Fachbeiträge & Kommentare zu GoBD

Die Bundesregierung hat sich mit Blick auf den Wettbewerb entschieden, kein eigenes zertifiziertes E-Rechnungs-Programm bereitzustellen. Mit der Einführung der E-Rechnung sind daher eine Reihe von kostenlosen und kostenpflichtigen Angeboten entstanden. Die Lösungen unterscheiden sich wesentlich in ihrem Leistungsumfang, der Art der Vorgehensweise (Online oder Offline) sowie ...mehr

Zusammenfassung Das Bundesfinanzministerium hat die sogenannten GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form) angepasst. Die neuen Regeln gelten ab dem 14. Juli 2025. Zahlreiche Anpassungen Ein wichtiger Grund für die Änderung ist die Pflicht zur elektronischen Rechnung (E-Rechnung) im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen in ...mehr

Das Bundesfinanzministerium hat die sogenannten GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form) angepasst. Die neuen Regeln gelten ab dem 14. Juli 2025.mehr

Ein wichtiger Grund für die Änderung ist die Pflicht zur elektronischen Rechnung (E-Rechnung) im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen in Deutschland ab 2025. Neu ist beispielsweise: Nur der strukturierte Datenteil (z.B. XML) einer E-Rechnung muss aufbewahrt werden. Der PDF-Teil ist nur nötig, wenn er zusätzliche steuerlich relevante Infos enthält. Eingehende elektronische Hand...mehr

Rn. 430 Stand: EL 183 – ET: 08/2025 Der StPfl kann den geldwerten Vorteil der Kfz-Nutzung zu privaten Zwecken einschließlich der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie für Fahrten nach § 9 Abs 1 S 3 Nr 4a S 3 EStG mit den auf diese Fahrten tatsächlich entfallenden Kfz-Aufwendungen ermitteln. Die Bewertung des Nutzungsvorteils iRd § 8 EStG auf der Grundlage...mehr

Auch der Freigabeprozess lässt sich mit einfachen Mitteln digitalisieren, ganz ohne komplexe Workflow-Software oder teure Lösungen. Entscheidend ist, dass die Freigabe eindeutig, nachvollziehbar und revisionssicher erfolgt. Die Freigabe kann z. B. erfolgen durch: eine E-Mail-Antwort, in der die Freigabe schriftlich bestätigt wird ("Freigegeben durch NN am 2025-06-01"), einen Zu...mehr

Bei aller Praxisnähe und Vereinfachung darf eines nicht aus dem Blick geraten: die gesetzlichen Anforderungen an die digitale Aufbewahrung von Rechnungen. Laut § 147 AO und § 14b UStG sind Rechnungen über 10 Jahre im originären Format aufzubewahren. Das bedeutet: Eine E-Mail-Rechnung muss in genau der Form gespeichert werden, in der sie eingegangen ist, ein Ausdruck allein r...mehr

Rz. 17 Nach § 14b Abs. 1 S. 2 UStG müssen die aufzubewahrenden Rechnungen für den gesamten Aufbewahrungszeitraum die Anforderungen des § 14 Abs. 3 S. 1 UStG erfüllen.[1] D.h. sowohl der Rechnungsaussteller als auch der Rechnungsempfänger müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist i. S. d. § 14b Abs. 1 S. 1 und S. 3 UStG die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unverse...mehr

Rz. 46 Verstößt ein Unternehmer gegen die Aufbewahrungspflichten des § 14b Abs. 1 S. 1 bis S. 4 UStG, begeht er eine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 2 UStG. Die Ordnungswidrigkeit kann mit einem Bußgeld von bis zu 5.000 EUR geahndet werden (§ 26a Abs. 3 a. E. UStG). Rz. 47 Verstößt ein Nichtunternehmer gegen seine besondere Aufbewahrungspflicht nach § 14b Abs. 1 S. ...mehr

Rz. 12 Die Aufbewahrungspflicht in § 14b Abs. 1 S. 1 UStG betrifft den Unternehmer i. S. d. § 2 UStG und umfasst zunächst sämtliche Ausgangsrechnungen des (leistenden) Unternehmers, d. h. der Unternehmer hat ein Doppel (Kopie) solcher Rechnungen aufzubewahren, die er selbst ausgestellt hat oder die ein Dritter im Namen und für Rechnung des leistenden Unternehmers ausgestellt...mehr

