Fachbeiträge & Kommentare zu GoBD

Mit Schreiben vom 11.3.2024[1] hat das BMF die GoBD geändert. Die Änderung war aufgrund von Gesetzesänderungen erforderlich. Das DAC-7-Umsetzungsgesetz hat zu einer Änderung des § 147 AO geführt. § 147 Abs. 6 Satz 1 AO ermöglicht in seiner Neufassung einen umfangreicheren Zugriff auf digitale Daten des Steuerpflichtigen. Im Wesentlichen handelt es sich hierbei um eine gesetzl... mehr

Eine elektronische Rechnung i. S. der Neuregelung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und ermöglicht eine elektronische Verarbeitung. Dabei muss das strukturierte elektronische Format der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entsprechen. Das bedeutet zugleich auch, dass eine Rechnungsausste... mehr

Solange der Unternehmer keiner gesetzlichen Buchführungspflicht (§ 238 HGB; §§ 140, 141 AO, auch ausländische Vorschriften lt. BFH, Urteil v. 20.4.2021, IV R 3/20, BFH/NV 2021 S. 1256) unterliegt oder nicht freiwillig Bücher führt und Abschlüsse erstellt, kann er zwischen der Einnahmenüberschussrechnung und der Buchführung wählen und somit auch freiwillig Bücher führen. Einze... mehr

Ist final geklärt, was erreicht werden soll, geht es darum, zu erheben, was bereits im Betrieb vorhanden ist und wie die aktuellen Prozesse ablaufen. Wenn die Prozesse beschrieben sind, kann man sich bei der Umstellung in der Regel gut daran orientieren, auch wenn die Abläufe auf Papierformat abgestellt sind. Die nachstehenden Punkte und Fragen sind dabei mindestens zu berüc... mehr

Im Teil J der Jahressteuererklärung sind die abziehbaren Vorsteuerbeträge einzutragen. Der Teil der Vorsteuerbeträge kann in zwei Bereiche unterteilt werden: Zum einen die in § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 – 5 UStG enthaltenen gesetzlichen Vorsteuerabzugsgründe, zum anderen Sonderformen des Vorsteuerabzugs. mehr

Es gelten die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form und zum Datenzugriff (GoBD). Diese Grundsätze hat die Finanzverwaltung im BMF-Schreiben vom 14.11.2014 [1] festgehalten. Sie wirken sich auch auf die Kassenführung aus. Soweit bilanzierungspflichtige bzw. bargeldintensive Betriebe (etwa Kiosk... mehr

Rz. 13 Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen und der darin verankerten Änderung des § 146 AO wurde die Einzelaufzeichnungspflicht mit Gültigkeit ab 29.12.2016 nunmehr erstmals im Gesetz normiert. Auch das BMF-Schreiben vom 28.11.2019 (GoBD)[1] betont die sich aus den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung ergebende Pflicht zur Einzela... mehr

Während das Kürzel GoB hinlänglich bekannt ist, steht das moderne Kürzel GoBD für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Der alte Begriff "GoB" war ein unbestimmter Rechtsbegriff aus dem Handelsrecht, basierend auf § 238 HGB. Die GoB werden im Handelsrecht angesproche... mehr

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sind für die klassische Buchhaltung (Papierbuchhaltung) jedem Fachmann ein Begriff und in der Praxis gewissermaßen "in Fleisch und Blut" übergegangen. Im Bereich der elektronischen Buchhaltung und Archivierung hingegen traten und treten immer wieder Fragen, Probleme und Unsicherheiten auf, die durch die Ausführungen im BMF-Sch... mehr

Überblick Mit Schreiben vom 28.11.2019 (mit Änderungen vom 11.3.2024) hat das Bundesfinanzministerium die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchhaltung in elektronischer Form und den Datenzugriff sowie hinsichtlich digitaler Verfahren zusammengefasst. I. d. R. werden heute Betriebsabläufe, Geschäftskorrespondenz, Buchhaltung, sonstige Aufzeichnungen und Dokumentationen innerhalb ein... mehr

