besondere Aufbewahrungspflicht nach § 14b Abs. 1 S. ... mehr

Rz. 12 Die Aufbewahrungspflicht in § 14b Abs. 1 S. 1 UStG betrifft den Unternehmer i. S. d. § 2 UStG und umfasst zunächst sämtliche Ausgangsrechnungen des (leistenden) Unternehmers, d. h. der Unternehmer hat ein Doppel (Kopie) solcher Rechnungen aufzubewahren, die er selbst ausgestellt hat oder die ein Dritter im Namen und für Rechnung des leistenden Unternehmers ausgestellt... mehr

Überblick Dieser Beitrag informiert Sie über aktuelle Aufzeichnungsvorschriften im betrieblichen Bereich. Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung § 240 Abs. 1, § 241a Handelsgesetzbuch (HGB) § 90, § 140, § 141, § 143, § 144, § 146, § 146a Abgabenordnung (AO) § 4 Abs. 4a und Abs. 7, § 6 Abs. 2 Einkommensteuergesetz (EStG) § 13b Abs. 7, § 22, § 22f, § 22g, § 25a Abs. 6, § 25b, § ... mehr

Werden die Aufzeichnungen elektronisch – in einem Datenverarbeitungssystem – erstellt, muss auch die EDV bestimmte Anforderungen erfüllen. Nur wenn das EDV-System ordnungsgemäß ist, gilt die darin befindliche Buchführung für das Finanzamt als verbindlich. In den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronisc... mehr

Durch das sog. Wachstumschancengesetz[1] wurde die elektronische Rechnung für Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern, wenn der Leistungsempfänger die Leistung für sein Unternehmen empfängt, zwingend eingeführt.[2] Im Zuge der Neuregelung durch das Wachstumschancengesetz wurde auch der Begriff "elektronische Rechnung" gesetzlich definiert. Eine solche liegt nur vo... mehr