Überblick Dieser Beitrag informiert Sie über aktuelle Aufzeichnungsvorschriften im betrieblichen Bereich. Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung § 240 Abs. 1, § 241a Handelsgesetzbuch (HGB) § 90, § 140, § 141, § 143, § 144, § 146, § 146a Abgabenordnung (AO) § 4 Abs. 4a und Abs. 7, § 6 Abs. 2 Einkommensteuergesetz (EStG) § 13b Abs. 7, § 22, § 22f, § 22g, § 25a Abs. 6, § 25b, § ...mehr

Werden die Aufzeichnungen elektronisch – in einem Datenverarbeitungssystem – erstellt, muss auch die EDV bestimmte Anforderungen erfüllen. Nur wenn das EDV-System ordnungsgemäß ist, gilt die darin befindliche Buchführung für das Finanzamt als verbindlich. In den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronisc...mehr

Durch das sog. Wachstumschancengesetz[1] wurde die elektronische Rechnung für Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern, wenn der Leistungsempfänger die Leistung für sein Unternehmen empfängt, zwingend eingeführt.[2] Im Zuge der Neuregelung durch das Wachstumschancengesetz wurde auch der Begriff "elektronische Rechnung" gesetzlich definiert. Eine solche liegt nur vo...mehr

Kommentar Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) wurden aufgrund verschiedener gesetzlicher Änderungen angepasst. GoBD zum zweiten Mal geändert Für die Praxis ergab sich seit dem 1.1.2025 Änderungsbedarf, insbesondere durch die Einführung der obligatorischen ele...mehr

In den GoBD wird klar zum Ausdruck gebracht, dass keine Zertifizierung von Datenverarbeitungssystemen und -techniken durch die Finanzverwaltung erfolgt. Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit werden ebenfalls nicht erteilt – weder im Rahmen von Außenprüfungen noch als verbindliche Auskunft.[1] Zertifikate oder Testate Dritter können für die Wahl eines Systems hilfreich sein, b...mehr

Die Buchungsbelege – klassisch wie elektronisch – müssen erfassungsgerecht aufbereitet sein.[1] Die Aufbereitung ist bei Fremdbelegen besonders wichtig, da der Unternehmer i. d. R. keinen Einfluss auf die Ausgestaltung dieser Dokumente hat.[2] Werden für Vorgänge elektronische Meldungen ausgestellt und versandt, stellen diese Dateien mit ihrem vollständigen Inhalt die Belegf...mehr

Grundsätzlich müssen alle Geschäftsvorfälle im Rahmen einer zeitlichen und sachlichen Ordnung aufgezeichnet werden. Die GoBD beschreiben hier die eigentlich selbstverständliche Funktion der Grundaufzeichnungen sowie der Journal- und Kontenfunktion. Deshalb ist die Buchhaltung technisch und organisatorisch so einzurichten, dass die elektronischen Buchungen und die sonst erfor...mehr

Für die Verarbeitung der Geschäftsvorfälle im Journal ist eine vollständige, zeitgerechte und formal richtige Erfassung der Geschäftsvorfälle (im Rahmen der Grundaufzeichnungen) notwendig.[1] Dabei gilt es zu beachten, dass zeitversetzte Buchungen im Journal nur dann statthaft sind, wenn die Geschäftsvorfälle vorher schon vollständig und richtig verbucht wurden und in den Grun...mehr

Sowohl für Papiervorgänge als auch für elektronische Belege gelten inhaltlich dieselben Voraussetzungen. Aus diesem Grund sind sowohl Papier- als auch elektronische Belege zeitnah gegen Verlust zu sichern. [1] Zeitnah in diesem Zusammenhang bedeutet möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung.[2] Die Art und Weise der Belegsicherung ist ebenfalls in den GoBD beschriebe...mehr

Überblick Mit BMF-Schreiben v. 28.11.2019 [1] hat das Bundesfinanzministerium die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchhaltung in elektronischer Form und den Datenzugriff zusammengefasst und tiefergehend erläutert. Dabei wurde der "alte" Buchhaltergrundsatz "keine Buchung ohne Beleg" einmal mehr in seiner Gültigkeit bestätigt. Diese Maxime gilt auch weiterhin uneingeschränkt für mo...mehr