"Bücher" i. S. d. GoBD sind nicht nur klassische Aufzeichnungen in Papierform jedweder Art, sondern auch elektronische Aufzeichnungs- und Archivierungsmöglichkeiten.[1] Bücher und Aufzeichnungen können auch auf Datenträgern geführt werden.[2] Bedingung ist jedoch, dass die Form der Buchführung sowie der angewandten Verfahren den GoB entsprechen. In der Papierform spricht man... mehr

Die GoBD stellen klar, welchen Stellenwert die modernen technischen Möglichkeiten in der Nomenklatur der GoB einnehmen. Die inhaltliche Abfassung ist so gewählt, dass nicht nur gegenwärtige, sondern auch künftige Technologien mit ihrer Hilfe eingeordnet werden können. Dadurch, dass sämtliche Unternehmer – ob gewerblich oder freiberuflich – wichtigen steuerlichen Aufzeichnung... mehr

Der buchhalterische Begriff "Bücher" entspringt handelsrechtlichen (auch historischen) Ausführungen. Zur Fertigung einer klassischen (Papier-) Buchhaltung wurden die entsprechenden Vorgänge in der äußeren Form eines Buches, einer Kladde, auf Papierkonten oder in einem (Papier-) Journal aufgezeichnet. Die äußere Form war hierbei jedoch unbeachtlich. Nach den GoBD umfasst der ... mehr

In den GoBD wird gefordert, dass neben den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten auch alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen elektronisch bereitgestellt werden. Mit der Anlage zu den GoBD wurde diese Verpflichtung etwas relativiert. Weil die geforderten Strukturinformationen in kleineren Unternehmen häufig nicht bekannt sind, haben Finanz... mehr

Bücher und Aufzeichnungen müssen so geführt sein, dass sich ein sachkundiger Dritter in angemessener Zeit einen Überblick über die Aufzeichnungen verschaffen kann.[1] Elektronische Aufzeichnungen unterliegen grundsätzlich auch den gleichen Prinzipien wie manuell geführte Bücher oder Aufzeichnungen.[2] Die GoB bzw. GoBD erstrecken sich damit nicht nur auf die elektronische Bu... mehr

Die Begriffe Vor-, Haupt-, Neben- oder Hilfsbücher entspringen den kaufmännischen Normen und Grundlagen für die klassische (Papier-) Buchhaltung. Die ehemals klassischen Bücher wie Wareneingangsbuch, Hauptbuch usw. wurden durch moderne elektronische Systeme ersetzt. Als Vor-, Haupt- und Nebenbücher werden heutzutage Datenverarbeitungssysteme mit deren einzelnen Modulen einge... mehr

Die GoBD beschreiben abstrakt die Voraussetzungen für die Aufzeichnungspflichten bei Verwendung digitaler Buchhaltungs- und Archivierungssysteme. Die Kassensicherungsverordnung [1] sowie der AEAO zu § 146b beschreiben, welche Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme gestellt werden und wie die Durchführung einer sog. "Kassen-Nachschau" geregelt ist. Als Aufzeichnun... mehr

Die digitale Lohnschnittstelle ist verbindlich.[1] Im zugehörigen BMF-Schreiben [2] werden die betroffenen Personen auf eine Internetseite des BZSt geleitet, über welche die Grundlagen für die Schnittstelle heruntergeladen werden können.[3] Darin enthalten sind ein Standarddatensatz mit einer einheitlichen Strukturierung und Bezeichnung von elektronischen Dateien und Datenfel... mehr

Die aufzeichnungspflichtigen und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen[1] können auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden.[2] Dies muss aber den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) entsprechen und es muss sicherges... mehr

Die Finanzbehörde hat das Recht, die mithilfe eines Datenverarbeitungssystems (DV-System) erstellten und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen durch Datenzugriff zu prüfen.[1] Wichtig Datenzugriff nur während der Außenprüfung Das Recht auf Datenzugriff steht der Finanzbehörde nur im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen zu. Dazu gehören nicht nur die klassischen Betriebsprüfungen, ... mehr

