Betriebsprüfung: Aufbewahrung, Datenzugriff, Prüfsoftware / 2.3.1 Steuerrelevante Daten im SAP/R3-Bereich

Rz. 17

In folgenden Modulen der ERP^[1]-Software SAP/R3 können sich beispielsweise steuerrelevante Daten befinden: FI (Finanzwesen), CO (Controlling), AM (Anlagenbuchhaltung), HCM (z. B. Personalabrechnung), SD (Vertrieb), MM (Materialwirtschaft), PM (Instandhaltung), TR (Finanzverwaltung).

Dies gilt auch für vergleichbare ERP-Module von Navision, Oracle, Baan, KHK, JD Edwards, Lawson, PeopleSoft und SSA.

Rz. 18

Auf der Basis einer Analyse durch die Arbeitsgruppe Datenzugriff im Arbeitskreis Steuern der DSAG^[2] wurden in der SAP/R3-Umgebung Daten qualifiziert, die von diesen Unternehmen, z. B. aufgrund der Erfahrungen von früheren Betriebsprüfungen, als steuerrelevant angesehen werden.^[3] In allen gewarteten SAP-Systemen, aber ohne Modul HCM (Human Capital Management = früheres HR), ab Release 6.0 ist ein Katalog von Tabellen/Tabellenfeldern (Feldkatalog) hinterlegt, der die von der DSAG als steuerrelevant qualifizierten Felder zeigt. Dieser Katalog bildet die Ausgangsbasis für die unternehmensindividuelle Prüfung, welche Daten in den SAP-Systemen des Unternehmens steuerlich relevant sein mögen. Insoweit handelt es sich um eine unverbindliche Empfehlung der DSAG^[4] für ihre Mitgliedsfirmen oder solche Firmen, die SAP/R3 einsetzen. Aus Sicht der Finanzverwaltung handelt es sich insoweit um einen "Mindeststandard", der nicht unterschritten werden darf.^[5]

Bei dem jeweils zu prüfenden Unternehmen können durchaus weitere Daten steuerrelevant sein, für die dann die Voraussetzungen für den Datenzugriff der Prüfer zu schaffen sind. Die DSAG weist selbst darauf hin, dass jedes Unternehmen den DSAG-Feldkatalog an seine Unternehmensspezifika bzw. Branchenspezifika anpassen muss.^[6]

[1] ERP = "Enterprise Resource Planning"-Systeme sind betriebswirtschaftliche Softwaresysteme, z. B. von SAP, Navision, Oracle Financials, JD Edwards, Baan, Lawson, SSA KHK und Peoplesoft, zur Steuerung und Dokumentation von Unternehmensprozessen, die typischerweise aus verschiedenen Softwaremodulen (z. B. Fertigung, Finanzen, Logistik, Personal, Vertrieb) in Abhängigkeit von den kundenspezifischen Bedürfnissen bestehen. Die eingesetzten Standardsoftwaremodule, wie z. B. Buchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kreditoren-, Debitorenbuchhaltung etc., können entsprechend den Kundenwünschen angepasst werden, sog. Customizing.

[2] DSAG = Deutsche SAP-Anwendergruppe; diese Arbeitsgruppe setzt sich aus Vertretern unterschiedlicher Branchen, u. a. der Automobil-, Chemie-, Elektro-. Papierindustrie, Handelsunternehmen, Prüfungs- und Beratungsunternehmen sowie der Energieversorgung, zusammen.

[3] Die Definition des Umfangs der steuerrelevanten Daten ist noch nicht abgeschlossen und wird voraussichtlich ein länger dauernder Prozess sein. Diesbezüglich steht die Finanzverwaltung mit der DSAG im Gespräch.

[4] Empfehlungen zur Anwendung des Datenzugriffs (GoBD/GDPdU) durch die Finanzverwaltung, DSAG e. V., Version 4.0, Stand: 1.7.2016; https://www.dsag.de/sites/default/files/dsag_handlungsempfehlung_anwendung_des_datenzugriffs_40_final_0.pdf.

[5] Da die steuerrelevanten Daten für eine Vielzahl von Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen definiert wurden, kann es in Ausnahmefällen umgekehrt vorkommen, dass, bezogen auf ein einzelnes Unternehmen, bestimmte Daten steuerlich nicht von Bedeutung sind.

[6] Empfehlungen zur Anwendung des Datenzuriffs (GoBD/GDPdU) durch die Finanzverwaltung, DSAG e. V., Version 4.0, S. 60 Ziff. 5.3, Stand: 1.7.2016.