Geschäftsvorfälle im Unternehmen werden i. d. R. sofort über die Grundaufzeichnungen sowohl klassisch als auch elektronisch erfasst. Damit erfolgt die Belegsicherung im Rahmen der Belegfunktion.[1] Durch diese Maßnahme wird grundsätzlich auch die Unveränderlichkeit der entsprechenden Daten sichergestellt. Die Geschäftsvorfälle werden durch diese Grundaufzeichnungen in der ze...mehr

Grundsätzlich dürfen einmal erfasste Daten nicht mehr verändert werden.[1] Die (negativen) Folgen, die bei einem Verstoß aus diesem formellen Mangel gezogen werden, sind einzelfallabhängig.[2] In Frage kann hier beispielsweise eine Zuschätzung in Form eines Unsicherheitszuschlags kommen. Sofern sich Änderungen an den erfassten Daten ergeben, sind diese zu protokollieren.[3] D...mehr

Dokumente (Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege), die in Papierform eingehen und dann elektronisch erfasst und archiviert werden sollen, können nach Eingang bildlich erfasst werden. Dabei muss das elektronische Dokument so aufbewahrt werden, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird.[1] Die Digitalisierung der Unter...mehr

Die GoBD beschreiben allgemein und abstrakt die Voraussetzungen an die Belege bei der Verwendung digitaler Buchhaltungs- und Archivierungssysteme. Aufgrund der gesetzlichen Ermächtigung[1] wurde die sog. "Kassensicherungsverordnung" erlassen, welche die Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme und deren Belegführung beschreibt. Als Aufzeichnungssysteme in diesem S...mehr

Leffson, Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, 7. Aufl, 1987; Moxter, Grundsätze ordnungsgemäßer Rechnungslegung, 2003; Schulze-Osterloh, Handelsrechtliche GoB und steuerrechtliche Gewinnermittlung, DStR 2011, 534; Gräbe, Das Maßgeblichkeitsprinzip vor dem Hintergrund des BilMoG, 2012; Hennrichs, GoB im Spannungsfeld von BilMoG und IFRS, WPg 2012, 861; Marx, Bedeutung der G...mehr

Rn. 391 Stand: EL 160 – ET: 10/2022 Formelle GoB umfassen Ordnungsvorschriften, die eine zuverlässige, systematische, lückenlose und im Ergebnis zuverlässige Abbildung gewährleisten sollen. Zu den Grundätzen über die Form der laufenden Buchungen und des JA sowie die Frist, innerhalb der sie zu fertigen sind, gehören Vorschriften über die Grundaufzeichnungen, die Belegsicherun...mehr

Rn. 283 Stand: EL 150 – ET: 04/2021 Der Einlagewille des StPfl muss in äußeren Ereignissen, Geschehen, Verhaltensweisen uÄ unmissverständlich zum Ausdruck kommen (BFH v 22.09.1993, X R 37/91, BStBl II 1994, 172). Die Willensentscheidung wird wirksam, wenn sie äußerlich erkennbar und damit in objektiv nachprüfbarer Weise dokumentiert ist (zB BFH v 21.04.2005, III R 4/04, BStBl...mehr

Begriff Die Kreditkarte ermöglicht den bargeldlosen Zahlungsverkehr. Sie ist weltweit einsetzbar und wird von Banken in Zusammenarbeit mit den Kreditkartenorganisationen an Kunden mit einer guten Bonität auf Antrag zur Verfügung gestellt. Die buchhalterische Erfassung von Zahlungsvorgängen per Kredit- oder Euroscheckkarte weicht von der Buchung anderer Zahlungen ab, weil bei...mehr

Begriff Bei den Bilanzkonten handelt es sich um alle Konten einer Bilanz. Dies sind die Konten des Anlage- und Umlaufvermögens auf der einen Seite sowie das Kapitalkonto und die Verbindlichkeiten auf der anderen Seite. Unterkonten des Kapitalkontos sind die Erfolgskonten, die sich wiederum in Aufwands- und Ertragskonten aufteilen. Das heutige System der Buchführung wurde im M...mehr

Rz. 40 § 146a AO normiert besondere Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme. Auch wenn die Regelung in die AO bereits durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen v. 22.12.2016[1] eingefügt wurde, so ist die Norm doch erst auf Kalenderjahre nach dem 31.12.2019 anzuwenden.[2...mehr

