Aufzeichnungspflichten im Betriebsbereich / 10.3 Elektronische Rechnungen: Eventuell Formatvorgaben zu beachten

Durch das sog. Wachstumschancengesetz^[1] wurde die elektronische Rechnung für Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern, wenn der Leistungsempfänger die Leistung für sein Unternehmen empfängt, zwingend eingeführt.^[2] Im Zuge der Neuregelung durch das Wachstumschancengesetz wurde auch der Begriff "elektronische Rechnung" gesetzlich definiert. Eine solche liegt nur vor, wenn sie ein bestimmtes strukturiertes elektronisches Format aufweist und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.^[3] Technisch muss das elektronische Verfahren der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU vom 16.4.2014 entsprechen.^[4] Ebenfalls möglich ist ein anderweitiges, zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbartes Format, wenn dieses Format eine richtige und vollständige Extraktion in ein Format ermöglicht, das der genannten Syntax entspricht oder mit ihr interoperabel ist.^[5] Interoperabel bedeutet, dass die geforderten Informationen aus der Ursprungsdatei ohne Informationsverlust in das Zielformat umgewandelt werden können; Informationsverlust ist gegeben, wenn sich der Inhalt oder die Bedeutung einer Information ändert oder diese nicht mehr erkennbar ist.^[6] Alle anderen Verfahren, die bislang auch als elektronische Rechnung angesehen wurden (z. B. E-Mail mit Rechnung als pdf-Anhang) sind nach der Neuregelung keine solchen mehr, sondern werden als sog. sonstige Rechnung angesehen. Die Übermittlung der elektronischen Rechnung muss in elektronischer Form (z. B. per E-Mail oder als Download über ein Portal) erfolgen.^[7] Für Sondergruppen von Rechnungen wie Kleinbetragsrechnungen^[8] oder Fahrausweise^[9] gilt eine Ausnahme von der Pflicht zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung n...