Rz. 23

Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in elektronischer Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Die Aufbewahrung elektronischer Daten in Papierform ist zwar weiterhin zulässig, jedoch für den Datenzugriff nicht ausreichend, denn die elektronischen Daten müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format).

 

Rz. 24

Im DV-System erzeugte Daten (z. B. Grundbuchaufzeichnungen in Vor- und Nebensystemen, Buchungen, generierte Datensätze zur Erstellung von Ausgangsrechnungen), im DV-System empfangene Daten (z. B. EDI-Verfahren) sowie im DV-System erzeugte Dokumente (z. B. als Textdokumente erstellte Ausgangsrechnungen, elektronisch abgeschlossene Verträge, Handels- und Geschäftsbriefe, Verfahrensdokumentation) müssen jeweils im Ursprungsformat aufbewahrt werden. Im DV-System erzeugte Dokumente können, vorausgesetzt die maschinelle Auswertbarkeit wird nicht eingeschränkt und es werden keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen, in ein anderes Format (z. B. Inhouse-Format) umgewandelt werden. Das gilt für eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege entsprechend. Auch diese müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat).[1]

 

Rz. 25

Um eine Verknüpfung zwischen dem einzelnen Beleg und der dazugehörigen Grund(buch)aufzeichnung oder Buchung herstellen zu können, ist ein elektronisches Dokument mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index zu versehen. Die Verknüpfung zwischen Index und elektronischem Dokument muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist erhalten bleiben. Es ist sicherzustellen, dass das elektronische Dokument unter dem zugeteilten Index verwaltet werden kann. Die Buchführung ist jedoch nicht zu beanstanden, wenn der Steuerpflichtige durch organisatorische Maßnahmen sicherstellt, dass das elektronische Dokument auch ohne Index verwaltet werden kann, und dies in angemessener Zeit nachprüfbar ist. Das Anbringen von Buchungsvermerken, Indexierungen, Barcodes, farblichen Hervorhebungen usw. darf – unabhängig von seiner technischen Ausgestaltung – keinen Einfluss auf die Lesbarmachung des Originalzustands haben. Die elektronischen Bearbeitungsvorgänge sind zu protokollieren und mit dem elektronischen Dokument zu speichern, um die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit des Originalzustands und seiner Ergänzungen zu gewährleisten.[2]

 

Rz. 26

Bei Umwandlung (Konvertierung) aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format (sog. Inhouse-Format) sind grundsätzlich beide Versionen zu archivieren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten sowie die konvertierte Version als solche zu kennzeichnen. Sofern die folgenden Anforderungen beachtet werden, ist die Aufbewahrung der konvertierten Fassung ausreichend:

  • Es wird keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen.
  • Bei der Konvertierung gehen keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren.
  • Die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung wird dokumentiert (Verfahrensdokumentation).
  • Die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde werden nicht eingeschränkt; dabei ist es zulässig, wenn bei der Konvertierung Zwischenaggregationsstufen nicht gespeichert, aber in der Verfahrensdokumentation so dargestellt werden, dass die retrograde und progressive Prüfbarkeit sichergestellt ist.

Nicht aufbewahrungspflichtig sind die während der maschinellen Verarbeitung durch das Buchführungssystem erzeugten Dateien, sofern diese ausschließlich einer temporären Zwischenspeicherung von Verarbeitungsergebnissen dienen und deren Inhalte im Laufe des weiteren Verarbeitungsprozesses vollständig Eingang in die Buchführungsdaten finden. Voraussetzung ist jedoch, dass bei der weiteren Verarbeitung keinerlei "Verdichtung" aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtiger Daten vorgenommen wird. Werden im Unternehmen Kryptografietechniken (Verschlüsselungstechniken) eingesetzt, ist sicherzustellen, dass die verschlüsselten Unterlagen im DV-System in entschlüsselter Form zur Verfügung stehen. Bei der Verwendung von Signaturprüfschlüssel, sind die eingesetzten Schlüssel aufzubewahren. Die Aufbewahrungspflicht endet erst, wenn keine der mit den Schlüsseln signierten Unterlagen mehr aufbewahrt werden müssen.[3]

 

Rz. 27

Unter Zumutbarkeitsgesichtspunkten ist es nicht zu beanstanden, wenn der Steuerpflichtige elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe nur in Papierform aufbewahrt.

 
Praxis-Beispiel

Ein Unternehmer erstellt seine Ausgangsrechnungen mit dem Textverarbeitungsprogramm Word. Er verwendet dafür eine Dokumentvorlage (Maske), die er nach dem Ausdruck der jeweiligen Rechnung mit den Inhalten...

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