Rz. 46 Für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen sowie der eingesetzten Verfahren ist der Stpfl. verantwortlich. Dies gilt selbst dann, wenn er die Buchführungs- und Aufzeichnungsaufgaben auf Dritte (z. B. Steuerberater oder Rechenzentrum) zum Teil oder vollständig organisatorisch und technisch auslagert.[1] Folglic...mehr

Rz. 54 Für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen sowie der eingesetzten Verfahren ist der Stpfl. verantwortlich. Dies gilt selbst dann, wenn er die Buchführungs- und Aufzeichnungsaufgaben auf Dritte (z. B. Steuerberater oder Rechenzentrum) zum Teil oder vollständig organisatorisch und technisch auslagert.[1] Folglic...mehr

Der strukturierte Teil der E-Rechnung muss unverändert in seiner ursprünglichen Form gem. § 14b UStG acht Jahre lang aufbewahrt werden und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllen. Falls zusätzliche Dokumente, wie Buchungsvermerke, die für die Besteuerung relevant sind, mit der E-Rechnung übersandt wurden, müssen auch diese unverändert und in ihrer ursprünglichen F...mehr

Rn. 83 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Zur Prüfung der Konformität mit den GoB entwickelte die AWV die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS). Die Finanzverwaltung nahm diese – zur Auslegung des dem § 239 quasi inhaltsgleichen und daher auch zu dessen Interpretation relevanten § 146 AO – im BMF-Schreiben vom 07.11.1995 auf und konkretisierte sie. Die G...mehr

Rn. 9 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Die handelsrechtliche Regelung des § 257 ist weitgehend wortgleich mit der steuerrechtlichen Vorschrift des § 147 AO (vgl. auch AEAO zu § 147). Der Wortlaut des § 147 AO geht ebenfalls – wie § 257 – auf das BiRiLiG zurück (vgl. BT-Drs. 10/317, S. 58, 133). Für Kaufleute hat § 147 AO indes, soweit Wortgleichheit mit § 257 besteht, nur deklarato...mehr

Rn. 70 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Der Begriff der GoB ist ein unbestimmter Rechtsbegriff, dessen Inhalt sowohl gesetzliche als auch außergesetzliche Normen umfasst (vgl. weitergehend HdR-E, Kap. 2, Rn. 1ff.; BMF, Schreiben vom 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001 (BStBl. I 2019, S. 1269ff.), BeckVerw 453 300 (i. d. F. vom 11.03.2024), Rn. 17ff., 36ff.). Hier erlangt insb...mehr

Rn. 68 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Gemäß § 257 Abs. 3 Satz 2 (1. Halbsatz) können im Falle von auf Datenträgern hergestellten Unterlagen (Handelsbücher und sonstige Aufzeichnungen; vgl. § 239 Abs. 4) statt des Datenträgers selbst auch Ausdrucke dieser Daten aufbewahrt werden. Das Gesetz enthält hier eine "Kann"-Bestimmung. Laut § 257 Abs. 3 Satz 2 (2. Halbsatz) kann die Aufbew...mehr

Rn. 71 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Es gelten die sog. Mikrofilm-Grundsätze, die von der AWV für das Steuerrecht entwickelt wurden, aber nach Ansicht des BMF (vgl. das sog. Mikrofilm-Begleitschreiben vom 01.02.1984, IV A 7 – S 0318–1/84, BB 1984, S. 1283ff.) die handelsrechtlichen GoB ergänzen. Ihr Geltungsbereich erstreckt sich nur auf im herkömmlichen Sinne verfilmbares Schri...mehr

Rn. 51 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Für die Auslegung dieser Begriffe ist § 238 Abs. 1 heranzuziehen: Ein sachverständiger Dritter muss sich in angemessener Frist einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des UN bilden können. Daraus folgt, dass es wiederum vom jeweiligen Einzelfall (insbesondere von der betrieblichen Organisation des Rechnungswesens) abhängig ist...mehr

Für diesen Bereich ordnet die Finanzverwaltung die Berücksichtigung der allg. steuerlichen und außersteuerlichen Buchführung- und Aufzeichnungspflichten gem. §§ 140, 141, 143-147 AO an.[11] Über diese Vorschriften kommen somit auch die handelsrechtlichen Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB)[12] und die steuerlichen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrun...mehr

