Weimann/Lang, Umsatzsteuer – national und international, ... / 2.1.2 Lesbarkeit

Rz. 13

Stand: 5. A. – ET: 12/2018

Die Rechnungen müssen für den gesamten Zeitraum der Aufbewahrung lesbar sein (§ 14b Abs. 1 S. 2 UStG). Durch das StVereinfG 2011 wurde § 14b Abs. 1 S. 2 UStG neu formuliert und verweist nunmehr auf § 14 Abs. 1 S. 2 UStG. Erforderlich ist daher, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnungen während des Aufbewahrungszeitraums gewährleistet sein müssen (vgl. Abschn. 14b.1 Abs. 5 S. 1 UStAE). Dies entspricht den Anforderungen des Art. 233 Abs. 1 MwStSystRL Im Zusammenhang mit der Neuformulierung des § 14 Abs. 1 UStG durch das StVereinfG 2011 führt die Gesetzesbegründung (BT-Drucks. 17/5125 vom 21.03.2011, 52) aus, dass damit keine Erhöhung der Anforderungen an Papierrechnungen einherginge, da diese Anforderungen bereits bisher Bestandteil der GoB gewesen seien (deklaratorischer Charakter). Gleiches dürfte auch für die Neuformulierung des § 14b Abs. 1 S. 2 UStG gelten.

Rz. 14

Stand: 5. A. – ET: 12/2018

Nachträgliche Änderungen sind nicht zulässig (vgl. Abschn. 14b.1 Abs. 5 S. 2 UStAE). Bei Ausdrucken auf Thermopapier muss die Rechnung durch einen nochmaligen Kopiervorgang konserviert werden, damit sie über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungspflicht lesbar ist. Die ursprünglich auf Thermopapier ausgedruckte Rechnung muss nicht aufbewahrt werden (vgl. Abschn. 14b.1 Abs. 5 S. 3, 4 UStAE).

Rz. 15

Stand: 5. A. – ET: 12/2018

Ausweislich der Gesetzesbegründung zum StÄndG 2003 (vgl. BT-Drucks. 15/1562 vom 23.09.2003, 49) bleiben die Regelungen des § 147 Abs. 2 AO unberührt, die Aufbewahrung kann daher auch auf Bildträgern (z. B. Mikrofilm) oder Datenträgern (z. B. Magnetband, Diskette, CD-ROM) erfolgen (elektronische Aufbewahrung). Zu beachten sind dabei bis 31.12.2014 die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme – GoBS (vgl. BMF vom 07.11.1995, Az: IV A 8 – S 0316 – 52/95, BStBl I 1995, 738) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen – GDPdU. Ab 01.01.2015 gilt das Schreiben des BMF vom 14.11.2014, Az: IV A 4 – S 0316/13/10003, BStBl I 2014, 1450 (GoBD).

Rz. 16

Zur Aufbewahrung elektronischer Rechnungen vgl. § 14 Rn.  (vgl. Abschn. 14b.1 Abs. 6 S. 1 UStAE). Elektronische Rechnungen sind elektronisch aufzubewahren; die ausschließliche Aufbewahrung eines Ausdrucks ist unzulässig. Bei elektronisch übermittelten Rechnungen muss der Unternehmer neben der Rechnung auch die Nachweise über die Echtheit und die Unversehrtheit der Daten aufbewahren (z. B. qualifizierte elektronische Signatur). Dies gilt auch dann, wenn nach anderen Vorschriften die Gültigkeit dieser Nachweise bereits abgelaufen ist (vgl. Abschn. 14b.1 Abs. 6 S. 2 UStAE). Auch nach der Neuregelung der elektronischen Rechnung in § 14 Abs. 1 und 3 UStG durch das StVereinfG 2011 dürfte sich an der Aufbewahrungspflicht einer elektronischen Signatur – sofern verwendet – nichts geändert haben.

TIPP

Sollte innerhalb der Aufbewahrungsfrist das EDV-System gewechselt werden, muss der Unternehmer sicherstellen, dass seine bis zu diesem Zeitpunkt archivierten Daten auch anschließend noch lesbar gemacht werden können. Sofern dies auf dem neuen System nicht möglich sein sollte, muss der Unternehmer ggf. auch die alte Hard- und Software einlagern/aufheben.