Kontoauszüge werden zunehmend nur in digitaler Form von den Banken an die Kunden übermittelt. Teilweise handelt es sich um Unterlagen in Bilddateiformaten (z. B. Kontoauszüge im tif- oder pdf-Format), teilweise auch um Daten in maschinell auswertbarer Form (z. B. als csv-Datei). Da an elektronische Kontoauszüge keine höheren Anforderungen als an elektronische Rechnungen zu s... mehr

Handelsrechtlich sind nur Kaufleute verpflichtet, ihre Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und die Jahresabschlüsse, Lageberichte etc. geordnet aufzubewahren. Im Steuerrecht sind die Aufbewahrungsfristen von jedem Steuerpflichtigen zu beachten. Wichtig Einzelunternehmen, OHG, KG, stille Gesellschaft Bei Einzelunternehmen ist der Inhaber aufbewahrungspflichtig, bei der... mehr

Für Lohnkonten gilt ein Aufbewahrungszeitraum von 6 Jahren.[1] Für die Fristberechnung ist dabei auf den Beginn des Kalenderjahres abzustellen, das auf die zuletzt eingetragene Entgeltzahlung folgt. Dasselbe gilt für die Sammelkonten, wenn der Arbeitgeber auf die Führung von Einzelkonten verzichtet, weil der Arbeitslohn pauschal versteuert wird. Die Lohnbuchhaltung für das J... mehr

Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für... mehr

Papierdokumente werden durch den Scanvorgang in elektronische Dokumente umgewandelt. Das Verfahren muss dokumentiert werden.[1] Eine vollständige Farbwiedergabe ist nur dann erforderlich, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt (z. B. Minusbeträge in roter Schrift, Sicht-, Bearbeitungs- und Zeichnungsvermerke in unterschiedlichen Farben). Nach dem Einscannen dürfen Papierdokumen... mehr

Geschäftsvorfälle werden durch Belege schriftlich dokumentiert. Alle Aufzeichnungen in der Buchführung sind so zu belegen. Deshalb gilt der Grundsatz "Keine Buchung ohne Beleg".[1] Grundsätzlich ist jedes einzelne Handelsgeschäft in einem Beleg festzuhalten und aufzuzeichnen. Auch für Bargeschäfte sind Belege grundsätzlich in vollem Umfang erforderlich. Aus diesen muss neben ... mehr

Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden.[1] Ein bestimmtes Ordnungssystem ist nicht vorgeschrieben.[2] Die Ablage kann z. B. nach Zeitfolge, Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern oder alphabetisch erfolgen. Bei elektronischen Unterlagen ist ihr Eingang, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung zu protokollie... mehr

Bei den Daten und Dokumenten ist – wie bei den Informationen in Papierbelegen – auf deren Inhalt und auf deren Funktion abzustellen, nicht auf deren Bezeichnung. So sind beispielsweise E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig.[1] Dient eine E-Mail nur als "Transportmittel", z. B. für ... mehr

Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat).[1] Eine Umwandlung in ein anderes Format (z. B. PDF) ist dann zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vor... mehr

Begriff Unternehmen unterliegen in verschiedensten Bereichen Aufzeichnungspflichten. Wer sie verletzt, macht sich u. U. strafbar oder muss im Besteuerungsverfahren mit (überhöhten) Schätzungen oder Bußgeldern rechnen. Steuerpflichtige verletzen ihre Aufbewahrungspflichten insbesondere, wenn sie Buchführungs- und andere Aufzeichnungsunterlagen vor Ablauf der Aufbewahrungsfris... mehr

Rz. 49 Nach § 239 Abs. 4 Satz 1 HGB sowie § 146 Abs. 5 AO ist explizit die EDV-Buchführung als Buchführungsform erwähnt und zulässig. In den letzten Jahrzehnten hat diese Buchführungsformältere manuelle Buchführungsverfahren gänzlich verdrängt. Grundsätzlich gelten für die DV-gestützte Buchführung dieselben Grundsätze wie für die manuelle Buchführung. Mit BMF-Schreiben vom 2... mehr