Für Veranlagungszeiträume bis einschl. 2024 wird nicht beanstandet, wenn Aufzeichnungen nicht den neuen Vorgaben in Kapitel III des BMF-Schreibens entsprechen.[28] Aber Achtung: Dies gilt nur für Aufzeichnungspflichten außerhalb des Anwendungsbereichs der GoBD, also für den privaten Bereich. Im betrieblichen Bereich sind die Neuregelungen auf alle offenen Fälle anzuwenden.mehr

Für diesen Bereich ordnet die Finanzverwaltung zunächst die Geltung der oben unter 1. beschriebenen Mitwirkungspflichten an.[18] Hier wird auch noch einmal die Bedeutung von Steuerreports für die Veranlagung hervorgehoben.[19] Zur Überprüfung der Steuerreports behält sich die Finanzverwaltung vor, weitere Daten und Unterlagen anzufordern.[20] Hierzu zählt das BMF-Schreiben b...mehr

Überblick Die elektronische Kassenführung steht im Visier der Finanzverwaltung. Es gab und gibt noch immer viele Möglichkeiten bei den elektronischen Kassen zu manipulieren, die dieser Beitrag aufgreift und die die Finanzbeamten kennen und aufspüren. Die Kassenhersteller schaffen diese Möglichkeiten, sie werden erkannt und bestraft. Doch wer haftet letztendlich? Wie erfolgt ...mehr

Weitere Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist, dass der Unternehmer im Besitz einer Rechnung ist.[1] Dabei muss der Unternehmer grundsätzlich im Besitz der Originalrechnung sein.[2] Sofern eine solche Rechnung durch Verlust oder Vernichtung nicht mehr vorhanden ist, kann der Nachweis, dass eine Rechnung ausgestellt wurde, mit allen verfahrensrechtlich zulässigen Mitteln g...mehr

Überblick Nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) muss jeder Kaufmann bzw. Gewerbetreibende Bücher führen. Hierzu gehört auch, dass für jede Buchung ein Beleg vorliegen muss. Zu den Belegen zählen Fremd-, Eigen- und Ersatz- bzw. Notbelege. Die GoBD ergänz...mehr

Rz. 1 Einerseits ist § 22 UStG eine sehr umfangreiche Vorschrift, andererseits weitestgehend unbekannt. Zwar wird vorgeschrieben, dass jeder Unternehmer nach § 22 Abs. 1 UStG verpflichtet ist, zur Feststellung der Steuer und der Grundlagen ihrer Berechnung Aufzeichnungen zu machen, jedoch erfüllen die meisten Unternehmer diese Vorgabe bereits aufgrund anderer Rechtsvorschrif...mehr

Die allgemeinen Grundsätze, die für buchführungspflichtige Unternehmer gelten, ergeben sich aus §§ 238–263 HGB (Handelsgesetzbuch). Danach muss die Buchführung kaufmännisch ausgestaltet sein. Ein bestimmtes System ist nicht erforderlich und wird auch nicht vorgeschrieben. Der Kaufmann ist verpflichtet, in den Büchern seine Handelsgeschäfte und die Lage des Vermögens ersichtli...mehr

In § 147 AO ist geregelt, welche Vorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen beachtet werden müssen. Wird die elektronische Buchführung in eine Cloud ausgelagert, sind insbesondere die Einhaltung der Aufbewahrungsfrist nach § 147 Abs. 2 AO, die Verpflichtung zur Lesbarmachung von elektronischen Unterlagen nach § 147 Abs. 5 AO und die Ermöglichung des Datenzugriffs auf d...mehr

Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit der elektronischen Bücher und der sonstigen elektronischen Aufzeichnungen trägt ausschließlich der Steuerpflichtige. Dies gilt auch, wenn die Buchführung oder die Aufbewahrung ausgelagert werden.[1] 4.2.9.1 Verstöße gegen die Ordnungsvorschriften für die Buchführung nach § 146 AO Durch das JStG 2020 wurde in § 146 AO ein neuer Abs. 2...mehr

Begriff Mit der Buchführung halten Unternehmer alle – wirtschaftlichen und rechtlichen – Geschäftsvorfälle ihres Unternehmens im Geschäftsjahr zahlenmäßig fest. Dazu gehören vor allem die Geschäfte mit Kunden, Lieferanten und Banken. Am Jahresende muss die Buchführung die Aufstellung einer Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung ermöglichen. In der Buchführung werden all...mehr