Rz. 6 Als Buchführungssystem wird das formale System von Regelungen bezeichnet, das die Ordnung, Verknüpfung und Verdichtung der aufzeichnungspflichtigen Vorgänge festlegt.[1] Rz. 7 Historisch bedingt besteht die doppelte Buchführung aus verschiedenen Arten von Büchern: Grund- und Hauptbuch sowie Nebenbüchern. Im Grundbuch werden die einzelnen Geschäftsvorfälle in chronologis... mehr

Buchführungs- und Archivierungssysteme, OFD Düsseldorf, Verfügung v. 22.2.2002, S 0316, St 421, DB 2002 S. 610; Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung des BMF, IV A 7, Stand: 22.1.2009; http://elektronische-steuerpruefung.de/bmf/bmf-faqs-2009.pdf; Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in ele... mehr

Rz. 43 Im Hinblick auf die Aufbewahrung von Unterlagen sind folgende Fragestellungen von Bedeutung, die immer wieder in der Unternehmenspraxis auftreten können: Die Aufbewahrungspflicht gilt grundsätzlich für alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, die für eine maschinelle Weiterverarbeitung geeignet sind. Access-Datenbanken und Excel-Dateien können aufbewahru... mehr

Rz. 28 Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege, die in Papierform empfangen werden, können entweder in Papierform oder als elektronisches Dokument aufbewahrt werden. Entscheidet sich der Steuerpflichtige, die Papierbelege elektronisch bildlich zu erfassen (scannen oder fotografieren), ist das hierdurch entstandene elektronische Dokument so aufzubewahren, dass die Wi... mehr

3.1 Aufbewahrung von Unterlagen Rz. 22 Seit der Einführung des Rechts auf digitalen Datenzugriff können die nach außensteuerlichen und steuerlichen Vorschriften aufzeichnungspflichtigen und nach § 147 Abs. 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen nach § 147 Abs. 2 AO bis auf wenige Ausnahmen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt wer... mehr

Rz. 41 Generell stellt sich bei der elektronischen Datenübermittlung die Frage, wie die ausgetauschten elektronischen Nachrichten zu behandeln sind, um den Aufbewahrungspflichten gerecht zu werden. Grundsätzlich sind eingehende EDI-Nachrichten[1] und E-Mails insoweit aufbewahrungspflichtig, als Daten, die über das standardisierte EDI-Verfahren oder per E-Mail übermittelt wer... mehr

Rz. 33 Unter einem Produktiv- bzw. Hauptsystem ist dasjenige System, bestehend aus Software und benötigter Hardware, zu verstehen, in dem die elektronischen Daten erzeugt, verarbeitet und gespeichert werden. Bei steuerrelevanten Daten sind dies i. d. R. kaufmännische Anwendungen, ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) und Buchhaltungssysteme. Solange dieses System in Bet... mehr

Rz. 46 In der Praxis besteht oftmals Unsicherheit darüber, ob Originalbelege nach erfolgter Digitalisierung vernichtet werden dürfen. Nach Ansicht der Finanzverwaltung können Unterlagen, die ein Unternehmen in Papierform erhalten und danach elektronisch bildlich erfasst hat ausschließlich in digitaler Form, z. B. in Bildformaten wie pdf oder tiff, vorgehalten werden. Vorauss... mehr

Rz. 17 In folgenden Modulen der ERP [1] -Software SAP/R3 können sich beispielsweise steuerrelevante Daten befinden: FI (Finanzwesen), CO (Controlling), AM (Anlagenbuchhaltung), HCM (z. B. Personalabrechnung), SD (Vertrieb), MM (Materialwirtschaft), PM (Instandhaltung), TR (Finanzverwaltung). Dies gilt auch für vergleichbare ERP-Module von Navision, Oracle, Baan, KHK, JD Edwards... mehr

Rz. 47 Steuerlich relevante Daten, die in elektronischer Form vorliegen, dürfen auch nach Ausdruck dieser Daten nicht vernichtet werden. Die GoBD schreiben vor, dass im Unternehmen eingehende digitale Dokumente mit einem eindeutigen Index zu versehen und unter diesem über die gesamte Aufbewahrungsfrist sicher vorzuhalten sind.[1] Trotz dieser Vorgaben werden im Prüfungsfall ... mehr

Rz. 22 Seit der Einführung des Rechts auf digitalen Datenzugriff können die nach außensteuerlichen und steuerlichen Vorschriften aufzeichnungspflichtigen und nach § 147 Abs. 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen nach § 147 Abs. 2 AO bis auf wenige Ausnahmen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den GoB entspric... mehr

Rz. 23 Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in elektronischer Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Die Aufbewahrung elektronischer Daten in Papierform ist zwar weiterhin zulässig, j... mehr

Rz. 30 Die elektronischen Daten müssen in maschinell auswertbarer Form vorliegen. Unter dem Begriff "maschinelle Auswertbarkeit" versteht die Finanzverwaltung bei aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, Datensätzen, elektronischen Dokumenten und elektronischen Unterlagen, dass mathematisch-technische Auswertungen, eine Volltextsuche und auch ohne mathematisch-tech... mehr

Kommentar Zum 1.1.2025 tritt die gesetzliche Verpflichtung in Kraft, bei bestimmten Umsätzen mit einer strukturierten elektronischen Rechnung abzurechnen (E-Rechnung). Dies ist allerdings (derzeit) auf Umsätze beschränkt, die zwischen inländischen Unternehmern ausgeführt werden und wird durch verschiedene Übergangsregelungen flankiert. Wegen der weitreichenden Bedeutung hatt... mehr

Wenn es um Bargeld geht, sind die Finanzämter besonders wachsam! Darum sind hierfür die gesetzlichen Anforderungen – nicht nur an die elektronischen Kassensysteme – in den vergangenen Jahren immer wieder verschärft worden. Ziel der verschiedenen Auflagen ist es primär, die Kassensysteme prüfungssicher zu machen. Die meisten Anforderungen ergeben sich aus der "Kassensicherungs... mehr

Rz. 1 [Autor/Stand] Die heutige Fassung der Bußgeldvorschrift geht im Wesentlichen auf die Strafbestimmungen in § 406 Abs. 1 Nr. 1 und 2 RAO 1956 (entspricht jetzt § 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 und 3 AO) und § 413 Abs. 1 Nr. 3 RAO 1956 (entspricht jetzt § 379 Abs. 2 AO) zurück. Im Zuge der Neuregelung der Gefährdungstatbestände der §§ 379 ff. AO durch das 2. AO-StrafÄndG [2] wurd... mehr

Schrifttum: Akmann/Reder, Geldwäscheprävention in Kreditinstituten nach Umsetzung der Dritten EG-Geldwäscherichtlinie, WM 2009, 158, 200; Bach, Die Wahrheit hinter § 379 I S. 1 Nr. 2 AO, JA 2007, 534; Bärsch/Engelen/Färber, Neue Dokumentations-, Mitteilungs- und Anzeigepflichten für deutsche Konzerngesellschaften zur Erhöhung der Steuertransparenz, Der Konzern 2016, 338; Baum... mehr

Rz. 118 [Autor/Stand] Der objektive Tatbestand des § 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 AO setzt die unterlassene oder unkorrekte Verbuchung von buchführungs- oder aufzeichnungspflichtigen geschäftlichen Vorgängen (s. Rz. 116 f.) voraus. Die in diesem Zusammenhang zu berücksichtigenden konkreten Buchführungs- oder Aufzeichnungspflichten sind nach der Art der Gewinnermittlung abzugrenze... mehr

Überblick Die Gastronomie zählt neben Bäckereien und Metzgereien zu den bargeldintensivsten Betrieben mit Verkauf von Waren zu teilweise unterschiedlichen Steuersätzen. Der Fiskus wird daher seine Prüfungsmethoden schwerpunktmäßig auf die Kassenführung, Kalkulation der Speisen und Getränke und ggf. Umsatzsteuer ausrichten. Der Beitrag erläutert, worauf bei einer Außenprüfung... mehr